农业科研单位档案管理的现状及对策

孙滨

摘 要：农业科研单位近年来越来越重视档案的管理工作。虽然档案管理并不参与农业科研单位的主流任务活动，但却能够为单位各项业务活动提供参考依据、资料数据等，以供单位做好风险预估工作与资源配置分析。目前，农业科研单位虽然正逐渐进行档案管理的转型，但由于管理的方式欠妥，管理上的投入力度不够，制约了管理形式的创新，新时期农业科研单位应注重对档案管理现状的分析，进而寻求更高效的管理对策。

关键词：农业科研单位;档案管理;现状;对策

中图分类号：C931;G271文献标识码：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.06.033

0 引言

农业科研单位以农业科研为中心，涉及多个方面的工作，档案资料生成量较大，在档案管理上，应进行科学研判，不断创新管理模式，否则就会导致传统方式管理的档案资料难以发挥应有作用。当前，农业科研单位无论是人员考核、科研活动的数据收集、历史资料的整合利用，都需要借助档案进行资源分配，档案管理必然要走向规范化、模式化、信息化，促使农业科研单位能够在创新思路上获得档案的支持，提升档案的可利用率。

1 农业科研单位档案管理的现状

1.1 对档案管理工作不重视

农业科研单位以往对档案管理工作不够重视，档案信息的利用率也较低，无论是档案管理的部门还是档案本身，都处于可有可无的状态，导致档案管理方法与模式不能与时俱进。当前我国部分农业科研单位仍旧采取传统的单一管理形式，档案的管理手段落后，对科研工作及管理工作的贡献率不高，难以体现出档案管理的价值[1]。

1.2 档案更新不及时

在长期的档案管理过程中，遗留了一些管理问题，如档案的归类不明确、档案查询困难、档案的资料不完整、档案的信息不真实等，在档案管理的工作交接中，这些问题又往往被忽略，在遗留问题没有得到妥善解决的基础上，又不断积累了新问题，有些问题又很难进行补救，甚至一些本该属于档案管理人员的职责范围工作，被其他的部门取代。如在进行人事任命等的档案收集时，人力资源部门直接的将相应任命文件、职称评定材料等收录起来，跳过档案管理部门，严重影响后期的查询利用[2]。

1.3 档案信息化程度不高

随着信息模式的渗透，农业科研单位都逐步走向信息化管理空间，展开了系列的信息档案管理与问题整理。虽然信息技术已经在农业科研单位中普及开来，但还存在很多的问题。比如，部分农业科研单位信息设备多年得不到更新，导致档案管理无法依赖于信息技术创新;再如档案管理人员的信息技术操控能力有限，使得档案管理人员仍旧只能运用表格、文件夹等进行档案收集，智能档案管理模式仍旧无法推行[3]。

1.4 档案管理人员专业度不高

农业科研单位部分档案人员已经习惯了传统的管理模式，面对新时期档案管理的新方法还不够适应，特别是对农业科研单位的档案管理人员，不仅需要具备信息的收录能力、信息技术的处理能力、档案资料的真伪辨识能力、资料的归类与关键词设置能力、信息目录编制能力，有些单位档案管理还要同时需要具有英文理解能力、档案存档与分享权限设置能力等，而部分单位的档案管理人员并非专职人员或者并未进行系统化的专业管理学习，“半路出家”，导致档案管理的精度不高，专业水平不足、错误点较多、档案安全管理意识薄弱等种种问题[4]。

2 针对农业科研单位档案管理现状的应对思路

2.1 改变管理意识，重视档案管理工作

农业科研单位之所以不重视档案的管理工作，主要是因为档案管理对农业科研单位的贡献少。档案管理部门应制定管理章程，重新整理档案资料，书写档案报告书、档案可用评估表，并了解单位近期的系列活动，与单位的活动关联起来，搜集相应可参考的档案，打包发送给有关的负责人员，使得档案成为单位活动的助力，引起各级领导的重视。档案管理人员应争取与多部门联合，并参与部门的会议，了解单位相应项目的指标要求等，从档案的角度出发，进行同类型项目活动类比，制作活动资料表、档案风险评估表等，给予部门领导意见，同时档案管理人员应对单位的年度发展计划、未来发展计划等有所了解，搜集档案的资料内容， 通過档案目录的建立，及时为单位的中心工作提供服务，充分体现出档案的价值[5]。

2.2 及时更新保存档案，对档案进行动态管理

部分档案短期利用率较低，需要进行重新整理，应分别列出需要更新的名单，实行动态化管理。应构建网络档案互动空间，可通过单位所应用的OA、钉钉等，结合单位的打卡方式，将涉及需要更新资料的人员拉进群，进行集中的档案规范书写，可发放档案书写模板，在群中快速的收到回执，对于有变动的档案，应及时提醒与之相关的人员提供补充资料。在动态的管理过程中，档案管理人员应构建比较规范的档案存档标准，以便于后期对同类问题的批量处理，统一的信息格式，也有利于对档案的真伪、缺漏的鉴定。

2.3 改善档案管理环境，实现规范化

档案管理需要依托于现代的软硬件，实现管理完善与创新变革。目前，农业科研单位档案管理之所以难以创新发展，其中一个重要的因素是内部环境和基础设施条件的限制。档案管理中，应从智能化的视角出发，建立专属于档案管理的办公室，保障管理的责任落实，避免档案的流失、错删，同时应配备适用于档案管理的电脑、保密装置、网线等，档案管理人员应在此基础上，学习管理软件的使用方式，构建管理的各个模块，基于LBS的农业科技档案信息服务APP可以实时地将农业科技档案提供服务给用户，结合农业科研单位的工作特征，使得档案的查询、归类、保存、分享等能够一体化完成，应注意档案秘钥的设置，维护档案信息管理安全规范。

2.4 完善档案全文数据库建设

在依托于上述的有关软硬件基础上，还应同时将文字、视频、图片、动图、语音等收录其中。当前，档案管理的一大优势就是超脱了单一文字管理的限制，管理人员应充分将历史上难以留存的其他类型档案收入其中，并在数据库建设的过程中，按照时间类别、种类类别等将历史未做整理的内容调集出来，与新的档案资料系统整合，应构建年份、关键词等不同的检索模式，实现检索的快捷、标准，可通过纸质版、电子版的双重利用模式，不断优化档案管理。当前，国家农业科学数据共享中心AgriData农业科技基础数据分中心已经建立了国际农业科研项目数据库、农业获奖科技成果数据库、农业科技机构数据库、农业科技信息资源库、中文农业科技文摘数据库、中国农业专利数据库、有机农业数据库等多模块数据集成，直至目前各项数据的排行如图所示。

显然中文农业与外文农业数据库已经较为成熟，而国际农业、国内农业、获奖成果等的数据库建立还有待完善，从农业科研单位的角度着手，可尝试借鉴AgriData国家专网上的数据构成形态，组建比较适用于当前单位研究模式的档案数据内容。档案应完善的保留科研的元数据，将研究的路径充分地记录下来，促使农业的科研、实验室活动资料可回顾分析，助力农业科研活动结合前期经验与失败经历，进行后续的科技研究。可在档案信息平台上提供服务，也就是数据申请服务，将参与农业研究的有关主要人员设为可自行申请人员，对于比较复杂的资料 ，则需要科研人员申请后由档案管理人员统一进行审定，通过可分享的资料量，高级科研人员通常可通过所有申请内容，而其他参与度不高的研究人员则应限制其数据申请的权限，只提供基础的资料，非全资料量，以便于对资料的安全维护。

2.5 配备专业档案管理人员，实现专业化

档案管理中应配备相应专业人员从事档案管理工作，从档案的信息处理、信息编制、传统档案问题清单处理等方面，加强对档案管理人员的业务培训，构建内部的教育体系，开展对档案管理工作的考核，并定期邀请专家进行档案管理讲座，及时了解掌握新的档案管理动态，不断提高档案管理人员的专业化管理水平。

3 结论

档案管理应依据农业科研单位的运行模式，围绕科技研发、成果转化、技术推广等中心工作，注重科技活动的元数据积累，建立档案全文数据库，创新档案管理方法，实现便捷、高效、安全的档案利用服务。

參考文献：

[1] 朱乃观.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].人才资源开发，2018（16）：33-34.

[2] 李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（05）：80-87.

[3] 郝小红.事业单位档案管理的现状及对策新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2016，4（35）：111.

[4] 庞爱思.事业单位人事档案管理存在的问题及对策探究[J].办公室业务，2017，18（4）：786-788.

[5] 郑会文. 事业单位档案管理的现状及对策农业事业科研单位人事档案管理工作中的注意事项解析[J].人力资源管理，2019，8（20）：154-157.