医院声像档案数字化与信息管理机制研究

吕琳琳

【摘要】声像档案是一种比较特殊的载体档案，其作为档案的重要组成部分，广泛利用光、电、磁等技术对丰富多彩的声音、影像及时的记录和保真的呈现。本文首先阐述了医院声像档案的特点和含义，指出医院声像档案的数字化内容、步骤，并从夯实制度保障、建设档案管理系统、提高保管水平以及打造高素质人才队伍几个方面提出医院声像档案信息化管理机制和工作思路，以期为我国医院档案的数字化管理提供可探索路径和可参考借鉴。

【关键词】医院;声像档案 ;数字化管理;机制;策略

一、医院声像档案的含义及主要特性

医院声像档案是医疗机构在从事医疗卫生管理和临床诊疗等活动中形成的以声音和影像为载体的、具有保存价值的真实的历史记录。医院声像档案作为特殊的载体档案，与传统的档案相比较，具有直观生动性、真实记录性、形式多样性以及保管特殊性等自身独特的特性。

（一）直观生动性。医院的声像档案记录了医院在医疗管理和临床诊断中形成的声音和图像，比如，CT片中原汁原味记载病人的身体症状等。因此，声像档案给人一种强烈的时代感和真实感，这是纸质档案无法代替的。

（二）载体的多样化。众所周知，纸质档案的载体是纸张，而声像档案的载体比较多样化，包括音频、视频、照片、缩微胶片、磁带和光盘等多种形式。

（三）真实记录性。医院声像档案的真实记录性主要表现在其真实地记载诊疗、行政等活动的可视可听性。为医院的行政管理、病人查档、医疗纠纷等提供第一手可靠的凭证。

（四）保管特殊性。声像档案是由光、磁、电等感光和磁性材料组成的，在保管条件上，与纸质档案有本质的区别。医院声像档案保管条件的好坏直接决定着声像档案的“寿命”。

二、医院声像档案数字化的内容、步骤及方法

（一）医院照片档案数字化的内容、步骤及方法。1.照片档案扫描方式的选择。照片档案一般分为彩色照片和黑白照片两种形式。照片扫描方式的确定一般按照照片的颜色来获取数字图像。例如，有些年代久远的老照片是黑白颜色的，经过几年以后开始泛黄，那么在扫描时，我们需要选择的图像保存模式设置为彩色模式，这样输出打印出来的照片更加接近原图像。2.照片分辨率的确定。准确的分辨率的选择能够保证在照片的存储和处理过程中的质量度和清晰度。一般来说，分辨率的大小是由照片的最后使用目的来决定的。比如说，我们在进行照片扫描时，设置的分辨率过低，输出的照片精度不清晰。反之，设置的分辨率过高会使生产文件体积过大，导致存储空间不足。3.照片档案的存储格式。对照片进行扫描后，选择哪种存储格式比较好呢？应当遵循保证照片色彩，同时还要考虑照片的大小和对比度等问题。照片档案的存储格式有TIFF和JPEG两种方式。TIFF和JPEG两种方式都各有优点和缺点，TIFF格式的图像比较大，打印效果好，是无损失压缩图像，但占用空间很大。JPEG格式的图像是将图像进行压缩，方便网络传输，虽然不影响浏览效果，但打印效果较差。4.数字图像阶调受位深的影响。黑、白、灰色和彩色信息是位图图像中的主要像素代表。比特位数是用来衡量计算机记录中的每个像素的光亮信息的。比如说，如果只使用一位来记录像素信息，其像素只能选择白色或者黑色;那如果使用二位代表像素信息，有黑、白、灰、彩色可能表示灰度的区别，8位有256级的灰度，24位信息能够提供1.6千万个可能的颜色。位深是数字图像反映颜色精度的重要指标，使用位数越高，描述的灰度级越高。

（二）医院音频档案数字化的内容、步骤及方法。1.前期准备。首先医院要研究录音磁带的数字化计划，合理安排数字次序;然后对拟进行数字化的录音磁带的质量和完整性查验。2.确定转录参数。根据声音质量选择参数，采样频率可选择44.1Hz或更低的;声音样本的大小可选用16位或更低的。

3.数字化转录。通过录音机播放磁带，进行转录。转录过程实际就是把模拟声音信号变成数字信号。4.生成文件并刻录光盘备份、填写文件说明。

三、构建医院声像档案管理的机制及工作思路

目前，我国医院的声像档案管理中还普遍存在意识不强、重视不够、职责不明晰、收集不齐全、制度和管理不健全等相关问题。下面笔者从夯实制度保障、建设档案管理系统、提高声像档案保管水平以及打造高素质人才队伍四个方面展开探讨。

（一）提高重视，夯实医院声像档案制度保障。1.提高重视是关键。据调研，有些医院管理中对于声像照片档案的管理不够重视，没有意识到声像档案的重要作用和重要价值。声像档案的管理工作仅仅依靠档案馆（室）的力量是远远不够的，需要领导的重视、档案室人员的宣传以及用户档案意识的提高三方面的共同努力。2.制度保障。医院应当根据相关的《档案法》、国家档案局颁布的《磁性载体档案的管理与保护规范》以及《照片档案管理规范》等档案法规，并依据各个医院自身的特点和具体情况制定并实施适合自己的声像档案管理制度，只有制定了明确、详细的声像档案管理条例，才能让声像档案管理工作有法可依、有据可查。

（二）加强保密建设医院声像档案管理系统。首先，开发完善的、标准的声像档案管理数据库系统，遵循档案的文件生命周期理论，从源头上确保声像档案的收集齐全完整。同时，建立目录数据库和全文数据库，将声像档案按照类别、年度、内容、形成时间进行有序的结构性整理，并且要对重要的声像档案加强保密管理，网络管理员要定期对声像档案管理系统进行维护、更新。其次，对于在医院档案管理系统上保管的声像档案，要保留电子档案运行的原数据和提供利用的记录，有稳定的网络确保声像档案能够运行和保存，在声像档案相关数据合理转化的过程中，要保证声像档案的安全，防止病毒入侵。档案保管外包机构要经常对管理软件、防火墙软件等进行升级，在一定程度上，可设置档案上传和下载的安全等级。

（三）经费保障提升医院声像档案的保管水平。1996年1月1日，国家档案局颁布的《磁性载体档案的管理与保护规范》中对磁性载体档案的保存環境、管理制度等进行严格规定。一般情况下，库房温度控制在15℃-27℃范围内，湿度控制在40%-60%范围内;每昼夜波动幅度温度在±3℃范围之内、相对湿度在±5%范围之内。同时做好防潮、防光、防污染、防虫等工作。另外，声像档案的保管条件比较高，因此，医院应该尽全力改善声像档案的库房保管条件，投入经费保障。

（四）终身学习加强医院档案管理者人才队伍建设。伴随着互联网、信息化的迅速发展，医院声像档案的数字化管理给医院档案管理者提出更高的要求，医院档案管理者只有不断地丰富自己、提升自己，才能在信息化浪潮中不被淘汰，才能适应时代发展的需要。首先，打造一批高素质的医院档案工作者队伍，提高档案工作者的主观能动性和积极性，增强档案工作者的专业知识水平和信息化水平。其次，结合声像档案管理的模式，定期组织医院档案工作者参加培训，听专家讲座，增强他们的职业素养。最后，声像档案管理者应树立终身学习的思想，用丰富的理论知识武装自己，掌握最新的声像档案管理动态，关注信息领域的更新与升级。

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