高校档案管理规范路径探究

王柳

档案管理对于每个高校人员而言，有着举足轻重的意义。档案不仅记录了学生、教师的重要信息，还融合了其以往经历，体现了其综合素质。因此，科学、有效的档案管理对学生就业、教师晋升、职工发展提供了关键参考。数字化时代已经到来，因此，在档案管理领域进行更新、改进，符合时代需要，也让档案管理工作趋于完善、高效、科学、便捷。本文先就高校档案管理现状进行论述，接着就其中存在的问题进行研究，以期运用数字化管理模式来进行改革创新。

在当今数字化时代，人们日常工作、生活模式都发生了翻天巨变。对于高校的档案管理工作来讲，其重要作用不言而喻，对于学生就业、教师晋升、员工发展都起到决定性作用。然而由于诸多因素导致目前高校档案管理问题重重，以至于出现了低效率、管理杂乱、档案保管不善等诸多问题。伴随各大高校的不断扩招，生源呈现递增趋势，学校档案室需要收纳的资料相应增加，无形中档案管理工作加重。除此以外，在资料收集、整理后，资料转化也存在着诸多问题，尤其是档案潜在信息难以被有效转化。档案管理人员的信息化能力也存在一定欠缺，进而造成档案管理艰难而琐碎。由此可见，为适应新形势的要求，同步信息化、数据化时代，高校档案管理应进一步规范、优化、创新，借助现代化信息技术，优化升级档案管理系统，实现高效、便捷的档案管理。

1 高校档案管理问题

1.1 重视程度不够

現阶段，我国诸多高校档案管理工作依然处于人工整理加工层面，信息化水平不高，档案管理系统不完善，甚至于一些高校对于信息化档案管理与高校发展不存在直接关系，并未将其置于主抓任务之列。就高校领导而言，关于信息化档案管理意识不足，并未看到信息化、系统化、数字化管理后为高校发展带来的效益，因此，并未加强档案管理信息化建设，以至于现阶段诸多高校档案管理停留在传统手工归档模式上。传统手工归档模式造成档案管理工作量巨大，信息更新不及时，档案潜在信息难以显现等诸多问题。

1.2 档案管理人员水平有限

现今已经进入数字化时代，信息高速传输，大数据、云存储等现代化手段被广泛应用。那么信息化、数字化也应被深度应用在档案管理过程中，这就要求档案管理人员具备高水平的信息化处理能力与信息化管理水平。然而，通过大量调查，发现由于高校管理人员对于档案管理工作的不重视，档案管理人员主要为两类，一类为刚毕业的新生，一类为将退休的老职工，刚毕业的新生，档案管理经验不足，将退休的老员工则信息化水平有限。档案管理人员在处理现代化办公软件的时候，存在着难以应用，遇到问题难以解决等问题。人员年龄上的缺陷，也是档案管理工作难以实现真正信息化、数字化的原因。

2 高校档案管理规范、优化与创新策略

2.1 档案管理者信息化素养的提高

针对现阶段高校档案管理人员信息化水平问题，制定相关举措来提高管理人员的信息化素养。从人员层面出发，在增强其个人素质的同时，让管理工作趋于规范。现阶段，高校管理档案的工作人员，业务素质普遍较低，主要体现在两个方面：一是工作能力不足，优化工作模式意识不足，当开展繁杂工作的时候，秩序性较差，以至于效率较低。二是，态度问题，一些档案管理人员由于工作繁琐复杂，在与人沟通过程中，态度消极，保密意识较差，甚至于出现销售学生信息的恶劣事件。因此，校方应加强档案管理监督，在进行信息化教育培训的同时，转变档案管理人员的意识形态，规范档案管理工作，推动档案管理系统化建设与改革、优化。例如：学校组织定向开展档案管理知识讲座、信息化发展讲座、档案管理理念等多方面的讲座，在传授新时代管理知识的同时，改变档案管理人员的管理理念，强化其管理意识，端正其管理态度，提高其管理水平，规范管理工作，优化管理系统。尤其是信息化管理的培训，以此来提高管理制度信息化水平。还应为提供额外的福利，激励工作者学习的热情，优化工作效率，保证档案管理的有序开展。

2.2 优化与改革档案管理模式

在新的历史时期，档案管理模式应进一步改革、升级，利用科技手段代替人工作业，建立网上档案资料数据库，实现电子信息查询、检索，通过不同权限设置，保证档案资料的安全性。将原始资料存档，通过网络信息不断更新档案信息，实现网络化、信息化，简化档案管理工作流程，减少档案管理工作量。传统档案管理模式，档案管理室想要收集学生资料，需要层层下发纸质版资料，再层层上交纸质版材料，造成巨大的人员浪费、时间浪费，且安全性较差。在此过程中，一旦某一环节出错，就会造成资料收集工作的滞后。建立档案资料信息库，学生则可以直接在网络平台中自主填写相关资料，并准时提交，当发现问题，还可以自行修改，这样不仅减少了档案管理工作量，还缩短了收集档案资料的时间，可谓是一举两得。档案管理人员则通过后天来检查学生填写信息的完整情况，利用网络平台直接予以反馈。这一现代化的档案资料收集办法，与时代发展相契合，促进高校发展，让档案管理高效、有序。

2.3 信息化档案管理系统的建设

管理模式想要创新，信息化手段是关键，管理系统的建设是根本。一是资金、技术上的投入。可以借助校园网，将高校档案管理设计成一个模块，学生可以通过外网进入档案管理模块，可以自主查询自己的相关资料信息，还可以通过这一模块实现高校间的资源共享。二是创新档案管理模式，邀请专业技术人员设计专业化档案管理APP，运用这种移动式信息软件，来收集归纳档案信息，大大提高了档案管理的速率。

2.4 监管、审核的强化

为创新高校档案管理模式，管理理念的转换至关重要。信息化手段的运用，不仅保证了档案的安全，还保证了管理的有序。这属于技术手段，还需要相应的管理手段来保障。这就需要内部与外部的监管与审核。因此，高校可以利用多种方式来实行，一是校企合作，高校和一些高科技企业合作，邀请一些企业高科技人才来负责档案管理系统的维护、维修等工作，来保障档案信息的安全。高校则可以为企业输送高新顶尖人才，为其提供准确的人才信息，为使其能够招收到适合的人才。在校企合作的情形下，既能够让企业招收到优秀的人才，还能够让高校吸收到专业的技术人才，确保了档案资料的安全性。档案资料的安全性，不仅技术措施，还需要政府的政策支持，政府部门应制定相应的政策来保障网络监管力度与管理力度，另外，校方还应加大监督力度，排除安全隐患。政府、企业、学校三方共同作用来保障档案管理的安全。

2.5 整合档案资料

高校档案收集、整理工作虽然有一定难度，但是分析归纳工作也难度更高，要求管理人员对档案信息进行深度分析，并给予评价，才能实现有效的分类管理。一些基本信息，档案人员直接备案即可，然而其中的潜在信息，则需要其深度挖掘，头脑在信息转化过程中可能会受经验主义的影响，评判错误，归类不准确等。这就需要学校加强重视，将其中的潜在信息有效转化出来。鉴于此，学校可以结合专业技术人员研发人工智能软件，利用智能识别系统，来提炼档案中的潜在信息，加快工作速度的同时，提高工作效率与质量。而且人工智能系统设定了一定的规则后，就会自动按照规则执行，外界影响因素较少，经过长时间运转也不会出现差错。智能化时代已经到来，人工智能已经遍及人们生活方方面面，将其应用在档案管理中，将起到一定的促进作用。

总而言之，高校档案管理工作应当与时俱进，适应时代发展，运用信息化、数字化手段，让档案管理趋于规范。还应通过培训手段转变档案管理者思维与意识，促使其转变工作态度，以积极热忱的心态投入到档案管理工作中。多管齐下，实现档案管理的条分缕析，转化档案信息中的潜在资源，发挥档案管理的真正作用，明确档案管理的重要性，为高校师生、教职员工提高高效、科学的档案管理保障，让其放心。利用信息化、数字化管理手段，简化工作流程，优化档案管理系统，让档案资料管理发挥真正意义。

（作者单位：阿坝广播电视大学）