档案信息“供求耦合”视角下的新时代档案开放鉴定工作

谭洪杰

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，“要牢固树立和贯彻落实创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，坚持档案事业依法管理、走向开放、走向现代化”，把开放作为档案事业的三大发展目标之一，为新时代档案工作指明了方向，绘制了蓝图。档案开放鉴定工作作为界定档案馆馆藏档案资源开放与否的关键业务环节，其工作的好坏将直接影响到档案信息开放的质量。因此，加强和改进新时代档案开放鉴定工作至关重要。

一、档案信息“供求耦合”及现状分析

（一）档案信息“供求耦合”

“耦合”一词，原本是电子学和电信领域的一个名词，是指能量从一种介质传播到另一种介质的过程，后被广泛应用于经济学、管理学等学科领域。周毅在《关于档案信息供求耦合的优化问题》一文中提出了档案信息“供求耦合”的理论。“所谓‘供求耦合是指用户的档案信息需求与档案部门的档案信息满足在时间上和内容上的比值，如果供约等于求，则表明‘供求藕合基本优化; 若供大于求或供小于求，则表明‘供求耦合处在劣势” 。依此判断，档案信息“供求耦合”的优劣程度主要受提供档案信息的时间、数量、质量、广度四个变量的影响。

（二）档案信息“供求耦合”现状分析

从时间上看，近年来一些档案馆推出延时服务、预约服务，档案查询利用服务在时间上不断优化。如湖北省档案馆推出工作日中午及周六全天查档服务，面向湖北省30个边远县、市、区开通异地查档服务，社会公众查询利用档案在时间上更为灵活便捷。从提供档案信息的数量、质量、广度上看，档案信息“供求耦合”总体上仍处于劣势。仅从档案开放率而言，“据初步统计，全国各省、自治区、直辖市各级综合性档案馆已开放的各类档案只占全部馆藏的30%左右，而欧美多数国家开放率已达到或超过60%，美国档案馆开放率更是达到90%以上” 。

二、档案开放鉴定与档案信息“供求耦合”的关系

档案信息“供求耦合”的四个变量中，除档案信息开放的时间属于档案利用服务环节的内容外，档案信息开放的数量、质量、广度皆受档案开放鉴定工作的影响。

（一）档案开放鉴定决定档案信息开放的数量

档案信息开放的数量，直接影响到档案馆馆藏档案资源的开放率，决定社会公众所能接触和利用的档案数量，是公众对于档案馆开放程度的第一认知和感受。这一变量在很大程度上取决于档案开放鉴定工作效率的高低。高效率的档案开放鉴定工作能够及时对馆藏档案进行有效鉴定，将大量封闭期满的档案及时由封闭转为开放，提高可供查询的档案信息数量。而低效率的档案开放鉴定工作，将影响档案开放鉴定的正常进度，甚至延迟档案开放，造成档案开放率的低下。

（二）档案开放鉴定决定档案信息开放的质量

档案信息开放的质量，主要指档案信息的供给与社会公众需求之间的匹配度。在档案馆的各项业务工作中，档案的开放鉴定工作是档案从封闭走向开放的最后一道岗，也是与档案利用衔接最紧密的业务环节。有计划性和针对性地开展档案开放鉴定工作，将大大提升档案信息开放的精准度，所提供的档案信息才能与公众需求相匹配，档案信息“供求耦合”才会不断趋于优化。

（三）档案开放鉴定决定档案信息开放的广度

档案信息开放的广度，也就是档案信息开放的领域和门类。館藏档案资源范围广阔，涵盖政治、经济、文化、社会、生态、民族、宗教、外事、军事等各个领域。社会公众对于档案信息的需求除了出生证明、学历认证、工龄认定等与自身利益息息相关的用途外，也有学术研究、政策了解、兴趣爱好等其它用途。在侧重民生的基础上，对于各领域档案信息进行全面鉴定开放，将在极大程度上扩大档案信息开放的广度，满足社会公众多样化的查档用档需求。

三、我国档案开放鉴定工作存在的问题

我国的档案开放鉴定工作实践已近40年，较好地满足了社会公众的档案利用需求。但相关标准、程序、手段仍然不够科学、完善，与时代和人民的要求还有不少差距。

1.业务水平不强。档案开放鉴定是一项政治性、政策性、专业性都很强的基础业务工作，从事这项工作的人员必须兼具强烈的政治意识、极强的政策观念、丰富的史学知识、较高的专业素养。而重视程度不高、人员变动频繁、业务培训较少等因素，都在一定程度上影响了档案开放鉴定工作人员业务素质和专业水准的提升。一些档案鉴定工作人员，对于相关标准把握不准、理解不透，出于保险起见，往往严字当头，一控了之，在一定程度上影响了档案开放的数量。

2.鉴定手段落后。受制于档案数字化程度等因素的影响，一些档案馆全文数据库档案信息不全，档案鉴定OA系统或没有研发，或未投入使用。档案开放鉴定工作多以调阅实体档案，逐卷、逐件、逐页阅读的传统方式进行。事后需要逐卷逐件在实体档案上盖印控制标识，并将实体档案开放控制情况与电子目录进行手工挂接，严重影响了档案开放鉴定工作的效率和质量。

3.自由裁量权大。《各级国家档案馆开放档案办法》《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等现行标准及规定制定时间较早，大多数条文为原则性意见，既没相应的细则，也无统一的程序，造成工作程序和标准上的自由裁量权较大。2019年上半年，中山大学“综合档案馆档案开放鉴定的程序制度与方法研究”课题组通过调查问卷的形式对12家综合档案馆档案开放鉴定与划控程序制度情况进行了调查。得出的结论是，“在档案开放鉴定的程序上，没有任何两个是完全一致的，各个档案馆都采用了不同的工作模式。从步骤看，绝大部分档案馆采取三审制度，即初审、复审、终审，另有两个档案馆仅采取初审、复审两个步骤。” 此外，由于档案鉴定工作人员知识结构、工作阅历、社会认知的不同，会对同一份档案的开放与否给出不同的判定结果。

4.历史旧账较多。早期的档案开放鉴定工作程序不够严谨，方式方法较为粗糙。一些鉴定人员仅仅通过阅读案卷目录的方式进行鉴定，而没有对每一件档案进行逐件“安检”，鉴定结论粗糙，失误较多，且存在因一件档案不宜开放而控制整卷档案的“连坐”现象。一些已鉴定的档案实体目录甚至还存在与电子目录控制标志不一致的情况，这都需要对已鉴定的档案回炉进行重新鉴定和审核，一定程度上影响了档案开放鉴定工作的正常进度。

四、档案信息“供求耦合”视角下推进档案开放鉴定工作的几点思考

习近平总书记关于“档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化”的论断既为新时代档案事业发展提供了根本遵循，也为推进档案开放鉴定工作指明了方向。开放是目的，依法管理和现代化是手段。实现开放基础上的档案信息“供求耦合”，需要在法制化、现代化、专业化等手段上下足功夫。

（一）提升效率，提高档案信息开放数量。档案开放鉴定工作的效率受专业化、现代化程度等因素的影响较大，需要从这些方面入手进行改善。一是要在专业化建设上下功夫，建立档案开放鉴定专业机构，选优配强档案开放鉴定专业人才队伍，并在一段时间内尽量保持人员的稳定，适时组织和参与相关的业务知识培训与交流，提升业务水准。二是要在现代化建设上下功夫。档案开放鉴定工作的现代化即信息化建设。各级各类档案馆应立足档案开放鉴定工作实际，梳理工作流程，分析功能需求，优化业务环节，研发、完善业务系统，依托档案全文信息数据库及敏感字库等辅助手段实现档案开放鉴定的初审、复审、鉴定委员会审定等全流程无纸化。通过信息化建设，大力提升档案开放鉴定工作的效率，不断提高档案信息开放数量。

（二）摸准需求，优化档案信息开放质量。习近平总书记指出，要切实做到人民有所呼、改革有所应。档案信息供给质量的高低，关键在于是否真正了解人民群众对于档案的需求，是否坚持需求导向。当前，档案查询利用者的年龄和职业结构等都发生了深刻变化，对档案信息的需求也渐趋多样性和复杂化。档案开放鉴定工作要改变过去那种按部就班、闭门造车式的老方法，与档案利用窗口有效对接，统计、梳理档案查询利用记录，以公众需求为导向，在兼顾全面的基础上有所侧重，开展精准化的档案开放鉴定工作，不断提升档案信息供给质量。

（三）统筹规划，提升档案信息开放广度。进一步健全相关制度和程序，避免突击性鉴定、随机性鉴定、选择性鉴定、应付性鉴定等不良现象，使档案开放鉴定工作依法依规进行。一是要充分发挥档案鉴定委员会的职能，统一领导和组织到期档案开放鉴定工作，定期听取工作情况汇报并研究解决工作中的一些疑难杂症。二是要按照相关法规和标准，建立健全档案开放鉴定工作流程，合理制定工作方案和计划，做到程序科学、计划合理、责任明确、分工到人，统筹规划、高效推进各领域、各门类到期档案的开放鉴定工作，不断扩大档案信息开放广度。

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作者单位：湖北省档案馆