大数据背景下人事档案管理的思考

安娜

【摘  要】大数据下人事档案管理就是通过将信息技术与人事部门的档案资源的有效结合，通过大数据的有效手段，对内部档案资源进行整合，实现有效保护档案管理，提高人事部门日常的办事效率，促使工作人员提高管理效率。

【关键词】大数据;人事档案管理;数字化

引言

随着近年来高职院校的快速发展，在各方面都进步较大，师资力量不断地完备和充足，学校的招生规模也在逐渐的扩大，人员的流动异常频繁。在高职院校的老师，一边要学习进修，一边工作，所以学校的人事档案经常变动，加上随着信息技术的不断发展，对于学校的人事档案的管理提出了新的挑战，高校迫切需要通过信息技术的结合，将人事档案进行大数据化管理，建立人事信息管理系统，实现人事信息系统数据的搜集和登记，为高校的人事档案管理提供充足的条件，服务于高校的长远发展。

1.人事档案管理系统的建设思路

一是由于档案管理中存在信息孤岛的问题，所以当下最需要考虑的是集成问题，要从实际的需求出发，从电子文件在系统中形成和归档，不断地进行整理和规划，形成电子化的档案信息管理，通过对各个环节进行集成系统的应用，实现信息的数据化管理，在管理的过程中注意规范化。

二是人事档案管理的核心任务是档案业务，档案管理工作人员是管理档案的主体，这是需要时刻牢记的，而在档案进行信息管理之后，受益者则是全体员工，他们是信息资源的享用者，能够第一时间感受到信息力量的强大。通过大数据技术的手段，来实现对档案系统的合理规划和使用，能够进一步建设更好的业务系统，提升信息建设中的服务意识。

三是应该牢固掌握人事管理过程的流程，充分认识到档案发展建设的重要性，企业内部的需求是推动信息资源进行管理的动力，通过对档案的储备、管理到访问都要经过严密的审批，环节流程的变化、档案管理的业务系统建设、信息内容之间的交互，对于不同阶段的信息管理具有不同的要求，这就需要相关工作人员要增强自身的专业素质，借鉴同行信息管理的成果经验，加以改造，调动符合自身发展的要素，满足学校发展的要求。

四是大数据的应用和发展是最重要的环节，也是最后能够体现档案管理效果的实现。这一阶段需要对系统软件进行挑选、购买、调试和使用，加强信息系统的配置使用，对管理工作人员进行合格培训，使他们了解到具体的操作流程。整个档案的管理系统由管理工作人员负责，信息技术人员要根据后台的反馈及时修复，完善措施。

2.业务流程分析和功能需求调研

（1）业务流程分析。按照档案管理业务流程和信息传递的方式可划分为以下几个阶段：

第一阶段：信息的数字化，这方面主要涵盖了两方面的内容，第一是现有馆藏的档案信息化的处理，包括档案的整理、扫描和图文信息的录入;第二方面包括现有档案信息的执行，主要就是通过办公自动化，用扫描仪来将档案形成数字化信息，通过严格的规范和要求将其上传至系统当中，成为档案信息。

第二阶段：档案规范的整合，首先得确定统一的格式规范，培训信息管理工作人员的标准化管理要求，各个部门的业务人员再将信息上传，将其录入系统当中。系统自动地将档案信息进行归纳和保存，能够方便信息的查询和统计，形成一个规范的系统管理。当然，对于一些不合规范的档案信息，工作人员要及时地修正和处理。

第三阶段：档案的存储，指的就是当管理工作人员在对人事档案进行审核的时候，整理和归纳信息。在保证信息是完好的，没有任何纰漏的前提条件之下，对信息进行系统的录入，添加入库信息，填写储存位置和细节。

第四阶段：档案的管理，档案的信息管理是一个复杂的系统，主要涉及了档案的基本内容、修改、借阅、转档和销毁，这些管理业务可以交叉同时进行，没有一个标准的流程。对于管理的工作人员来说，操作的档案信息是统一放在指定的类别的，不同类型的数据信息，它们所构成的内容不同，这就需要管理人员通过利用信息技术的检索来查找相关档案信息，完善工作的流程，保证档案在管理的过程中不出现问题。

第五阶段：档案信息的利用，当档案利用的操作对象，需要使用相关档案时，是可以提取出来的。通过对管理人员的申请，调取使用的档案资源，用完之后再返还。当借阅档案时，借阅者一定要做好相关信息的登记，以免档案资源的丢失。通过档案资源的借阅，能够方便各个部门的信息共享，档案信息消除等。

（2）功能需求调研。大数据下的档案管理，是需要依托电子信息技术的，先进的技术虽然很重要，但是管理的科学化和规划才是保证档案信息管理的重要举措，除了要清晰地认识到档案管理的业务流程之外，还要根据实际的需求，将档案进行分门别类。对于平台功能需求，也主要分为了五个部分：

档案的数字化阶段：指的就是档案信息管理的工作人员，要对档案进行规范化的处理，提供简洁明了的操作界面，方便借阅者浏览，呈现清晰的图文格式。对于一些复杂的操作步骤尽量简化，能够方便相关人员进行查阅和浏览，详细记录操作的流程和功能。

档案的规范化整理阶段：档案管理人员需要自动提供档案信息管理归类，依靠强大的数据确定信息的整合和融合，提供档案信息的检查功能，档案的管理要发布公告等等。同时在整理数据档案时，提高相关工作人员的工作素质和专业化能力，保证档案管理过程的完整性和高效性。

档案的存储阶段：主要是面向档案管理的工作人员，他们要对档案信息进行批量审核，优化档案审核的流程，提供方便快捷的查询功能，保证信息能够完好无损，储存在电子信息系统当中。通过在信息的存储过程中，及時更新信息，完善信息，提高信息的利用效率。

档案的管理阶段：在该阶段，对于各类人事档案的管理，要通过信息技术来进行管理和规划，实现信息的高效分享功能。完善档案信息的借阅记录和时间的统计，在管理当中，及时地对于为处理的信息进行修正，提高管理的方案和效率，保证管理的科学化。

档案的利用阶段：主要是面向的各个部门的主管和干部，及时发布档案管理的信息通知，方便档案的查看，提供档案的查询功能。能够有效地实现信档案资源的共享，通过电子信息技术，还可以让相关人员进行在线阅读，提升信息的共享效率。

3.大数据背景下人事档案管理的创新路径

（1）创新人事档案管理制度。在企业的人事档案管理工作创新的过程中，应当紧跟时代的发展脚步，创新人事档案管理制度，彻底转变传统的“弃档不用”的管理现状，利用客观性、公正性的人事档案为人才选拔打下稳固基础。在进行管理的过程中，工作人员应当注重人员职务变动的问题，更加注重人员的考核与归档管理情况，为后续管理工作的顺利开展奠定稳固基础。

（2）提升人事档案管理人员的素质。以高校人事档案管理工作而言，其自身所具备的主要特征并不让一些高学历人才产生兴趣，在此情况下就会致使人才相对缺失，且在开展这项工作时，还会存在同一人员身兼数职的问题，导致现阶段高校人事档案管理能力普遍较为不足。为更好的吸引相关人才，还应提高高校人事档案管理工作的薪资待遇，燃起相关人员的工作积极性与热情，在最大程度上降低身兼数职现象的出现。

（3）充分运用大数据分析技术。人事档案管理部门可以利用大数据技术对人事档案信息进行有效采集与分类，以对人事档案进行调动与审核时能够快速提取有用信息;也可以利用大数据技术的分析功能，对人事档案用户的行为轨迹进行深入分析，进而判断人事档案的真实性等;可以利用云储存技术对分散性档案信息进行系统整理，以实现对人事档案信息的远程整理与异地查阅。

参考文献

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[2]张柯.大数据背景下高校人事档案管理研究[J].现代经济信息，2019.

[3]王珊，董庆军，郭建国，张洋.大数据背景下人事档案管理优化策略探究[J].文化产业，2019.