网络时代的职业教育培训机构档案管理探讨

【摘 要】近年来，由于网络时代来临及信息技术的快速发展，使档案管理各项业务环节基本实现融入网络环境的目标，逐渐演变发展形成数字化、信息化及网络化的应用平台，极大程度上提高档案管理的业务水平，得到社会大众的普遍关注及支持。职业教育作为教育体系的主要组成部分，其档案管理工作成效直接决定教育培训机构日常运营。因此，本文以网络时代职业教育培训机构档案管理为切入点，分析其现存问题，进一步提出具体的管理措施，旨在全面提高职业教育培训机构档案管理工作的效率及质量。

【关键词】网络时代;职业教育培训机构;档案管理

进入网络时代以来，职业教育培训机构的档案管理工作模式呈现出逻辑管理形态的特点，促使档案由有形向无形、由传统实体形态向信息数据、由人工管理向计算机统筹管理转变，而职业教育培训机构的档案部门早已成为各种信息数据汇聚及发散的中心。信息化档案管理所牵涉的技术手段相对复杂，包括信息隐藏技术、影像压缩技术、数字加密技术、海量存储技术及模式识别技术等，往往被视为辅助档案管理工作开展的工具[1]。同时，现代技术的强势介入不止极大程度上提高档案管理的成效，更埋下信息安全风险及隐患，势必需要革新现有的职业教育培训机构档案管理模式。鉴于此，本文针对“网络时代的职业教育培训机构档案管理”进行分析研究具有重要的价值意义。

1.网络时代职业教育培训机构档案管理的要求分析

1.1观念意识科学

近几年来职业教育深受社会大众的关注，其教育水平日趋成熟，明确要求相关职业教育培训机构档案管理部门转变自身工作意识及工作理念，主动迎合职业教育的发展潮流及方向。由于档案管理的主体对象逐渐向数字集成化方向转变，不再局限于传统实体，促使其管理方法及保管设施均发生翻天覆地的变化，换而言之计算机技术所支撑的数据库系统早已成为常态。总而言之，职业教育培训机构势必需要改变工作人员原有的观念及意识，从根源上认识到开展档案管理的必要性及重要性。

1.2制度建设规范

职业教育培训机构不同于普通高等院校，其档案管理机制存在着明显的差异性，例如：以普通高等院校为例，所实施的档案管理机制多为国家统一的制度体系，强调贯彻落实及严格执行;职业教育培训机构受自身教育主体对象、发展目标及经营方式差异性的影响，难以“全盘接收”国家统一的档案管理机制及管理体系[2]。由此可见，相关职业教育培训机构势必需要立足于自身实际情况及发展特点，始终遵循有序规范的工作原则，拟定健全且不脱离实际的档案管理机制及业务操作规范。

1.3资源配置集成

以往档案管理主体对象多为纸质载体，始终实行“年代-机构-问题”的实体档案组织管理模式，以至于档案信息内容呈现出点状分散的状态，无法提高其支撑检索的查询效率，势必需要投入大量的人力物理。受网络时代来临的影响，促使档案管理模式逐渐向数字化及信息化方向转变，即以计算机系统统筹规划为前提，经数字化转化的档案信息呈现出逻辑连接的状态，具有互动性强及查找迅速等鲜明特点[3]。总而言之，职业教育培训机构充分发挥信息技术的应用优势，系统划分档案类型，形成集成化的档案资源配置体系。

2.网络时代职业教育培训机构档案管理的现状概述

近年来，受社会档案意识逐渐增强的影响，档案管理水平得到大幅度提升，极大程度上健全及完善现有的档案管理工作模式。从本质角度来看，职业教育培训机构属于社会新兴业态，其成长经历相对短暂且实践经验积累不够充分，自身规模相对较小且区位难以集中，一旦管理工作不到位则直接影响档案管理工作的总体成效，引发“上档提级”等障碍及问题。同时，部分职业教育培训机构自身对于档案管理工作的重视程度有待提升，其管理意识过于薄弱，以至于档案管理机制建设缺乏及物资投入不足的问题频频发生。此外，从目前来看，职业教育培训机构档案管理人员素养水平还有待提高，尤其是在信息处理能力方面，有必要掌握与时俱进的信息技术，能够利用信息技术对现代电子档案信息资源进行合理分析、处理，并实现高效共享利用，以此使机构档案信息资源的價值得到最大化发挥。

3.网络时代职业教育培训机构档案管理的措施分析

档案管理以提供查询及利用服务为核心目标，而职业教育培训机构势必需要强化基础业务流程的管理力度，优化管理措施。具体说来，其管理措施如下：

3.1扩大宣传力度

职业教育培训机构档案管理工作人员自身管理意识薄弱的原因相对复杂，与宣传教育力度不足间存在着密切联系，尤其是档案管理人员自身对于档案价值的认知过于模糊，尚未从根源上认识到开展档案管理工作的重要性。因此在实际管理的过程中，相关职业教育培训机构加大对于档案管理的重视程度，适当扩大其宣传力度，定期或不定期组织档案管理相关宣传教育活动，树立工作人员正确的档案保管意识，改变档案管理模式原有“轻利用、重管理”的错误理念，主动迎合网络时代的发展潮流，面向知识经济的主要战场，为促进我国职业教育培训机构档案管理水平进步提供强有力的支持。

3.2运用信息技术

在实际管理的过程中，相关职业教育培训机构紧跟网络时代的发展潮流，不得停留于人工管理模式的阶段，打破原有档案管理模式服务被动及方法滞后的局限及桎梏，适当扩大人力物力财力的投入量，灵活运用现代化信息技术手段，引进及健全各项基础设施，有助于形成极具区域特色的数字化职业教育档案管理系统[4]。同时，以系统建设、基础设施及信息技术为依托，持续优化现有的职业培训机构档案管理模式，侧重于提升其管理水平，充分发挥档案资源的应用优势，进一步提高职业教育培训机构档案的利用率，对于保证职业教育机构档案管理工作有序进行具有显著价值作用。

3.3增强队伍素质

进入网络时代以来，现代化信息技术的介入明确要求相关职业教育培训机构档案管理人员不断提升自身综合素质水平，除掌握档案专业理论知识外，兼顾教育教学管理知识及技术设施应用能力，尽量挑选复合型人才[5]。由此可见，相关职业教育培训机构侧重于充实档案管理人才队伍，以提高其专业技能为核心目标，扩大其职业素养的培育力度，不断增强其档案业务管理技能及水平。同时，结合职业教育培训行业的特殊性，大力推行人员集约化管理模式，例如：实施小型、灵活多样及在线的“见缝插针”式业务培训提高机制，充分利用可见间隙时间，根据阶段性职业教育的培训重点，明确规范档案材料收集整理及归档立卷等业务流程，进一步促进机构档案管理工作效率及质量的提升。

4.结语

通过本文探究，认识到信息技术的快速发展，大大增加职业教育培训机构的档案管理工作难度。因此，相关职业教育培训机构需立足于网络时代的特殊性，紧跟时代发展潮流，高度重视档案管理工作，全面分析档案管理现存问题产生的原因，充分发挥职业教育“查缺补漏”的作用，增强职业教育培训机构的决策能力，保证决策的科学性及合理性，进一步革新现有的职业教育培训机构档案管理模式，全面提高机构档案管理的质量效益。

参考文献：

[1]王雪.互联网时代背景下企业培训行业的市场营销策略[J].商场现代化，2020（18）：80-82.

[2]刁玲武.职业教育改革背景下高职院校人事档案管理创新路径[J].传播力研究，2019，3（18）：293-294.

[3]肖永红.基于SPOC理论高校档案工作者职业教育研究[J].兰台内外，2018（13）：56-57.

作者简介：

庄健敏，江门，1978年8月，汉族，初级，研究方向：档案管理。

（作者单位：江门市建设培训中心）