谈加强机要文件管理的制度化建设

赵国闻

【摘  要】文章介绍了如何做好机要文件的相关经验，同时还提出了培养到高素质纪要人员、有效建立到机要管理工作长效机制的方法。

【关键词】机要文件;管理;经验谈

引言

机要文件能确定到了我国党中央的路线以及方针等的红色通道，同时也是各级党政机关实施领导、沟通机关内外的重要纽带。为此做好机要文件管理的工作对我国党中央发展具有了十分重要的意义，也是党交给我们需要做好的工作。

1.领导重视是搞好机要文件保密安全的前提

過去，我们单位没有固定文件管理人员，也没有固定专用机要文件室，硬件设施几乎是个空白。对机要文件的保密安全留下重大隐患。对此，在全省军工系统机要文件保密安全检查时，对我单位提出了批评，并把我单位列为重点整改单位。这种局面引起了学院领导的高度重视，学院党委立即把机要文件管理工作列入重要工作日程，在学院党委会.上作了专题研究。并提出了“领导重视，完善制度，提供条件，落实责任”的总要求，明确党委委员、党政办主任具体分管机要工作，多次在党委会和学院党政办会议.上安排部署加强机要文件管理工作。正是由于党委领导的重视，并先后明确专人负责机要文件工作，还设立了机要文件拟办、保管专室，在硬件上彻底改变了过去的面貌，为学院做好机要文件管理工作提供了前提。为了使这项工作做得实而又实，细而又细，直接分管机要工作的党委委员、党政办主任经常到机要文件室实地检查工作，定期听取工作汇报，提出指导性的工作意见，对于工作中出现的问题及时加以解决，初步形成了“领导重视，专人负责，定期检.查”的长效机制。

2.完善制度，是搞好机要文件保密安全的保障

俗话说没有规矩不成方圆。机要文件管理工作是-项政治性、技术性很强的工作，为了使机要文件管理有章可循，我们根据上级要求和工作实际，从抓制度入手，使各项具体工作都作出了明确而严格的规定。在日常的工作中，我们发现文件出现的丢失现象，主要根源在于错过了查找文件的最佳时间，因此加强机要文件管理工作，贵在平时，功在平时。我们坚持以自查为主、领导督促为辅的方针，具体做到三查：一是查岗，就是定期不定期检查机要员按时上下班情况，在岗值班情况，确保机要员一直处于待命状态，随时向领导以及秘书工作人员提供文件资料。二是查勤，就是坚持每月检查一次记录本登记情况，文件的运转情况以及相关制度的落实情况。并将检查结果作为年终考评依据，对于成绩优秀的实行奖励，对于做的比较差的和错误的地方进行通报批评。三是查漏，就是每季度检查一次上级来文有没有漏登现象，传阅件有没有漏传现象，受文单位有没有漏领现象，文件回收有没有漏缴现象。通过平时的查漏，及早发现工作中存在的问题，以便赢得充足的时间，来解决这些问题。

3.高素质的机要管理人员是提高机要文件管理工作的基础

3.1以马列主义、毛泽东思想和科学发展观

武装机要文件管理人员的头脑，提高机要文件管理人员的政治素质和责任心要加强机要人员的马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表思想和科学发展观的学习，坚定其共产主义信仰，做到“任凭风浪起，稳坐钓鱼台，”任何时候，政治立场不动摇。要经常学习时事政治，洞察国内外形势，培养敏锐的政治嗅觉，做到大风大浪不迷航，严把党的机密关。要反复学习有关政策、学习机要管理制度、学习相关业务，做到“政策懂，制度熟、业务精。”

3.2倡导“三种精神，”提升机要人员的思想素质

学院党委在机要人员中大力倡导“三种精神”，即：不计报酬、乐于吃苦、默默奉献的“老黄牛”精神;不计名利、扎实工作、脚踏实地的“马前卒”精神;不计得失、忠于职守、认真负责的“螺丝钉”精神。正由于坚持倡导“三种精神”，提升了机要人员的思想素质，使我院机要工作做到“事事有人管，事事管到位”，机要工作有了质的变化。

3.3贯彻“四到位”，为机要人员的工作提供全方位保证

为使机要人员做好工作，院党委提出“四到位，”为机要人员的工作提供全方位保证。一是“人到位”。挑选政治思想好，责任心强，忠实可靠的专职机要人员配备到位。二是“工作场地到位”。配备专用的机要文件室，解决了过去“机要室、”“档案室、”“阅文室”混杂的问题。三是“设备设施到位”。为机要文件室配备了“三铁二器一机，即“铁门、铁窗、铁密码柜、报警器、灭火器、电话机”等硬件设施。四是"待遇到位”。为解决机要人员后顾之忧，坚决按有关政策落实机要员岗位津贴，调动了机要人员的工作积极性。

4.狠抓落实是搞好机要文件保密安全的关键

4.1来文登记，突出一个“细”字

对上级发来的机要文件，专人专车前去收取，对照清单逐份核对，准确无误后进行登记。为此，我们做到：细查文件份数是否与清单相符，细看文件是否缺页残角，并对来文时间、来文机关、文号、份数、秘级、标题都要作详细的登记。

4.2文件分发，突出一个“快”字

按照上级发文范围和编号，及时准确地分发，并督促受文单位兼职机要员及时领取，对于出现文件滞留的单位在校内办公系统通报批评。对于需要学院领导阅批的文件及时附笺，争取学院主管领导当天签批。

4.3文件传阅，突出一个“勤”字

由于文件传阅过程中涉及人员多，既有院级领导，也有一般的中层干部和文秘人员，文件安全存在着一定的隐患，因此文件传阅是机要文件管理工作的重中之重，同时也是文件管理工作中最薄弱环节。因此，我们做到四“勤”。一是“脑勤”，即注意观察领导同志工作特点，详细了解各位领导的分工，力求掌握领导同志的工作规律，并根据机要文件的内容和要求，把握好传阅文件的最佳时机。二是“手勤”，即动手记录文件过程中的特殊情况，同时坚持把领导未阅的文件放在最显著的位置，以便领导及时批阅。三是“腿勤”，即要求机要人员给学院主要领导同志送文每日坚持两送两取，紧急文件第一时间当面送呈，当时取回，力争每份机要文件能在一至二日内传阅完毕。四是“嘴勒”，即勤提醒领导及时阅文，经常征求有关院领导对文件管理工作的意见。

5.结束语

综上所述，应当严格要求相关人员在处理机要文件的过程中大力的弘扬到求真务实的作风，要能够较大实体的从平凡的工作中理清思路，总结以往的经验找出其中规律，才能做好机要文件保密安全的工作。

参考文献

[1]李凌君. 加强机场安全管理制度文化建设在促进安检工作规范化发展中的重要作用[J]. 国际公关， 2019（8）.