基于Excel Visual Basic Application的项目成本管理平台设计

满春帆

一、精确项目成本核算及管理的意义

1.市场现状

据阿联酋《国民报》报道，BMI研究发布最新评级报告显示，中东地区建筑工程市场增长速度排名全球首位，总体增速达6%。报告同时显示，阿拉伯联合酋长国在2012年之后取代沙特成为本地区增速最快的建筑工程市场。

根据Protenders数据，阿联酋在执行项目中，城市房建项目价值2383亿美元，约占57%；油气项目价值1005亿美元，约占24%，基础设施建设项目价值813亿美元，约占19%。

根据项目金额，Protenders排列了阿联酋前五大开发商，按照项目额排序依次为：阿布扎比通用服务公司，占总额的27%；迪拜伊玛尔地产，占总额的25%；阿布扎比国家石油公司，占总额的22%；迪拜道路交通局，占总额的21%；阿布扎比交通局，占总额的18%。

2.行业现状

基建类的传统行业，一直有“外延式”“粗放式”的特点，依靠人力资源和生产资源的不断投入收益，毛利率较低，盈利能力偏弱。对比世界五百强中美上榜前10名企业的营业收入和利润情况，中国建筑作为唯一榜上有名的建筑业企业，以千亿级营业额著称，利润率仅为1.71%，可谓真正“薄利多销”。作为劳动密集型产业，一方面占据能够带动社会就业的优势，多得到政府扶持；另一方面，庞大的生产成本和微弱的边界效益使得公司成本管理环节稍有纰漏，就极易造成亏损。而在建项目作为建筑业企业的产品成型和资金出入的端口，其成本管理和控制的优劣直接决定了企业的盈亏，标志着企业市场竞争力的强弱。

3.综合单价形式下的收入和成本组成的多样性和复杂性

（1）收入。工程量清单产生于19世纪30年代的欧洲，西方国家把计算工程量、提供工程量清单专业化作为业主工料计量师的职责，所有的投标都要以业主提供的工程量清单为基础，从而使得最后的投标结果具有可比性。工程量清单作为工程项目合同的一部分，以工程估量为量、综合单价为价，加上暂估项、计日工及税金，形成合同总价，构成理想情况下项目的所有收入。工程量清单下的综合单价由各分部分项工程逐条组成，每项分部分项工程包括综合人工单价、材料单价、机具单价及利润。

（2）成本。项目理论成本产生于工程量清单，是与产值能够相对应的成本，一项分部工程对应一项收益，同时对应一项理论成本。而项目实际生产过程中的成本，除了包含人工费、材料费、设备费之外，还有措施费用等间接费用，以及一些可能发生的风险费用共同组成，使得项目的实际成本与理论成本之间以一套系统作为归口，分项分析盈亏，加大了成本管理和分析的难度。

成本及收益核算系统主要以成本代码为成本归类划分依据，将成本及收益项划分为共计151个科目。其中成本部分分为直接成本、间接成本、维修金和公司管理费，共计125条细目。

4.精确成本核算的意义

清晰、准确的项目成本月报是对项目治理状况和项目绩效动态测度的依据，借助项目建设成本月报来反映每个阶段工作量的完成情况，进而可表征相应时间截面的项目绩效。在建项目成本按月核算及分析，是众多建筑企业采用的成本管理模式。而成本报表数据是否全面、无误，分析模型建立是否准确、有效，则决定了项目是否能够反映市场现状、有效作为投标依据以及成为领导决策参考的重点。

项目成本材料来源丰富，设计部门众多，时间不一，成本录入及划分工作数据量庞大、繁琐，保证成本数据输入无遗漏、不重复、分类详实是一件费时费力的工作。随着项目进展，如何精准成本大数据，灵活地对其中数据进行核查、提取，亦成为成本管理中的工作难点。所以，思索出一套可靠的成本录入、核算及管理模型，能够简明地推广于有经验的工料计量师或行业新晋，对企业的创效降本有极大裨益。

二、模型构建思路

以付款单为例，成本录入中需采集付款单包括付款单所属部、采购合同编号等在内基本信息共15项，对付款项进行核验、审批流程、支票流程等信息共18项，对该付款单进行成本分析信息共2项。一张付款单包含成本信息共计35项，数据有日期、短文本、数字、货币等多种类型，在数据量庞大、录入时间有限的情况下，单纯依靠Excel内置操作易出现不易察觉的错误，为后续成本统计核算及分析埋下隐患。

目前，项目多由工料计量师应用Microsoft Excel进行成本录入和成本代码划分工作。Microsoft Excel拥有强大的计算功能，是成本分析不可多得的应用软件。但由于其界面过于开放，存储、修改、删除数据过于便捷，容易导致单据信息录入不完整、数据类型不统一、数据误录误删等问题，对成本管理的精确性干扰较大。加之Excel软件开发者对之“重计算、轻存储”的功能定位，使其往往不能负荷庞大的数据量。如果合理运用Excel自带的VBA功能，编写相应的代码，对数据的输入、读取以及运算加以相应的限制，可取长补短，实现运算和分析的高效性。

三、模型建立

模型的整体思路是，在经验的基础上，设计付款单，录入必须的参数，编写付款单据录入和数据查询界面，以可视化的方式逐条录入数据和搜索，利用VBA存储至后台相应的位置，从而在很大程度上减少操作性失误。同时，可在登录界面处设置登录密码，达到仅有管理人员有维护数据的权限功能。

为防止大量数据录入时出现输入错误，影响成本分析，在后台设计时，还可将成本编码、工作区域代号、部门名称、付款期等固定项进行提前数据预设，用户在录入时可进行选择操作。

功能设计：

根据系统要求，成本管理系统共设计有基础设置、成本录入管理以及查询信息3个模块。

首先进行用户登录操作。登录成功后，进行基础数据的设计。按照前文分析，主要包括付款项目、供应商、合同号、合同总价、部门、付款工作区间、付款单号、成本、税金、付款金额、项目成本代码、项目工作区域等内容。除基本代码外，如供应商名称、付款项目名称等信息固定但数目变化的量，还可以内置于另外的Excel工作薄或工作表中，在启动时调用。

实现完成基本信息设定后，进入下一个子模块：信息录入的设计。设计主要实现录入、纠错、提示、运算等几个功能。对于输入在平台界面内的正确数据，实现录入，而如果信息处输入有误，输入了不符合数据格式的项，程序能够自动识别并提示，并对用户进行相应地提示，直到数据符合要求方可录入。

查询功能可在查找信息不全情况下，提示用户补全查找信息。如输入付款项查找信息后，对储存在后台的数据进行搜索。查找完成后，如输入信息不在库中，则提示未查找到该结果。

通过一些VBA关键代码，辅之以基本设定，可以实现缩小数据录入口，规范录入格式以减少错误，增加付款单成本数据的准确性。同时，规整的数据类型可极大缩减后期成本数据分析时清理数据的工作量，方便数据的提取和计算。

四、结语

综上所述，本文以一张付款单作为案例，尝试编写了一套基于Excel宏的数据管理平台，论述如何实现数据格式、位置的规范化，如何控制输入变量，如何分离前台和后台。基于这个初步构想，当数据量足够大时，可对模型进一步完善，如将后台数据与Access或甲骨文等数据库软件相连，通过修改数据输入和提取位置的代码，实现大数据的维护。当项目体量较大或者成本来源复杂时，与现有的开放式的录入相比，该模型下的成本录入明显提高了成本数据精确性，是实现过程中成本控制的前提和基础，也为项目投标提供可靠的参考依据。