浅析民办高校档案归档范围中的问题

【摘 要】永久保存的档案。

【关键词】永久保存;最有价值;检索;工作效率

在上一篇文章中，笔者分析和归纳了需要永久保存的所有党群档案和部分行政档案。接下来，笔者再分析和归纳一下民办高校各部门档案归档范围中需要永久保存的其他行政档案、设备档案、外事档案、学生档案、科研档案、教学档案。

首先，学校的继续教育学院有自己的行政综合档案（分类号XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上级机关有关继续教育的文件，专门针对本院的，归入保存永久的行政档案;如果不是专门针对本院的、一般普法性质的，归入保存30年的行政档案;

二、学院与校外單位签订的合作办学合同、协议等等;

三、学院以正式发文形成的与继续教育有关系的文件，有具体文号，内容一般包括继续教育学院工作职责、岗位责任制度、机构沿革材料、条例、规章制度、办法、有关继续教育的通知决定、请示报告、上级批复等等，归入保存永久的行政档案;

其次，图书馆和档案室有自己的行政综合档案（分类号XZ11），下列材料需要永久保存——

一、年度工作计划、工作发展规划、工作总结、重要的请示报告和批复;

二、图书馆和档案室指南、全宗介绍等汇编材料;

三、上级机关有关图书馆和档案工作的指示、规定、条例等文件，如果是专门针对本学院的，归入永久保存的行政档案，如果是并非专门针对本学院的、一般普发性质的、归入保存30年的行政档案。

四、学院以正式发文形式形成的与图书馆、档案室有关系的文件，有具体文号，内容一般包括学院关于图书馆和档案室的规定、办法、制度、通知、会议记录、工作职责、岗位责任制度、机构沿革、大事记等材料;

再次，学院保卫处有自己的行政综合档案（分类号XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上级机关有关公安保卫工作的文件，如果是专门针对本学院，列入保存永久的行政档案，如果是并非针对本学院，一般普发性质的，列入保存30年的行政档案;

二、如果学院用正式发文形式形成的与安全保卫有关的文件，有像嘉南院保[XX]XX号的具体文号，归入保存永久的行政档案;

再次，学院后勤服务处有自己的行政综合档案（分类号XZ11），下列材料需要永久保存——

一、本部门的工作计划、工作总结、报告和批复、协议;

二、学院大宗物资采购制度、采购合同、协议、物资统计年报表;

三、学院每年与其他单位（政府机关、事业单位、公司企业）、个人签订的所有合同协议;

四、有关学院水、气、电、通讯各种管道线路布置图和说明材料;

五、本部门的规章制度、工作职责、岗位责任制度、机构沿革、大事记等材料;

六、学院的土地使用证、房屋产权证书;

七、本院校园地界变化、房屋拆迁工作的请示报告、批复、签订的合同协议书等有关材料;

八、反映本学院房屋建筑基本历史面貌的文件;

九、学院处理房地产权益纠纷的工作中形成的文字材料、凭证、处理结果（包含法院判决书）、换购住房的材料;

十、学院各类房产房源变动情况清单;

十一、学院关于管理房屋的工作的各项管理办法、规定、条例;

十二、学院关于管理、维修、改建房屋的工作和各项费用的规定等材料;

十三、学院关于维修水电通讯、修缮房屋、管理校园、绿化校园、保护环境、交通、服务接待等方面的规定、通知等材料;

十四、上级关于管理国有资产的规定，如果是如果是专门针对本学院，列入保存永久的行政档案，如果是并非针对本学院，一般普发性质的，列入保存30年的行政档案;

十五、学院立项评估国有资产、本校资产的请示和批复;

十六、学院召开各类国有资产会议的纪要;

十七学院管理国有资产的工作各类报表;

说明：凡是学院用正式发文形式形成的与后勤工作有关的文件，有像嘉南院总字[XX]XX号这样的具体文号，列入永久保存的行政档案。

再次，附属于后勤处的招投标中心有自己的行政综合档案（分类号XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上级关于招投标中心工作的规定、通知、管理办法等，如果是如果是专门针对本学院，列入保存永久的行政档案，如果是并非针对本学院，一般普发性质的，列入保存30年的行政档案;

二、学院有关采购工作的重要通知、规定、请示、报告、批复;

三、本中心工作计划、工作总结、工作职责、重要会议纪要;

四、本中心购买十万元以上的机器设备的计划、申请表、可行性论证、审批报告、采购公告、采购文件;

五、招标项目的报告、审批文件;

六、招标项目的评标小组组成成员名单、评委签名;

七、评标的依据性材料;

八、招标项目的供应商及供应商的签名;

九、招标项目中中标确认报告书、签约通知书;

十、招标项目中的中标商的投标书正本;

十一、招标项目中相关的其他文件附件;

说明：凡是学院用正式发文形式形成的与招投标工作有关的文件，有像嘉南招标[XX]XX号这样的具体文号，列入永久保存的行政档案。

再次，附属于后勤处的设备管理处有自己的设备档案（分类号SB），下列材料需要永久保存——

一、全院固定资产年度统计表（分类号SB11）;

二、上级关于管理机器设备工作的规定、通知（分类号SB11），如果是专门针对本学院的，归入保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果不是专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

三、本院实验设备处工作计划、工作总结、会议纪要（分类号SB11）;

四、本院购买贵重设备的计划、报告、经费分配方案（分类号SB11）;

五、本院移交机器设备的清册、报废调拨机器设备的报告和批复（分类号SB11）;

六、本院关于机器设备业务工作的综合性统计材料（分类号SB11）;

七、本院管理物资工作的有关规定和制度（分类号SB11）;

八、有关管理统配物资、固定物资、专控物资管理方面的材料（分类号SB11）;

九、机器设备的申购报告、论证报告、上级领导的批复（分类号SB11）;

十、购買机器设备的合同（复印件也可以）和会谈纪要（分类号SB11）;

十一、机器设备的开箱记录和装箱单（分类号SB12）;

十二、机器设备的验收报告和文件材料;

十三、关于机器设备的索赔来往函件赫尔结果文件;

十四、机器设备的使用、检修、故障事故记录（设备履历书）;

十五、机器设备的重大事故的调查分析和处理意见;

十六、机器设备的技术改造和开发过程中形成的技术文件材料;

说明：如果学院用正式发文形式形成与设备管理有关的文件，有具体文号，列入本年度保存永久的行政档案。

再次，学院外事处有自己的外事档案（分类号WS），下列材料需要永久保存——

一、本院外事工作年度计划统计报表;

二、由本院单独组团或者学院领导带团出访、考察、参加会议的报告和批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等等;

三、外籍教师专家学者在本学院讲学的材料;

四、上级关于外事工作的通知、规定、办法等文件，如果是专门针对本学院的，归入永久保存的行政档案（分类号XZ11），如果不是专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

说明：如果学院用正式发文形式形成与外事工作有关的文件，具有正式文号，列入本年度保存永久的行政档案。

再次，学院留存的学生个人档案，同样属于需要永久保存的档案（分类号XS）。一整套学生的个人档案来自三个部门：新生名册和入学体检表来自后勤服务处;毕业生名册和成绩单来自教务处;毕业生信息登记表和就业协议书来自就业办公室。

再次，学院科技产业处有自己的科研档案（分类号KY），下列材料需要永久保存——

一、学院科研工作计划、工作总结、工作统计年度报表（分类号KY11）;

二、国家、省级、市级科技部门召开的重要的科技会议上的材料，如果是本学院的发言交流材料，归入保存永久的科研档案（分类号KY11），如果是一般需要长期贯彻执行的材料，归入保存30年的科研档案;

三、本学院有关科研工作的重要决定、规定、管理办法（分类号KY11）;

四、本学院有关科研工作的请示报告和有关批复（分类号KY11）;

五、上级单位有关学校科研工作的条例、规定、重要批示等等文件，如果是专门针对本学院的，归入保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是并非专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

六、科研准备阶段的任务书、合同、协议书（分类号KY12）;

七、科研成果获奖证件将比如奖状、奖章、证书等原件（分类号KY12）;

说明：学院用正式发文形式形成的与科研有关系的文件，有具体文号，例如有嘉南科[XX]XX号之类的文号，一律归入本年度保存永久的学院行政档案。

再次，各个分院和基础教学部有自己的教学档案（分类号JY），下列材料需要永久保存——

一、本部门在教学改革、培养目标、设定专业学制等方面的请示和意见（分类号JY11）;

二、学生成绩汇总表（包括成绩一览表、课程成绩报表、补考成绩登记表、四六级英语和其他必修外语考试成绩、专科英语能力考试成绩、计算机等级考试成绩等等）、选修第二专业学位各个课程成绩一览表（分类号JX14）;

三、新生教学检查、课程教学计划、课程教学总结、实施方案、课程教学大纲、实习大纲、毕业论文设计指导等教学环节和实践性环节形成的材料（分类号JX15）;

说明：学院各个分院和基础教学部用正式发文形式形成的教学档案，拥有像嘉南教[XX]XX号这样的具体文号的，归入永久保存的行政档案。

再次，学院教务处有自己的教学档案（分类号JY），下列材料需要永久保存——

一、教学督导工作计划、工作总结、重要材料（分类号JY11）;

二、教学质量监控体系的运行评价汇总（分类号JY11）;

三、上级单位有关教学督导的文件材料，如果是专门针对本学院的，归入保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是并非专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

四、各种教学工作统计报表（包括各班人数表、班主任名单）;

五、上级单位有关教学改革、发展规划、学制、教学管理、学籍管理、课程建设、使用教材等方面的指示规定、重要通知、批复，如果是专门针对本学院的，归入保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是并非专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

六、学院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法（分类号XZ11）;

七、设计重点学科、专业的文件材料（分类号JX12）;

八、学院关于设置调整专业的申报材料和上级的批复（分类号JX12）;

九、学院建设学科专业的统计报表（分类号JX12）;

十、学生成绩总册、在校学生名册（分类号JX14）;

十一、各个专业教学计划和教学大纲（分类号JX15）;

说明：教务处用正式发文形式形成的文件，有像嘉南教[XX]XX号这样的具体文号的，内容包括教务处工作计划和总结、工作职责、岗位责任制度、机构沿革、大事记、学院对于各部门教学工作的批复等等，归入永久保存的行政档案。

再次，学院学生处有自己的学生工作档案（分类号JX），下列材料需要永久保存——

一、嘉兴南洋职业技术学院新生手册（分类号JY11）;

二、全院辅导员名单（分类号JY11）;

三、上级单位有关学生工作、学生待遇的文件比如规定、条例、通知，如果是专门针对本学院的归入保存永久的行政档案（分类号XZ11），如果是并非专门针对本学院的、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案（分类号XZ11）;

四.学院先进班级、优秀学生干部、优秀学生、奖学金的名单和材料（分类号JX14）;

五、学院奖学金、助学金贷款条例和偿还的办法（分类号JX14）;

再次，学院招生办公室有自己的教学档案（分类号JX13），下列材料需要永久保存——

一、上级单位有关招生工作的重要文件，如果是专门针对本学院的归入保存永久的行政档案，如果并非是专门针对本学院、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案;

二、招生计划、生源计划、重要报告、上级批复、工作总结;

三、新生录取材料和录取名单;

说明：学院用正式发文形式形成的与招生工作有关的文件，有具体文号，归入保存永久的行政档案。

再次，学院就业办公室有自己的教学档案（分类号JX16），下列材料需要永久保存——

一、毕业生名册;

二、毕业生派遣方案、排遣报道证存根、领取签收;

三、历届毕业生毕业留念照片;

四、上级单位有关毕业生就业工作的重要文件，如果是专门针对本学院的归入保存永久的行政档案，如果并非是专门针对本学院、一般普发性质的，归入保存30年的行政档案;

说明：学院用正式发文形式形成的与毕业生就业工作有关的文件，有具体文号，归入保存永久的行政档案。

综上所述，永久保存的档案是高校档案中最重要最有价值的部分。作为档案管理人员，不可随意缩小扩大这类档案的范围。笔者按照高校档案管理的有关法律法规，归纳和总结了零星散布在各个种类的档案中所有保存永久的档案。在这样的基础上，作为档案管理人员，可以快速准确的从各类档案中检索出需要永久保存的档案，可以大大提高整理档案的工作效率。

作者简介：

蒋斯茵，1979年2月12日出生，女，汉族，上海市，本科，助理館员，研究方向：行政管理。

（作者单位：上海交通大学嘉兴南洋职业技术学院）