临床医学科研档案管理相关问题的探讨

张冰

[摘要] 在医学科研档案管理过程中，要遵循管理的基本原则，明确归档范围和质量要求，掌握整理原则方法，及时完成归档验收与移交，实现医学科研档案的信息化管理。要針对医学科研档案保密与利用工作中存在的问题，采取针对性措施，不断提高医学科研档案的利用率，同时做好安全防范工作，推动医学科学事业稳定发展，充分发挥科研档案在医疗、教学和科研活动中的重要作用。

[关键词] 科研档案;档案管理;临床医学

[中图分类号] R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）03（b）-0080-03

[Abstract] In the process of medical scientific research archives management， it is necessary to follow the basic principles of management， clarify the scope and quality requirements of archiving， master the principles and methods of finishing， complete the archival acceptance and transfer in time， and realize the information management of medical scientific research archives. To address the problems in the confidentiality and utilization of medical scientific research archives， we must take targeted measures to continuously improve the utilization rate of medical scientific research archives， and at the same time do a good job of safety precautions， promote the stable development of medical scientific undertakings， and give full play to scientific research archives in medical and teaching and scientific research activities.

[Key words] Scientific research archives; Archives management; Clinical medicine

科研档案管理是实施科研项目的重要环节，是科研管理工作的有机组成部分。医学科研档案包括大量的科研成果、高新技术等科研信息，是医院的宝贵财富，科学管理医学科研档案可为医学科研活动提供信息资源，指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化，实现科研价值的提升。作为临床医学科研档案管理部门，应收集、归档和保存科研活动中形成的原始资料和技术资料，必要时运用科技手段处理成数字化档案信息并实现高度共享[1]和合理有效利用，不断提高医院科研档案质量和现代化管理水平，推动医学科学稳定发展，充分发挥科研档案在医疗、教学和科研活动中的重要作用。在医学科研档案利用过程中，还涉及保密性问题，必须有效开展科研档案保密与利用工作，实现医院的可持续发展。为此，笔者探讨临床医学科研档案管理的基本原则、归档范围和质量要求、整理原则方法和归档验收移交、信息化管理及其保密与利用，现报道如下。

1  科研档案管理原则和归档

1.1  基本原则

为保证科研档案完整性、准确性、系统性和安全性，必须集中统一管理，实现有的放矢地开发和有效利用科研档案信息。临床医学科研档案管理必须纳入医院科研规划、管理制度和管理人员职责，以科研项目管理为枢纽和关键节点，做到科研项目管理和建档管理的“四同步”，即计划任务下达的同时同步提出归档要求，科研计划进度检查的同时同步对科研档案材料形成积累情况进行检查，科研成果验收鉴定的同时同步对科研档案材料进行验收鉴定，科研成果上报登记评审的同时同步出具科研课题归档证明材料。要充分利用现代科技和现代管理学原理，将科学管理与经验管理进行有机融合，大力开发和利用科研档案信息资源，付诸临床医学实践，提高诊疗水平，为经济社会协调快速发展保驾护航。

1.2  归档范围和质量要求

临床医学科学研究过程中涉及综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等相关文件材料均为归档范围。

归档的质量要求为：①归档的科研管理和实践过程中形成的文件材料，必须对医院和社会发展具有重要的参考价值。②归档的科研文件材料必须准确系统完整地反映科研管理和科研活动的全过程，必须遵循不同学科专业科研档案之间的有机联系和自然形成规律。应重视收集科学研究结果（结论）依据的原始资料，不论是试验阶段还是其他阶段研究所形成的不同载体文件材料。③未取得预期结果（结论）或中断、停止的重要科研项目，已经形成的文件材料也应归档。

2  整理原则方法和验收移交

2.1  整理的原则和方法

科研项目完成后，项目负责人主持文件材料收集整理工作，各组长填写并在每个研究子课题第一档案盒内目录前放归档说明书，档案管理人员按要求汇总整理形成积累的与课题组的业务有关的全部文件材料。

为保持科研档案的有机联系，使其便于利用和查考，要根据科学研究实际，按照一题一卷或数卷的方式系统整理其中每个子课题的文件材料。要在科研项目全部案卷之首设立综合卷，需要整理有科研项目（课题）概况、开题报告、论文（专著）以及验收鉴定、成果申报、获奖、投资与经费核算等相关科研文件资料，其余文件材料按科研活动先后顺序依次系统整理组卷。

要按照正件前附件后，印件前原稿后，批复前请示后的顺序排列内容不可分的科研档案。

破损科研档案的修补应拆除卷内的金属物，用科技档案盒（夹）方式保管，每件科研材料用线装订。

科研管理部分的材料，要求組卷装订。对于有文字记载的卷内材料，无论单面或双面，应在非装订线一侧的下角用阿拉伯数字按顺序编写页码。要以件为单元，在每件不装订的科研材料的右上角盖件号章，并逐项填写，每件各自编页号。

归档前要根据相关法规规范，提出每个案卷的保管期限和密级，《科学技术材料保密条例》将密级分为绝密、机密、秘密3种。

填写卷内目录、备考表和案卷封面。

归档的科研档案必须字迹工整、格式统一、图样清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔或复写。

2.2  归档验收与移交

各课题组在项目鉴定或结题前，按整卷要求将完整系统的材料整理、立卷移交科研管理部门。科研管理部门经审查验收合格后开具证明，批准鉴定或结题，否则不准鉴定或结题。

科研项目鉴定，结题后由科研管理部门负责收集，所有材料立卷后移交档案馆（室）。

要将整理好的文件资料连同填写的一式两份移交目录一并移交档案馆，经相关人员清点无误后，交接双方在移交目录相应栏目处签字[2]，各执一份存查。

不论是鉴定验收的，还是暂不申报或中断、停止的科研项目，归档时间均为其后2个月内。

2.3  科研档案的信息化管理

信息化管理可实现实时查询、便捷调阅和共享科研档案，充分体现科研档案的价值。应按照电子文件形成电子档案数据库系统建立和电子档案信息网络系统建立的基本步骤进行医学科研档案信息化管理，同时做好安全防范工作，实现档案信息的整合、共享与交流[3]。

3  医学科研档案保密与利用

3.1  主要问题

临床科研档案保密及利用意识和能力有待提高。医学科研管理人员对临床医学科研档案的保密和利用意识较弱，在归档管理过程中可能被忽视。医学科研档案借阅尚不甚规范，时常会发生科研档案归还不及时、科研档案损坏等问题。针对医院内部较为核心的临床医学科研档案，有的没有建立严密的保密制度。信息网络时代，保密管理防范泄密能力较弱，应正确处理保密和利用的关系[4]。

有关临床医学科研档案保密法律法规不健全甚或空白。《中华人民共和国保守国家秘密法》是我国保密法律法规的核心法规，《中华人民共和国档案法》是专门用于规范档案管理和保密工作的法律，两部法律都是制订档案保密法规和规章制度的根本依据。随着社会经济的不断发展，国际化交流日益增加，我国档案保密法在国际间的涉及内容较少，还有待完善，尤其是关于临床医学科研档案保密的法律条文几乎空白。

临床医学科研管理人员素质有待提高[5]。医学科研档案管理工作具有其特殊性，从事管理工作的人员必须具备较高的综合素质：不仅要掌握专业的档案管理知识，还要具备较高的政治素养，了解医学和管理知识，熟练掌握计算机操作基本技能和技巧，熟悉各种与档案管理有关的法律法规及规章制度;同时医学科研档案管理者必须具备较高的文化水平，具有良好的分析和解决问题能力，能够利用自己的工作来总结经验，并从中掌握一定的规律。但是，医院重视临床一线医务人员的引进和素质提高，从事临床医学科研档案管理的工作人员的学历层次相对较低，不仅缺乏足够的医学知识，而且档案管理理论知识相对欠缺，政治意识相对薄弱，业务能力相对较低。

缺乏良好的激励制度。管理激励制度能激励员工不断向前，激发其对努力做好本职工作的主动性与能动性。绝大部分医院不重视临床医疗科研档案管理工作，无良好的激励制度，各级领导的职责关系不清晰。对于表现较为突出的档案管理人员，也没有相应的激励机制和措施，导致临床医学科研档案的保密和利用工作始终无法落实到位。

3.2  临床医学科研档案保密与利用对策

提高医院领导对临床医学档案管理工作的重视程度。领导的重视和支持是顺利开展临床医学科研档案管理的重要基础和关键。必须提高各级领导对临床医学档案管理工作的重视度，积极开展组织建设工作，进一步明确科研档案管理人员的职责权限，为临床科研档案管理工作提供有效的组织保障。

建立健全规章制度。临床医学科研档案保密制度尚不完善，完善保密制度是临床医学科研档案管理工作应解决的重要问题。应在政府层面建立相应的保密管理制度，同时各级医疗机构也应以此为基础制定相应的保障制度，为临床医学科研档案管理工作创造一个良好的制度环境。

强化管理人员培训力度，提高整体素质。人力资源是临床医学科研档案管理过程中最关键的一项因素，人力资源的质量能够在很大程度上保障临床医学科研档案的保密性及利用性。必须重视档案管理人员的整体素质的提高，加强培养教育力度，全面打造集档案管理、计算机操作、数据分析、医学能力为一体的综合型人才。利用日常工作时间为档案管理人员提供更多的学习培训机会，在实现个人发展的同时也可促进临床医学科研档案管理及其保密及利用工作的顺利开展。

建立有效的激励制度[6]。必须进一步优化并完善现有的管理激励制度，对绩效突出的科研档案管理人员，应给予一定的物质奖励;对存在较大工作失误、严重泄漏国家或科研档案、为国家或单位造成严重损失的管理人员也应实施相应的惩罚，激发临床医学科研档案管理人员的工作积极性和责任心。

科研档案是在科学研究管理和实践活动中直接形成的，能促进相关学科发展且具有保存和利用价值的各种材料，临床医学科研档案对提高医疗服务质量和水平具有举足轻重的作用。医学科研档案具有形成周期长、连续性强、专题突出系统性强、数量庞大、载体形式多样、专业性强、学科性突出等鲜明的特点[7]，医院科研管理部门应建立健全医学科研档案管理体系，及时有效进行资料收集整理，进行档案的收集整理和添加，不断提升自身素质，提高科研档案管理水平，及时有效地开展临床医学科研档案管理工作[8]。要运用不同科技手段推进科研档案的信息化建设，大力开发利用医院科研档案，推动医学科学事业稳定发展[9]。

[参考文献]

[1]  陈明喜.医疗档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务，2019（1）：128.

[2]  罗丽云.浅析医院科研档案管理途径[J].中国卫生产业，2013， 10（16）：176-177.

[3]  潘晓辉.如何做好医院科研档案信息化管理[J].兰台世界，2017（22）：56-58.

[4]  潘晓辉.医院科研档案的保密管理[J].中国卫生产业，2019， 16（6）：119-122.

[5]  张晓君.浅谈医学科研档案管理的现状与对策[J].办公室业务，2018（11）：136-137.

[6]  潘晓辉.提高医院科研档案利用效率的策略[J].中国继续医学教育，2018，10（31）：50-52.

[7]  杨彩虹.医学科研档案特点及其管理[J].中国科技纵横，2011（6）：30.

[8]  陈忠煜.浅析加强医院医学科研档案管理工作的途径[J].办公室业务，2017（9）：111.

[9]  王伟.提高医院科研档案利用效率的策略[J].办公室业务，2019（7）：122，134.

（收稿日期：2019-12-13）