浅论信息系统项目的需求管理和范围管理

【摘  要】2017年11月，我参与了"智慧政协管理系统"项目的建设。该项目作为市政协信息化建设的重要工程，该项目也受到了昆明市政协相关领导的高度重视。系统以政协办公OA，政协委员管理为需求原型，面向市政协内部各部门及全体政协委员，对内以办文办会办事为主要流程开发，对外主要以服务政协委员为需求指引。使用高效的项目管理工具充分发挥评审的作用与干系人的合力等）作了介绍。当然也列举了该项目管理中存在的一些不足之处。通过全体人员共同努力，项目最后于2018年2月份顺利验收。

【关键词】信息系统;需求管理;范围管理

1.项目概述

为进一步提高昆明市政协信息化体系建设，加强市政协信息化服务水平，不断完善政协委员信息化管理，在市政协领导的高度重视和支持下，智慧政协政务管理信息系统"一期工程于2017年11月正式开工启动，项目建设总投资50万元，要求在2018年三中全会期间全面建成竣工并正式投入使用。系统设计要求也应采用先进的科学技术手段，以政协内部业务流程信息为主要客户需求服务原型，以apinternet及政协手机上的app短信为服务载体，主要在于实现政协内部信息OA办公业务流程化、信息化，尽快真正达到委员无需报纸文档办公，政协400余名各级政协委员的内部信息化业务管理，以业务模块化管理分组划界别、分届次方式进行，在政协委员日常履职管理过程中，为政协委员及时提供政务线上咨询提案、线上咨询查阅政协信息等多项基础服务功能，并积极探究远程咨询问政、在线咨询协商等服务功能。预计在该系统项目建成后将发展成为政协委员信息化体系建设的全过程的其中的重要一环，为政协委员信息化服务管理体系迈进再上一个新台阶。在上级领导的亲切悉心关怀下，我与政协项目组长及全体职工同志们一起并肩作战，通过4个多小时月的努力，终于在2018年2月全面顺利通过项目验收，并顺利实现在本次全会期间常务委员会上试用，结果群众反馈良好，为政协基层信息化工程建设发展奠定了良好基础。

2.项目范围管理

范围质量管理不仅是企业项目质量管理的理论基础，也是企业项目质量管理工作的理论重点与工作难点。含糊的业务需求和频繁需要变更的业务范围等也让很多项目合作双方之间吃了费尽了不少苦头。如何区别做好一个项目经理需求服务管理与项目范团服务管理，这是作为项目经理最费心最令人伤脑筋的两个问题。本工程项目的成功，我个人认为主要得益于有效的建立项目管理范围化和管理机制。在此我就"智慧政协"业务范围资源管理的一些基本方法问题做简要的详细介绍与大家探讨。

首先，我们通常需要首先搞清楚该项目具体需求与业务范围的根本区别和相互联系。项目管理范围主要包括一个项目的主要最终产品或技术服务以及项目实现该最终产品或技术服务所必需的各项具体技术工作。简单的话来说，就是一个项目到底应该能做什么和不能做什么，以及如何做，即"项目需求"和"项目过程"。项目人员进度管理也就是对每个项目人员应该如何做什么和怎么做的都做出一个相应的范围定义和进度控制。我们在正式确定这个项目规划建设前，就对政协内部有关公文制作流转及政协办事管理流程问题进行了多次深度深入调研，仔细认真听取了各部门高层领导们的需求，并组织邀请政协提案委员会领导就各位政协委员有关提案稿的提交、管理等工作流程问题进行了深入调研，在正式确定公文制作服务公司后，又组织进行了多轮企业需求分析研究，为全国范围内的管理工作奠定良好基础。

3."智慧政协"项目需求待点

3.1项目涉及干系人较多

该服务系统主要可以实现两个大方面服务功能，一个就是内部会议OA信息管理，实现政协内部会议办文件和办理协会议政办事的网上信息流转;二个就是对各级政协委员网络履职服务管理，主要实现业务范围包含政协在线会议提案、社情民意信息收集，网络参事议政等多个功能，政协委员人数涉及四百多人，对会议服务器网络承载量等都要求有一定程度要求。

3.2业务涉及面广

OA系统没有现成模块，全部按照内部办公流程设计，关系到内部数十个部门及领导的使用便捷程度，委员管理涉及各种界别、届次的委员提案，提交、办复等一系列流程，委员履职的各个方面，最终要对每一位委员形成量化考评，为年终委员考核提供依据。

3.3内部信息化程度参差不齐

市政协社会信息化服务建设工作起步晚但发展起点高，随着信息时代快速发展，原有现代计算机服务设备难以充分满足当前社会信息化建设发展的新需要，电脑老旧，服务器系统老化等，对如何实现"智慧政协"服务造成一定的技术挑战，部分工作人员对于信息化服务意识落后，还逐渐习惯于使用纸质纸上办文书代办和社会文书办事等的流程。

4.项目范围管理工作方法

项目管理需求的最大特点是即使工程师们对一个项目的应用范圍以及管理也费尽脑汁。通过多位专家管理顾问的悉心指导与整个项目管理团队以及全体管理同志们的精心共同努力，采取了以下有效管理措施，方法才得以使得整个项目的业务范围以及理解与工作落实得更加容易。

4.1组织干系人参加项目需求研讨

考虑到这个项目的人员涉及面广，干系的人众多。项目正式启动之初，我们立即邀约政协各职能部门相关领导及部分省级政协委员、专家技术顾问共同进行了前期需求改进调研，我们通过前期初步了解的市场情况，制作资料PPT，对整个业务系统工作流程细节进行了详细梳理，例如，在OA整个流程中，文件审阅流转系统是如何一步一步快速完成文件审阅、传阅的，如何将线下报送式有效转移线上等，并及时收集了各个部门根据需求逐步改进的最新消息，做好每次会议纪要，为日后实现需求改进留下真实痕迹。

4.2有效的项目范管理

我们也采用了sproiect2002作为一个项目资源管理工具。通过它，我已经建立了这个项目的第一wbs并通过我的bs明确了所有项目可能要交付的的成果。对每一个业务工作的外包，我都一直力求逐个细化并做到一个让别人在一周内我就可以轻松完成。确保每一项工作任务都完全是可控的。同时我们还组织制定了究善的bs项目管理范围进度管理实施计划，bs项目字典，范围管理变更进度控制计及管理规程，项目范围核实表等标准，并及时交由项目业主，监理工作单位进行审核后，由项目业主和其他项目范围监理工作单位共同组织实施。

4.3多次进行项目评审大会

在重要项目时间进度节点计划中专们分别确定了5个重要项目时间进度节点。在这些关键节点项目产生的关键时刻我们将分别邀请各个相关企业项目的骨干系负责人共同参与整个项目的实际评审评估工作。

4.4全体项目干系人的共同努力

这个项目的成功是全体项目干系人共同努力的结果，领导的重视和关心更是项目成功的关键，在项目进行过程中许多相关人员也都给我们提出了很多很好的建议，如提案委办局专家同志，从提案办复的角度，给我们出了很多建议，这些建议在流程上是可以实现并最终都实现的。

5.不足与期望

任何系统都不可能天衣无缝，虽然在2018年全会期间，我们取得了四百余位委员同时使用软件的良好效果，但仍然有很多不足：一是项目需求分析做的不够充分，没有充分考虑到文件办结后的归档问题;二是项目可行性研究做得不够充分，没有充分考虑到各部门、委员对信息化认知程度的差异。

作者简介：张颖（1987.12--），男，本科，云南人，系统集成项目管理工程师，研究方向为信息系统集成。