加强党委办公室档案管理工作的建议

陈臣

【摘要】档案对人类文明的传承、创新和发展起着不可替代的独特作用，是党委、政府科学决策的重要工具。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业。新时代下，加强与党委办公室档案及其日常工作有直接联系，对档案的有效管理直接影响党委办公室各项工作能否顺利开展。为促进党委办公室档案管理进一步发展，需将信息技术融入档案管理工作中，了解档案管理存在的问题，针对问题提出对应解决措施，优化党委办公室档案管理工作。

【关键词】党委办公室;档案管理;问题;效率;发展

档案管理工作是保证党委办公室档案完整、有序的保证，在档案管理中，需坚持准确性、严谨性及高效性的管理原则，在数字化信息技术基础上，建立科学档案管理机制。此外，要不断提高党委办公室档案管理人员素质，建立档案管理反馈机制，有效提高档案管理工作效率。

一、办公室档案管理原则

（一）准确性。档案工作是党委办公室日常管理重要项目，档案管理需对各项事宜客观记录，保证档案准确。档案管理中，若对应工作人员不能及时反映办公室关键信息，则无法发挥档案管理实际价值。因此实际工作中，工作人员要负起责任，按照“为党管档、为国守史”的要求，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的意识，增强做好档案工作的紧迫感、责任感和使命感，遵循客观工作态度，保证档案管理的准确性。

（二）严谨性。随着新时期信息社会的发展，效率成为社会关注的热点，就办公室档案管理而言，严谨性直接对应管理效率。党委办公室日常工作中对信息正常记录，档案管理中一些细节需引起工作人员关注。就办公室日常工作而言，落实精细化档案管理改革已是主流，在此背景下，对档案工作细节记录分析，可保障精准化档案管理模式的有效落实。为确保严谨性得到落实，还应重视党委办公室档案保密性。

（三）高效性。档案管理中高效化是信息时代必然产物，信息技术不断发展，其档案管理效率大大提高，对档案材料及业务开展起到促进作用。信息技术不断发展，为实现对党委办公室档案管理的高效强化，多采用信息技术工具，优化管理工作。因此，需档案管理工作人员在实际工作中保持学习的态度，积极学习现代化管理技术，提高档案管理工作效率。

二、党委办公室档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员专业素质有待提升。办公室档案管理中对应管理人员专业素质缺失，其管理缺乏秩序，导致档案管理工作无法有序进行，且对档案查询也造成一定影响。在部分办公室中，若档案归档不及时，主要是管理人员对档案归档工作认识不正确，未引起重视。此外，市级重大活动、重大项目和重点工程，要及时做好依法归档工作。如若档案归档不及时，将导致出现档案遗失问题，导致行政监管职能出现纠纷，后无法提供证据。部分规范性文件档案重要文件遗失，将导致其他正常工作无法有序开展或拖延开展。

（二）管理制度落后。进一步加强对档案工作的领导，切实把档案工作摆上议事日程，纳入经济社会发展规划，列入年度工作计划和工作考核范围。部分人员没有认识到党委办公室档案管理工作的重要性，没有把档案工作摆上议事日程，导致党委办公室档案管理的相应制度落后。在管理手段及档案储存方面，多由办公室工作人员兼任档案管理工作，在应对自身工作精力有限的状态下，其只能专注于自身本职工作，无法兼顾档案管理。因此办公室管理人员在党委办公室档案管理上往往表现出敷衍态度，多数办公室人员对档案储存管理往往只是对档案编号管理，档案室采取开放管理，导致档案材料安全性无法保障。

（三）档案利用效率低。党委办公室档案受日常管理模式落后影响，其实际利用效率落后，档案文件应用流程烦琐，借阅原则复杂，将对档案利用造成严重影响。借阅流程烦琐，部分人员将放弃对档案的借阅，导致部分有价值档案材料闲置，无法发挥自身最大化作用。

三、如何有效提高办公室档案管理效率

（一）强化办公室档案管理人员专业素质及管理意识。发挥档案最大价值是党委办公室档案管理需关注的重点问题之一。但是针对办公室档案管理人员自身专业化水平不高问题，需引起领导重视，认识到的办公室档案管理的重要性，积极参加管理培训，提高管理人员实际水平，提高其专业素质。将

《中华人民共和国档案法》《内蒙古自治区档案条例》等档案法律法规的学习纳入普法教育的总体规划，重点加强对党委办公室领导、机关公务员和档案人员的宣传教育，切实增强工作人员档案法制观念，提高贯彻执行档案法律法规的自觉性，努力营造关心、支持档案工作的社会环境和氛围。为适应档案工作信息化、现代化的需要，切实抓好党委办公室档案人员的继续教育，不断提高队伍素质。定期对档案专（兼）职人员进行各类档案法规、档案业务及岗前培训。要选优配强档案工作队伍，对业务精、成绩突出的档案人员要给予表彰和奖励;对德才兼备的干部，要积极提拔和使用。

（二）进一步完善办公室档案管理系统。要以信息技术为支持，构建无纸化的档案管理体系。传统纸质档案保存困難、查询困难等弊端，严重影响档案材料存档及实际工作效率。而通过应用信息技术，则可有效解决此问题，党委办公室档案管理人员对档案进行简单的整理，以信息化数字编号，对档案关键词及关键信息有效记录，便于日后检索使用。采用信息技术，其档案保存较完整，且可以长久保存。而纸质档案储存中，容易出现信息缺损、字迹模糊等问题，档案管理人员需对档案信息进行核查，补充信息，保证档案完整性。由此可见，对档案检索机制进行优化，充分利用信息技术，简化档案借阅流程。

（三）完善党委办公室档案管理制度。严格按照《内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法》的规定，妥善做好电子文件的保存和保密工作。实行电子、纸质档案并存的双套制，一并列入党委办公室档案管理的接收范围。做好电子档案的归档和管理，加快档案数字化进程，实现办公室档案室藏资料目录数字化，尽快实现全文数字化，推进档案信息化建设。党委办公室要结合今年的事业单位改革，成立市委档案馆，对管理机制进行优化 ，对党委办公室档案管理中的档案收集问题、归档问题及资料录入等，设置专业人员监管处理，可充分提高档案管理工作及时性，建立约束机制，保证办公室档案安全性。在党委办公室档案储存中，为充分保障档案安全性，对于价值较高的档案信息，应储存在办公室较高楼层中，减少档案丢失可能。一些具有保密期限的档案，党委办公室档案管理人员需在第一时间公示档案保密期限，对档案整理，保密期间满后及时调整档案保密问题，同时对档案材料调整进行监督。

四、结束语

综上所示，要加强党委办公室档案管理工作，需认识到其档案管理的原则，在坚持准确性、严谨性、高效性的基础上，分析党委办公室日常档案管理工作中存在的问题，如档案管理人员专业素质有待提升、管理制度落后、档案利用效率低。了解其存在的问题后，针对问题提出对应解决措施：强化党委办公室档案管理人员专业素质及管理意识、进一步完善办公室档案管理系统、完善办公室档案管理制度。党委办公室档案工作优化，可有效促进市委市政府各项工作有效开展，可提高党委办公室日常管理工作实际效率，确保党委办公室档案管理工作与经济社会同步发展。

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