地方高校外事档案管理浅析

陈亮

【摘要】随着国家进一步深化对外开放程度，提升对外开放水平。地方高校的国际交流合作日渐增多，涉外档案管理工作大幅增加，成为高校档案管理和外事管理面临的双重新挑战。结合新形势高校外事档案管理工作特点，以青岛大学为例，探讨地方高校在其中面临的新的挑战和解决措施，以期促进新形势下地方高校档案管理工作配套升级。

【关键词】地方高校;外事档案;管理

高校外事档案具体指高校与国外高校机构或高校工作人员在涉外来往交流、科研合作、联合培养、人员流动等活动中形成的具有归档价值的文字、照片、录音、录像等材料文件。我国《高等学校档案管理办法规定》明确指出，外事档案管理工作是高校档案管理工作的重要内容之一。近年来，随着我国对外经贸快速发展和开放程度的不断提高，地方高校的国际交流合作日渐增多，国际化办学程度不断加深，涉外档案管理工作随之大幅增加，成为高校档案管理和外事管理面临的新挑战。本文结合笔者工作单位——青岛大学为例，谈谈对地方高校外事档案管理的一些粗浅认识。

一、青岛大学国际交流概况

青岛大学是由山东省与青岛市共建的综合性高校，山东省省属重点综合大学。近年来，随着学校办学规模的扩大及水平的提升，特别是紧跟青岛国际化都市发展的步伐，学校的国际交流合作事业不断拓展。在国际化办学发展战略指引下，已与数十个国家和地区的近200所院校建立了交流与合作关系，积极拓展了师生交流、教学科研、联合培养等各类涉外合作项目。赴境外进修、学习、科研、参会的师生人数以及来校教学的外籍专家、来校学习的外籍留学生数量均逐年增加，孔子学院建设卓有成效，国际化办学水平不断提升。取得了一系列成果：1.引进海外高层次人才和团队，外籍教师数量大幅增加。青岛大学每年聘请来自美国、韩国、德国、日本、英国、法国、加拿大、澳大利亞、西班牙等国家的长期外国专家来校工作，外国专家人数在山东省省属高校名列前茅。2.实施“留学青大”工程，扩大留学生规模特别是学历教育留学生规模。青岛大学相继成为教育部中国政府奖学金培养单位、教育部中美人文专项奖学金培养单位和山东省政府外国留学生奖学金、青岛市政府外国留学生奖学金培养单位，进一步扩大了学校的海外知名度，开拓了留学生生源渠道，提高了留学生层次和质量。3.建立双学位国际合作办学模式，遴选优秀学生到国

（境）外高校深造。以“十二五”期间为例，派遣学生赴美国、英国、法国、德国、西班牙、日本、韩国等海外友好高校进行交流学习、实习和志愿者服务。学校与多所境外高校建立双学位联合培养项目，广泛开设系列学生赴境外高校短期项目。4.加强同境外知名大学与科研院所的交流合作。以“十二五”期间为例，出国（境）参加高层次国际学术会议及出国

（境）进修人次大幅提升。5.加强孔子学院工作，增强学校文化影响力。青岛大学先后在韩国世翰大学和乌拉圭共和国大学建立孔子学院，由本校优秀老师授课，扩大中国语言和中国文化在海外的传播。

二、地方高校外事档案管理工作的特点

地方高校外事档案管理工作具有以下三个特点：一是数量大。地方高校近年来普遍注重推进国际化办学事业，因公出访、来访接待、人员涉外交流等数量大幅提升。同时高校集中了大量的涉外人员和项目。以青岛大学为例，每年有近百名外籍专家教师及近千人同期留学生在校工作、学习，同时还有大量本校教职员工和学生出国（境）学习、科研或参与国际会议，这类人员相应产生的外事类文档的数目十分庞大。二是专业性强。高校的外事档案工作，不仅要有档案管理方面的知识积累，还需具备较强的外语能力和对管理对象国国情的基本了解。能够准确辨别提取符合要求的外事档案素材。例如青岛大学的临床医学（英文授课）项目的生源大都来自南亚地区，在档案收整范畴内容，收整对象提供文档积极性方面与其他国家生源存在一定的差异性，这都需要在充分了解该区域留学生特征特点的前提下有针对性地开展工作。三是复杂性高。“外事无小事”。中外政治制度、思想观念、宗教文化有很大差异，这就需要外事档案管理人员在工作中具有较强的敏锐性和辨识力，注意工作方式方法的同时还要做好收档的保密工作。

三、地方高校外事档案管理工作面临的挑战

青岛大学日益频繁的涉外交流合作给外事档案管理工作带来了新的挑战，这也是很多地方高校普遍面临的问题。许多高校都把来校教学科研外籍师资数量、来校留学生数量、公派海外访学教师学生的数量、开展涉外办学合作培养项目数量、承办国际会议的数量等指标作为评判学校国际化程度的重要参考。但是相应的外事档案管理工作并未配套升级，成为高校档案管理工作的“堵点”和瓶颈。结合笔者外事档案管理的实际工作，总结地方高校外事档案管理，目前普遍面临以下几个问题：

（一）外事档案管理缺乏部门间统筹协调。高校档案通常由学校档案馆统一归口管理，集中保管。但是实际档案整理收集统筹过程中，协同化管理程度相对低下。各个院部或职能部门等档案整理收集单位认为档案管理工作的主体是档案馆，对于外事档案工作的重要性认识不足。同时具体外事档案兼职管理人员不了解学校的整体档案工作流程，影响外事档案等具体收整。

（二）外事档案管理人员专业性有待进一步加强。国家教育部门对高校外事档案管理工作作出了相应的规定：要求外事档案材料实施统一管理，保证档案的完整性、安全性、准确性与系统性。实际操作中，很多地方高校或者是因为缺乏财政保障，或者是因为认识不到位，往往没能实现由专人负责，一般由学校国际交流管理部门的人员兼职负责。兼职档案管理人员通常缺乏必要的档案管理专业知识，导致在立卷归档过程中，成档不科学不规范的问题时有发生。并且在与学校档案管理部门专职人员的沟通及对接过程中很容易出现交流困难与误解，影响该类档案的收整与交接。另外，由于外事档案的辨认、整理工作对于管理人员的外语能力有一定的要求，学校档案管理部门的专职人员普遍外语能力的缺失或不足导致该类档案的内容核整时失误频发，影响了档案收集的准确性。

（三）外事档案管理方法简单，数字化程度低下。在当今大数据档案管理背景下，早期延续下来的高校外事档案管理模式仍未打破，没有形成有效的信息化格局，各种数字化的外事档案管理手段未被有效应用，或者即便保留电子化信息也是采用多采集系统并行，未形成联动统一的数字档案采集和管理体系。档案收集仍然采取人工为主、纸质媒介为本的统计管理方法。一方面导致归档、立卷、上架、保管等工作费时费力，另一方面影响了档案的查找利用效率和使用功能。

四、以青岛大学为例浅析地方高校提升外事档案管理工作的主要举措

针对总量快速增长的外事档案管理工作及以往存在的相关问题。青岛大学积极应对，采取了以下主要措施并取得一定成效。

（一）制定外事档案工作规范，明确外事档案工作内容及责任义务。青岛大学根据教育部《高等学校档案管理办法》，制定了《青岛大学外事类档案工作规范》。规范明确了学校国际交流部门需安排专人分管外事档案管理工作，同时选派本部门符合条件的人员作为档案管理员负责外事档案的收集积累和归档工作;明确了外事类档案的主要内容：涉及综合管理、来校访问、因公出国、外籍专家、涉外访学、参加国际会议、国际学生工作等方面文件影音资料;对外事档案的立卷、归档、验收和编号等程序，均作出明确的规定。1.明确学校国际交流管理部门是学校外事档案管理工作的归口部门。要求该部门统筹各相关学院及部门在来访接待、出访交流、国际会议、因公出国等涉外活动完结后将活动过程中的各类文件影音材料进行全面采集、汇总并整理成卷，按时向学校档案部门提交并接受審核，办理移交手续。各部门需配合提交相应档案材料。并将该项工作作为考评指标纳入各部门及人员日常考评体系之中，以确保外事档案收整的积极性。2.学校建立完备的涉外人力资源管理及财务管理制度。规定因公出国交流访问、开展国外学习科研、参加国际会议、履行国际组织职责的教职员工在回校报到后，需按照学校因公出国管理规定将涉外活动中的过程材料及报告报表等档案资料提交国际交流管理部门进行查验审核后，师资管理部门方可准予报到，财务部门方可准予报账结算。以确保外事档案收整的时效性及完整性。3.通过制度建立，学校进一步明确了各部门分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，构建了考评机制，基本形成了学校档案工作有法可依、部门立卷有章可循的制度化、规范化的外事档案工作局面。

（二）加强对外事档案管理人员的培训，提高专业技能及素养。学校定期以各种形式开展专兼职档案管理人员培训活动，提高档案管理人员在新形势下对外事档案管理工作的理解和具体的档案收整技能水平。定期举办档案管理工作调研，集思广益，查找问题，研究方法。学校面向全校员工开放资助出国研修项目，提升员工外语水平和整体素质。同时学校加强外事档案管理人员同外国留学生、外教和本校出访师生的交流。对管理人员来说，可以更准确全面了解所记载涉外事务的内容和价值;而对于管理对象人员来说，也可以宣传外事档案管理工作的重要性，加强其主动配合意识。通过多年的提升积累，学校的外事档案管理人员的综合素质和专业素质得到了不同程度的提升。培养了一支具备合格语言能力同时掌握专业档案管理相关知识的外事档案管理队伍。为进一步加强外事档案管理工作做好了人力资源储备。

（三）推动外事档案管理的信息化，提高工作效率。学校通过组建智慧校园与信息化建设中心开展学校智慧化信息化建设，满足目前学校包括档案管理系统在内的各业务系统的使用要求。以云平台和运维系统为电子外事档案数据的安全稳定运行管理提供了便利。学校围绕网络安全、数据治理、业务系统建设、信息化规划等全方面做好信息化得顶层设计，贯彻落实教育部《教育信息化2.0行动计划》，统筹推进包括档案管理在内的各业务系统建设与融合。不断整合核心数据资源，利用新兴技术推进校内档案资源共享，加快消除信息闭塞与孤岛，推动图书档案管理信息系统不断建设和完善，为学校外事档案收整管理工作提供了强有力的信息化保障。

五、结语

总之，随着中国高等教育的国际化水平提高，越来越多的地方高校会面临不断增长的涉外交流工作，外事档案管理工作也会随之繁重。过去简单涉外档案管理工作方法已无法适应新的形势，有必要有针对性地进行配套升级提高。这既需要学校领导层对外事档案管理工作给予重视和支持，实现学校档案管理工作顶层设计的合理化，也需要外事档案管理工作人员不断提高自身专业素质，同时离不开学校师生的理解支持。否则，外事档案管理工作理不顺，将会制约地方高校的国际化办学发展。

【参考文献】

[1]王靖怡.新形势下高校外事档案收集工作分析[J].档案工作，2018（12）：98-99.

[2]关馨.高校外事档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2018（21）：183-184.

[3]张玲.高校外事档案管理的创新路径分析[J].山东档案，2015（3）：55-56.

[4]吴坚.论高校外事档案管理的新举措[J].办公室业务，2014（7）：100-101.