新时期企业档案管理的创新思路与方法

卢淑婷

摘要：在新时期背景下，管理思路与方法的不断更替和创新是企业实现可持续发展的必经之路，基于此，本文在分析了企业档案管理现状的基础上，针对各项管理不足，提出了几点档案管理应对措施及创新策略，仅供参考。

关键词：新时期;企业;档案管理;创新思路;方法探析

对处于新时期的企业而言，传统档案管理模式已然无法满足新的档案使用需求，而随着国内信息技术的深入发展，信息化管理理念已然深入人心，将成为档案管理实现模式创新的主流趋势，基于此，企业档案管理部门负责人需积极转变档案管理思路，充分结合实际情况，实现管理创新，提升档案管理效率，为单位发展提供有效助力[1]。

一、档案管理现状分析

（一）设备水平滞后，制度尚待完善

在科学技术日新月异的大环境背景下，各行业皆迎来了不进则退的发展危机，同时，也激励着企业管理方式的新一轮革新，在此过程中，制度问题、企业设备水平皆对档案发展造成了一定程度的制约，致使各项改革措施变为空谈，难以发挥实际效用[2]。同时，在信息技术全面发展的时代，诸多新兴的管理方式及手段在各工作领域被逐步推广，这其中并不乏新颖的管理思路，但在实际执行过程中却依然无法发挥预期成效，究其根本原因可发现以下几点主要因素：第一，虽然诸多管理部分在日常管理中积极引入了先进技术，但却在制度建设方面尚有不足，例如，在实际工作中可发现，先进技术的使用范围与预期并不相符，这就与推广制度建设息息相关，事业单位中依然有少数工作者拘泥守旧，始终沿用传统的管理技术。第二，企业往往在设备更新方面缺乏合理性，例如，若仅更新部分设备，就会引发信息无法实现共享、设备不配套的问题，在其他企业与档案管理联通时，由于调取技术滞后，出现不必要的一些麻烦[3]。总之，旧设备不仅有着安全性能差的弊端，当新设备与其共同使用时，甚至会对企业整体信息档案安全构成一定威胁，因此，从宏观角度分析，企业档案管理在设备水平及制度建设方面依然尚有较大发展空间。

（二）管理人员专业水平尚有较大进步空间

企业内部档案管理职员多源自于人才选拔或统一招聘，专业技术和素养皆有一定保障，但却不乏兼職人员，因此，企业内部管理人员的整体岗位能力依然尚有较大的进步空间。在实际管理过程中，若出现对兼职人员要求不严的情况，难免会引发一些管理失误，因此，无论是在岗职员亦或是兼职人员，皆需接受专业培训，适应现代化管理方法和先进设备，方可有效提升档案管理部门的整体业务能力和工作效率[4]。

（三）信息资源的利用率相对较低

在大数据技术普及化发展的时代，企业档案管理依然滞留在档案保存、收集层面，存在信息资源利用率相对较低的问题，从而对档案管理模式、管理内容的创新与优化造成了一定的制约因素。

二、创新及优化措施

（一）创新管理思路

在新时期背景下，创新是取得发展和进步的要素之一，因此，管理思路的有效创新非常值得企业档案管理负责人予以一定的重视，相关管理职员需及时转变工作思路，力求将每项先进的管理工作落在实处，例如，管理人员需加强提升自我素养的意识，在实践工作中，积极学习、探索新颖的管理思路，通过自主学习、相互交流等措施不断取得进步，为管理创新奠定坚实基础[5]。

（二）创新管理体制与制度

档案管理水平的提升与问题的有效突破往往存在密切联系，而现如今，档案管理体制、管理制度尚未成熟，是企业所面临的首要管理困境之一，基于此，我们需切实意识到，唯有具备规范的管理体制与制度，方可促使档案管理取得有序发展，基于此，作为档案管理人员需采取以下措施，实现管理体制与管理制度的有效革新，第一，树立坚定不移的档案管理革新意识，将关注重点放置于档案管理反面，将统一管理作为工作目标，将二级管理、部门分类管理作为依托，在明确管理目标的基础上，创新管理体制，将各项管理工作落实到个人头上，促使档案管理体制具体化、明确化。第二，科学建立档案室。统一放置各部门档案资料，为档案查询、归档流程提供便捷的同时，可通过规划放置区、为每个区域分配档案专管人员等措施来做好区别工作，继而有效降低工作失误率。针对一些如财务档案、人事档案等利用率较高、不容出现差池的资料，需始终秉持直接管理原则，做好日常建档与资料采集工作，提升档案管理的实效性。第三，保障实际管理需求与制度创新的统一性。与实际情况不相符的管理制度往往已失去了其本身存在的意义，因此，制度创新需注重约束力、实效性的增进，不可过于片面，这就需要相关管理人员积极走进基层，实地考察现实情况，依据实际需求，设计出一套可操作性、合规性、合理性兼具的管理制度。同时，由于制度创新并不是一项一蹴而就的工作，而是一项较大的改革工程，因此，为充分保障新制度的科学性、合理性、说服力，企业需引入民主化的管理理念，例如，鼓励企业全员参与制度创新工作，任何人皆可提出己见，以此来增强实际管理需求与新制度的契合度。此外，在新制度推出后，需积极做好推广、贯彻落实工作，逐步实现规范化、制度化管理[6]。

（三）引进先进设备和技术

在技术全面革新的新时期背景下，企业需在重视档案管理工作的同时，作出更多实效性的工作，例如，加大投资力度，积极引进先进设备和技术，以便形成与现代化管理需求相配套的设备环境，设备更新不仅可提升工作效率，还可有效增进档案管理部门与其他部门的沟通交流效率，为管理人员创新档案管理，提升工作效率提供有效的设备资源支撑[7]。同时，企业可通过引进先进的RFID数据管理系统（如图1）来构建方便、快捷、实效化的电子档案体系，如此一来，不仅可有效分担管理人员压力，丰富档案管理内容，还可有效提升管理效率，实现信息共享化，增进档案利用率。

（四）优化人才结构，加强信息防护

由于档案工作本身具备的特殊性，致使在诸多企业中，档案管理工作多被视为一项“闲职”，这就致使我国企业档案管理体系逐渐出现人员结构不合理的现象，例如，近年来，档案管理部门人员“老龄化”的问题较为显著，而在新时期背景下，若想实现管理创新，合理的人才结构配置是关键点之一，因此企业需积极吸纳具备专业素养的年轻人才进入档案管理部，唯有不断注入新鲜血液，方可为管理创新奠定坚实基础。此外，电子档案虽可有效增进工作效率，但也会随之带来一定管理风险，而信息保密与防护工作则是新时期档案管理工作的重点内容，基于此，企业在制定相关保密制度、规范信息调取、存储机制的同时，还需积极应用身份验证及防火墙技术，加强信息防护。

（五）加强职员培训，拓展服务能力

在互联网技术、大数据技术协同发展的新时期背景下，企业档案管理内容也愈加复杂化、多样化，向管理人员素养提出了更高需求，因此，需引领管理人员逐步树立大数据意识，并鼓励其在业余时间参与学习，及时更新知识结构，掌握新技能的同时拓展服务能力。同时，还可采取多样化的培训措施来吸引管理职员积极参与培训，全面提升职员档案管理素养。

三、结束语

综上所述，新形势下的企业管理工作变得愈加复杂，尤其是在档案管理方面，单位管理体系的合理性更是与企业利益息息相关，基于此，我们需始终秉持创新理念，采取多样化措施，提升实际管理需求与新管理机制、管理制度的统一性，保障管理体系的实效性，全面提升档案利用效率，为企业发展提供有效助力。

参考文献：

[1]关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2]李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案，2020（03）：62-63.

[3]顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].商讯，2020（08）：100+102.

[4]张云芳.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].兰台内外，2020（05）：13-14.

[5]苏瑞婷，杨宁.对新形势下做好企业档案管理工作的研究与创新[J].机电兵船档案，2020（01）：44-45.

[6]赖力强.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].办公室业务，2020（02）：186-187.

[7]李琳.大数据时代国有企业档案数字化管理对策研究[J].武汉电力职业技术学院学报，2019，17（04）：50-52+56.