煤炭企业在合同管理中存在的问题及应对措施

昝雷

摘  要：合同管理是企业管理中的一项重要工作，合同管理的规范化、科学化是合同管理的关键所在。由于煤炭企业的特殊性，往往在合同管理中存在这样或那样的问题，最终给企业带来不必要的经济或名誉损失。为了改善合同管理的效果，该文主要就对煤炭企业在合同管理中存在的问题进行了分析，并针对当前存在的问题提出了应对措施，以期可以改善煤炭企业的合同管理效果。

关键词：合同管理  回避风险  应对措施

随着国家产业政策的调整，煤炭能源市场份额正逐渐缩小，清洁能源逐步成为市场新宠，煤炭行业呈现出供大于求局面，国内煤炭产能过剩、再加上目前环保政策影响，致使煤炭企业生存环境更加严峻。对煤炭企业来说，如何科学管理、规范管理、回避风险，减少损失已成为企业生存的首要选择。作为管理的一部分，合同管理也必须引起企业领导的高度重视，往往因合同内容的不规范、条款含糊不清造成合同纠纷，甚至会给企业带来重大经济损失。

1  煤炭企业在合同管理中存在的问题

企业合同是指企业在生产经营过程中的物资采购、设备修理以及咨询服务和工程建设等方面与相关单位签订的维护双方权益的合同文书。相对而言煤炭企业是粗放型管理，对合同的重视程度不够，有些煤炭企业认为合同只是一种形式，合同内容不必太严格，往往存在以下风险隐患。

1.1 缺乏制度建设，缺少合同保障机制

有些煤炭企业没有制定相应的合同管理制度，对合同的执行仅凭经验和自己理解去执行，存在极大的随意性和不规范性。虽然合同本身是一种法律约定文书，也可以说其就是一种规章制度。但这还需要制定一套完善的具体制度对合同进行约束和管理，这样才能发挥合同发挥其最大的作用，让企业签订合同时也做到有制度可循、按章操作，做到合同管理的规范、科学。

1.2 缺少调查，盲目签订合同

当煤炭企业要购置设备或进行基建维修时，有时仅凭熟人介绍或网上查找就盲目与对方签约，缺少对对方当事人主体资格、资信状况和履约能力的状况调查，往往签订了合同以后对方却无力履行，出现转包、分包现象，工程质量和进度得不到有效保障，给企业的发展带来不必要的损失。

1.3 缺少法律专业人员，起草合同较随意

由于煤炭企业的特殊性，有的煤炭企业没有法律专业人员，哪个部门牵头需要实施的工程就由哪个部门起草合同，造成合同起草的五花八门，有些部门起草合同人员就对对方曾经签订的合同略做修改就当作自身企业的合同文本，根本不考虑适用性和关联性，法律知识更是欠缺，致使起草的合同漏洞百出，存在较大的纠纷隐患。

1.4 合同会审存在形式主义，会审人员不负责

合同起草结束，组织相关部门对合同进行会审时，会审部门往往随意派一名工作人员参加，有的对合同内容一无所知，会审时往往出现各持己见无法形成共识，有时合同定稿就需要会审3次以上，再次会审时又会出现会审人员变动情况，缺乏合同会审的严肃性;在合同会审签字时有些部门甚至不看合同条款就草率签字同意，导致合同会审存在形式主义。

1.5 缺乏跟踪管理，合同执行度低

当合同签订后，一些煤炭企业负责合同管理的部门就将合同归档完事，而没有指定专人进行合同的后续工作进行跟踪管理，如合同签订后工程何时开工、是否按合同要求开工、合同的履约情况、付款情况、竣工时间、合同何时解除等。往往出现合同签订后，工程进展很随意，完全不按合同约束进行，让合同失去了应有的法律效应，管理部门和执行部门互不沟通，工作中相互推诿，甚至出现对方不履行合同情况，给企业造成直接或间接的经济损失。

1.6 档案管理混乱，杂乱无序

有些煤炭企业将签订后的合同随意装入档案袋或文件袋中，随意放入文件柜里，既没有合同登记台账，也没有合同编码，既不按时间顺序存放，也没有固定存放合同的档案柜，造成查找时无序可寻，档案管理混乱，甚至出现合同丢失现象，给企业带来潜在的风险隐患。

2  合同管理中存在问题的应对措施

2.1 建立完善的合同管理机制，保障合同操作有序

对管理相对薄弱的煤炭企业来说，建立健全合同的和管理制度尤为重要，必须建立一套完整的管理机制和约束机制来促使合同管理工作的规范化、科学化。让企业在合同管理中按照制定的规章制度去对标执行，合同是一件很严肃的事情，来不得半点马虎和应付，企业要成立招标及合同管理领导小组，要明确合同管理领导小组人员的职责，哪个部门负责什么，哪个部门对过程监督，要具体到单位或者个人，要制定相应的工作流程，做好各流程的环节管控，按部就班地进行合同管理，决不能随意而为之，从而避免因合同操作或合同的不规范而给企业带来重大的经济损失和名誉损失。

2.2 做好资质审查和履约能力调查，保证履约可行性

对参加招投标的单位，合同管理部门要认真审查其资质，要保证其资质的合法性、有效性;同时要对其公司状况和近期业绩进行调查，确保其具备履约能力，以减少盲目签约，影响合同执行情况发生。

2.3 配备法律专业人员，提高合同管理严肃性

合同管理是一件十分严肃的管理项目，煤炭企业需要配备专门的法律专业人员来把关合同条款，本着对合同双方负责的态度公平公正地制定合同条款，杜绝合同起草的随意性、片面性，让合同真正起到约束双方的目的，提高合同管理的严肃性、法律性。

2.4 安排专人负责合同的起草、签订及后续的跟踪管理

企业合同应由法律相关专业人员或者经过相关专业培训的人员起草，坚持使用标准合同文本或统一合同文本，公平公正地明确合同主体的责任，使合同管理更规范有序，更有利于合同争议的解决，同时减少了合同审验人员的工作量。对于合同后续跟踪管理工作由专人建立严格的跟踪管理台账，随时掌握工程进展情况及合同履约情况，便于加强合同履行的监督管理，有问题及时向相关负责人汇报，提高合同的执行有效性。

2.5 改变合同会审方式，提高会审成效

合同会审由开会的形式改为把合同审核意见书（电子版）通过内部办公系统发给相关单位负责人，定时反馈修订意见及建议，负责合同的专人根据收到的合同审核意见书修改合同，最终将修改好的合同及各部门出具的合同审核意见书通过企业办公网发给相关部门终审定稿。这样不仅节约了组织集中会审时间，提高了工作效率，还对哪个部门如何修改留下工作痕迹，杜绝了会审的随意性，增强了会审人员的责任心，提高了会审的严谨性。

2.6 科学管理档案，让合同管理更规范有序

合同档案管理就犹如画龙点睛中的那一“点”，把合同归档之前应当建立合同档案，对每个合同进行编码，合同台账的内容主要包括但不限于合同编号、合同名称、合同类型（工程类、大修类、服务类、物资采购类等）、合同签订日期、对方单位名称、合同金额、质保期、质保比例、付款方式、经办单位、经办人、经办人电话等，合同台账施行纸质版登记和电子版登记相结合的办法，登记完成后将合同装入档案盒存档，根据合同编码将档案盒依次存入档案柜保存。把这一“点”画好，合同档案整齐划一、规范管理，合同管理也就呈现出科学、有序、规范、合理。

3  结语

合同管理工作是煤炭企业管理的一个重要组成部分，也是企业科学管理、规避风险的重要内容。作为目前煤炭企业来说，面临新型能源的强势冲击，面对环保的重大压力，其经营空间越来越小，合同管理就显得尤为重要，就需要合同管理人员在实践中探索及归纳合同管理工作的技巧，寻找新方法，解决新问题，规避合同引发的风险，减少合同纠纷及损失，为煤炭企业的健康发展保驾护航。

参考文献

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