医院档案管理与档案升级工作研究

熊家瑛

摘 要：新时期，利用先进的技术手段提升医院档案管理工作效率是医院内部管理与建设的重点内容，需要医院管理人员提高重视度。本文主要分析医院档案管理工作中存在的主要问题，并且根据档案管理人员素质不高、先进技术应用不足和档案管理机制不健全的现状，重点探究提升医院档案管理水平的有效对策。

关键词：医院;档案管理;档案升级

随着档案管理技术的发展与进步，医院档案管理的信息化水平有所提升，对医院的运行起到关键作用。实践应用中，档案管理工作涉及的范围较广，具体包括人事档案管理、医疗技术、财务支出、各项行政管理措施等等，相关领域工作人员需要分析医院档案管理工作现状，为医院的高效运行与发展做出贡献。

一、医院档案管理工作问题现状

1.档案管理人员素质不高

现阶段，医院档案管理工作变得越来越重要，档案管理内容、数量和载体呈现多样化，对档案管理人员提出了新的要求。然而，针对目前大部分医院档案管理而言，存在管理人员综合素质不高，先进管理技术应用不足的问题，使得档案管理效果不理想。此外，医院在人才管理和建设上，往往将工作重点放在医务团队建设，对档案管理工作重视程度不够，影响医院档案管理技术水平提升。加之，部分医院的档案管理人员不在编制内，其工作态度和服务意识薄弱，使得医院档案升级工作开展缓慢。

2.档案应用价值未能实现

档案主要为使用人员提供信息参考，促使相关人员了解医院情况，做出合理决策。虽然医院档案管理被重视，医院管理人员也准确及时记录了相关档案信息。然而，实践工作中，发现部分医院的档案管理工作能力较低，对档案的应用价值未能进行发掘，使得档案管理停留在基础面，未能给使用人员提供多层次、全方面的参考，档案信息价值尚未得到有效开发，影响医院档案管理能力提升。实践工作中，应认识到档案应用价值重要性，正视这一问题，避免造成医院档案形同虚设问题。

3.档案管理技术应用不足

先进的档案管理技术，是提升医院档案管理水平的重要保障，对医院内部管理和组织运行都具有重要的应用意义。目前，部分医院在档案管理工作中，仍然沿用传统的方式和方法，对档案管理中的信息技术和数据平台使用不够合理，使得档案管理技术水平进步缓慢。

同时，部分档案管理人员对数据应用技术和移动终端管理设备缺乏使用力度，影响到医院档案管理系统的现代化建设。档案管理技术的应用在医院档案管理中的应用价值明显，相关领域工作人员应认识目前管理技术应用不足现状，在此基础上加强先进技术研发和引进力度。

4.檔案管理机制不够完善

医院档案管理中，管理机制的应用不够全面，影响医院档案管理工作的有序开展。同时，医院档案管理与其他信息，如医疗就诊信息，采用分开管理模式。在档案信息的管理工作存在管理机制不完善、监督体系不健全的问题，影响医院档案升级。以医院的信息科室为例，具体工作是负责医院的书籍、设备和计算机管理，却未能建立基于档案管理的统一工作机制。

此外，医院档案管理机制的不健全，也造成了大量人力资源和物力成本的浪费，使得实际管理工作的难度加大。信息档案管理是医院高效运行的关键，对医院的现代化建设具有促进意义，在信息管理技术的应用中，离不开健全的管理制度和工作机制，然而，目前大部分医院在相关方面的建设存在不足。

二、新时期医院档案管理工作要求

1.规范化要求

医院档案管理工作与各科室关系密切，需要相关人员配合与支持，使得档案管理工作有序进行。同时，在档案管理过程中，应重视制定科学完善的管理制度，使得档案管理更加规范合理。规范化与集成化档案管理也是目前医院管理工作的主要要求，需要管理人员根据以往经验，并且结合现有技术，对医院档案管理进行规范化设计，使得医院档案管理的作用与价值得到发挥。实际工作中，需要医院坚持档案管理制度创新、方法创新，并且致力于构建统一的档案管理制度体系，促进管理方式升级，提升医院档案管理效率。

2.档案完整性

档案的完整性要求就是指在档案本身完好、不发生遗失、损坏。档案在保管过程中，容易出现一些外在因素和内在原因，导致档案完整性要求不够。相关原因包括档案保存技术不先进、档案管理制度变革、档案库地址发生变化以及保管人员专业素质等等。档案保管中，完整性极为重要，影响档案使用能力和保管价值，需要对其完整性要求提高重视，做好档案定期检查、备份工作。基于档案管理工作要求，还需要做好相关档案及时更新，发挥档案有用价值。

3.技术现代化

新时期，档案管理形式出现变化，现代化技术与方法在档案管理中的应用具有现实可行性。工作人员应对档案管理形式进行技术升级改造，使得医院档案管理整体水平提升。同时，对档案管理进行现代化与信息化模式构建，也是满足新时期档案管理工作要求的有效做法，应综合考虑医院档案管理要求，构建现代化档案信息管理平台，使得各项工作在平台上运行，提升工作效率。此外，也应加强档案管理人员信息化管理能力培训，促使档案管理高效合理。

三、促进医院档案管理升级的有效对策

1.提高档案管理人员素质

作为一种重要的信息资源，医院档案在医院管理中占有重要地位，档案管理效果关系到医院的有序运营和发展，因此需要提高对档案管理工作的重视力度。医院档案管理人员的素质能力高低是影响档案管理效果的关键。实际工作中，应重点加强对档案管理人员素质能力的培养，尤其是利用先进技术管理档案的能力。以往的医院档案管理工作中，相关人员的素质能力不高，导致档案管理效率较低，由于医院档案以文字、图表和相关资料为载体，部分人员在对相关资料的储存和管理中存在意识不强，管理能力不够的问题，阻碍医院医疗卫生事业的发展，鉴于此，应开展档案管理人员的培训工作。

首先，对医院档案管理人员的服务意识进行培养，档案管理人员应转变思想、更新观念，更加积极主动参与到档案管理的日常工作中。管理人员对医院档案管理中存在的问题，应主动承担责任，由此不断提升自身的工作能力和服务水平。档案管理人员的责任感和使命感是医院档案管理工作得以合理开展的前提和基础，因此，院方在档案管理人员的学习和培训中，也应培养其爱岗敬业、恪尽职守的工作态度，以此提升档案管理工作开展水平。

其次，应定期开展档案管理人员的经验技术交流会，组织必要的档案管理学术活动，促进医院档案管理工作的进步与升级。在交流活动中，医院相关人员应认识到管理人员的技术和能力对档案保管的重要意义，并且在技术允许的条件下，培养档案管理复合型人才，以此全面提升档案管理的信息化。

最后，档案管理人员应具备一定的创新能力，致力于将档案管理工作模式从传统中解放出来，突破档案管理原则和规则方面的限制，为新时期医院档案管理工作注入活力和创造力。同时，工作实践中，应认识到档案管理工作的动态化要求，对医院档案进行更新与完善，并且利用先进的管理意识和观念，促使医院档案管理与新时期社会发展的要求相一致。

2.提升医院档案使用价值

为提升医院档案管理能力，应对档案使用价值进行发掘，以全新的技术和档案管理理念，对目前医院档案管理问题进行改进，促使档案升级工作合理进行。以往的经验表明，对医院的档案管理，应坚持技术创新，不仅关注档案管理形式升级，也应对档案内容进行优化，以不同的权重和比例对各项档案进行分类，使得医院档案管理工作具有层次化与系统化特点。同时，鉴于档案管理的重要性，医院方面应加强先进人才在档案管理中作用，促使相关人员对档案管理形成责任感与管理意识，及时发现档案信息中问题，并且及时改正与调整，使得医院档案管理科学有效，提升医院档案使用价值。

新时期，档案管理工作应与大数据技术和云计算等先进技术形式结合，发挥技术应用优势，促使档案管理效率提升。为此，医院档案管理部门应引进相关的软件系统与硬件设施，为档案管理进步贡献主要力量。同时，提升医院档案使用价值的关键，在于提升档案服务能力。档案服务能力是一个综合性质的概念，不仅包括档案管理形式创新，也包括档案管理内容改进，使得档案信息相关要素与新时期社会发展需求相一致，切实提升医院档案整体管理水平。工作中，应不断加强技术引进与管理方式创新，致力于在管理层面上发挥档案应用意义。

鉴于医院档案管理工作重要性，需要在实践管理中，不断提升档案使用价值，使得档案管理工作真正服务于医院自身建设。在此过程中，应认识到现代化管理形式与方案对档案管理能力提升的重要意义。通过对相关方面升级与完善，为医院档案管理进步提供可靠保证。同时，在档案管理中，也应不断提升各科室与部门的协调能力，配合档案管理工作，使得医院档案管理系统的现代化构建方案得到落实。工作中，也应做好档案收集整理、分类编号和储存调取工作，为医院档案管理工作升级提供便利条件。

需要特别指出的是，医院档案升级工作是一个长期的过程，不能一蹴而就，需要制定长久规划，对各项工作进行指导，使得档案管理现代化建设朝向正确方向发展。升级改善中，也应考虑医院档案管理实际，结合现有技术能力，对医院档案进行技术升级，使得档案管理合理有效。通过对档案管理方案与规划的贯彻落实，也促使档案使用价值提升，与新时期档案管理理念相一致。

3.应用创新档案管理技术

针对医院档案管理工作中信息化技术应用不足的问题现状，相关人员应提高重视力度，善于利用大数据技术、云计算技术构建档案管理的智能化应用平台，促使医院档案管理工作更加规范化。同时，相关技术的应用，也促使医院档案管理工作更加具有时效性，档案存储、调取和应用效率明显提升，对医院档案管理实现现代化、智能化产生重要影响。在医院档案的管理与升级中，应坚持“各负其责、分工合作”的原则，利用网络数据和移动终端，致力于将各类档案进行分级和分层管理，为档案信息的后期应用提供便利。

此外，为促进医院档案管理技术的升级，医院方面应加大资金的投入力度，注重在档案管理中，引进先进的信息化技术，为医院档案管理工作的开展提供资金与技术支持。实际工作中，应保障数据化档案存储和管理中应用的硬件设备完善与升级，关注档案智能化管理中软件的引进和应用，并且通过科研立项的方式不断提升档案管理技术研发和使用力度，为医院档案管理技术的创新提供有利条件。同时，在档案管理技术的应用中应关注行业热门的人工智能技术，对于人工智能应用在医院档案管理的前景进行合理预测和讨论，并对相关技术的可行性做出分析，为医院档案管理技术的进步奠定良好基础。

在医院档案管理智能化进程中，应建立档案管理数据平台，平台管理中应包含医院人事流程体系、资产管理体系、员工考勤管理体系，以此提升档案管理对医院运行的支持力度，促进医院档案管理技术的升级与完善。为适应新时期社会发展的要求，各医院均不同程度进行了档案管理技术的引进力度，然而值得注意的是，檔案管理技术的应用需要与医院的发展水平相适应，综合考虑医院在档案检索、分类、编号和统计工作中的具体需求，使得档案管理更加精细化。日常工作中，档案管理人员还需要根据实际需求，将医院档案的更新部分录入到计算机管理系统中，并建立目录检索，这些都与精细化管理目标相一致，使得医院档案管理工作的开展更加具有时效性。

4.健全医院档案管理机制

医院档案实际管理工作中，健全医院档案管理机制，对档案的规范化、有序化产生积极影响。医院方面应提高对管理制度制定的关注力度，将管理制度建设列入到医院档案管理工作的日程中，并且在档案管理制度中，融入信息技术管理方面的内容，促使管理制度的应用范围更加全面。医院档案管理工作涉及较多方面，对不同领域、不同方面的档案管理应提高重视力度，并且及时发现档案管理工作中存在的具体问题，构建应用档案管理制度解决现实问题的长效机制，为医院档案升级工作提供制度保障。

实践工作中，为提升医院档案管理工作效率，还需要健全档案管理模式，在医院档案的收集、整理和排序等多个方面进行管理规范的制定，促使医院档案管理工作更加全面。同时，为提升精细化管理能力，应对管理人员的细节控制能力进行培养，促使相关人员在档案管理各环节严格把关，促进医院档案保存和使用过程的安全性和完整性。

部分医院为促进档案管理机制的升级和完善，在日常的档案管理中，应用了云管理模式，将医院档案上传至云端，并进行技术加密，方便医院管理决策人员及时调取和使用。档案管理机制的构建具有重要意义，不仅提升了医院档案管理的规范化，也提升医院档案管理的现代化水平。相关档案管理人员应认识到档案管理工作的重要性，在此基础上，选择科学有效的管理机制和管理制度，保证医院档案升级工作的有序开展，为医院的发展与建设贡献力量。

四、结论

综上所述，在医院档案管理工作中，相关部门应提高管理人员素质，应用先进的档案管理技术，注重健全医院档案管理工作机制，在此基础上，不断提升医院档案管理工作水平，为医院档案管理升级提供技术支持。同时，相关措施的应用也有利于医院档案管理工作的现代化与智能化，提升档案管理工作效率。

参考文献：

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[2]闫小鹤.探究数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].时代经贸，2019

[3]夏启芝.创新档案管理  服务医院发展——开展档案达标升级的工作经验体会[J].中医药管理杂志，2017

（作者单位：南昌市洪都中医院 ）