从重藏轻用到管用并重：档案工作以人为本的发展轨迹

张家英 易五舟

摘 要 在以人为本，办人民满意的高等教育理念指导下，高校人事档案工作随着高等教育一起实现了新的历史跨越。本文以华南农业大学为例，阐述人事档案工作以人为本、科学管理的历史转变进程：从封闭保守到扩大开放;从分散保管到集约管理;从信息边缘到精品打造;从单一功能到多元拓展;从严格保密到开放服务;从保管员到通才培养等等。

关键词 以人为本 人事档案 发展轨迹

中图分类号 G275 文献标识码 A 收稿日期 2019-09-09

作者简介：张家英，华南农业大学档案馆，科技档案室主任，研究馆员;易五舟，华南农业大学动物科学学院。

From Heavy Storage and Light Use to Equal Emphasis on Management and Use： The Development Track of People-oriented Archival Work

—Taking an Example of the Archives Development of Personnel Archives in South China Agricultural University in 40-Year Reform and Opening

Zhang Jiaying， Yi Wuzhou

Abstract Under the guidance of concept of being people-oriented and conducting people-satisfying higher education， the personnel archival work of colleges and universities has achieved a new historical leap along with higher education. Taking South China Agricultural University as an example， this paper describes the historical transformation process of people-oriented and scientific management of personnel archives： from closeness and conservativeness to expansion and openness; from decentralized custody to intensive management; from the edge of information to the creation of fine products; from a single function to diversified expansion; from strict confidentiality to open service; from custodian to generalist training and so on.

Keyword people-oriented; personnel archives; development track

改革开放以来，全国高等教育经历了从精英教育到大众教育的历史跨越，高校档案工作在这一历史进程中也经历了观念的更新和体制的变革。在以人为本，办人民满意的高等教育理念指导下，高校人事档案工作为学校中心工作服务也实现了新的跨越。本文以华南农业大学为例，描述和总结人事档案工作的历史过程，概括了六个方面的变化，从中认识和把握我国人事档案管理在以人为本、为民生服务理念指导下的历史轨迹。

一、从封闭僵化到开放服务

全国人事档案是在战争年代和以阶级斗争为纲的特殊环境中形成的，长期受到以阶级斗争为纲和为政治服务观念的支配，人事档案在高度封闭的体制下，带有极大的神秘性和异己性。档案资料大多是当事人亲手填写的，依附于当事人的人生经历和历史活动，本应为当事人服务、为民生和社会服务。但实际情况却往往不是这样，人事档案工作最重要的任务就是将档案资料收起来、存起来、封锁起来，只对组织开放，不为个人利用;在特殊条件下可供个人利用，但是坚决拒绝当事人与其档案接触。即使组织或个人利用，手续也十分烦琐，障碍重重，尽量将利用者拒之门外，根本不考虑利用率，几乎处于封闭状态。随着改革的深入，信息化、网络化的发展，特别是科学发展观的提出和贯彻，档案工作包括人事档案工作的指导思想发生了根本转变，这就是以人为本、科学发展、开发利用，服务人们对美好生活的追求。华南农业大学人事档案的发展历程就是实证。作为省属重点高校，在新发展观指导下，华南农业大学人事档案工作在服务中心工作、服务和谐校园、服务民生等方面实现了历史变革并取得了显著成效。近十年来，华南农业大学在校本科生从5000人发展到50000人，在职教工由1100余人发展到3000余人。档案资料也大幅增加，仅2017年，库藏档案增至近5700卷;提供利用案卷2800余卷、档案材料2800余份，办理有关财产继承、子女入学等查档利用676宗。随着教职工档案意识不断觉醒，档案需求不断增加，人事档案利用率不断攀升，学校改变了对档案的封闭管理，坚持以人为本，树立活档案、重利用的新观念，及时修订人事档案利用制度，最大限度地开发开放。广大教职工只要凭身份证或校园卡即可利用自己或亲属的、不属于保密范围的档案材料，档案工作成为学校管理工作服务师生的重要组成部分。

二、从分散保管到集约管理

在很长一段时间里，学校的档案材料分散管理于各职能部门和院系，各单位都有自己的档案室和专兼职档案员，教职工、学生、离退休人员的档案材料分别保存在不同部门，既带来保管上的安全隐患，也带来利用上的诸多不便，而且机构、人员重置，造成浪费。学校成立档案工作委员会，依法领导和协调全校档案行政管理工作，在观念更新、体制改革的同时，大力整合人事档案资源，开展集约化管理。不仅仅将档案实体简单地集中在一起，而且借助信息化、网络化技术，以“互联网+”的形式，搭建人事档案管理新平台，实现资源重组、平台重构、信息共享，为教学、科研和廣大师生提供“一站式”利用服务，努力实现“最多跑一次”的办事流程和效率。学校按照《档案馆建筑设计规范》建成档案馆楼，于2005年发文成立校档案馆，将原来保存于人事处的人事档案和保存于校办的综合档案等统一归口于档案馆，筹建人事档案室，将分散于各部处、各学院的人事档案材料集中存贮、统一管理和利用。档案馆库房建筑面积2264平方米，其中人事档案库房面积约100平方米，为人事档案的专业化管理、规范化服务提供了坚实的物质保障。如，散存于外事处的教职工出国材料、研究生处的硕士生导师和博士生导师的遴选材料、统战部的各民主党派人员的材料等，通过收集、整合、整理，归入个人人事档案，供全校各部门查阅、利用、共享，最大限度发挥作用。如，档案馆围绕服务师生，主动整合汇编各类材料，编制《华南农业大学教职工基本信息汇编》，将每个教职工的出生年月、政治面貌、职务职称、学历学位、毕业院校、专业特长、工作年限、进校时间等24类信息汇集在一起，直观地反映教职工的基本情况，供组织、人事、教学、科研、社会服务、对外交流等部门共享，克服了每个部门需要材料都去找本人填表、上报等重复劳动，分割管理的弊端。

三、从信息边缘到精品打造

华南农业大学的人事档案集中了大量高素质拔尖人才特别是农业科学家的重要信息，有两院院士、长江学者、千百十培养对象，有国家教学名师、国家科技进步奖获得者、广东省十大专利发明人等，他们在教育教学、科学研究、服务社会、传承和创新文化过程中留下了众多的具有特殊价值的学习资料。但是很长一段时期，由于观念落后、体制僵化，档案资源分散，远离师生生活，这些重要的信息没有得到应有重视，只在评选先进、人员提拔和调动时才用到，重要资源甚至财产被边缘化了。档案信息难以发挥作用，造成资源极大浪费和信息被淹没的风险。只有开发利用，才能使档案活起来，才能激活人事档案的隐性潜在价值，也才能满足人们对美好生活的追求。在新发展观指导下，学校十分重视宝贵而稀缺的人事档案信息资源，努力挖掘档案信息资源，构建新的服务平台，用多种形式展示档案的独特价值，使人事档案信息真正成为公共物品和公共服务的一部分，并在此基础上打造档案精品。如，学校在2009年庆祝建校100周年时，充分借助馆藏资源，建立了校史馆，展示了以丁颖为首的一大批全国、全省农业科学家的重要历史档案，吸引了众多校内外、海内外校友和有关人士来馆参观考察，提升学校的声誉度和美誉度的同时，还展示了丰富的教育教学和科研发展信息，提供了许多有价值的、可供再开发利用的重要资源。档案馆还协调相关部门合作编印《百年校史展览画册》《丁颖诞辰120周年纪念册》《纪念中国稻作学家丁颖教授》《丁颖纪录片》《百年校史展览图文集》《百年校史》《百年图史》《百年华农》等资料，广泛传播农业科学家的先进事迹和农业科学发展的系列成果，主动满足利用需求，多方位体现了档案回归以人为本的服务理念。

四、从单一功能到多元拓展

人事档案历史悠久，内容丰富，可以说是我国档案文献中最具代表性的资料。改革开放以前，人事档案主要供组织政审，是为选拔干部“把关”的资料，个人工作情况不变动其档案就封存进库，功能较单一，利用价值小。随着信息化的发展，计算机网络的开发和办公自动化的全面实施，推动了档案管理体制机制和利用手段的变革，档案信息内容更加丰富，载体形式更加多样，有纸质类、实物类、声像类等，最大的变化是档案的电子化以及磁质、光盘的贮存管理及开发利用，人事档案所蕴含的信息被不断开发出来。高校的人事档案，主要集中了教育界、科技界精英的信息，他们的档案资料都包含着大量丰富的文化内涵，开发高校人事档案信息，其中一个重要方面是充分拓展其文化功能，利用档案弘扬正能量，传递特殊的中国好声音，讲述特殊的中国好故事。如，学校校史馆建筑面积约3300多平方米，把将近300多平方米单列出来作为精品陈列室，展示学校各个时期著名教授的各类获奖作品、研究发明成果等，不仅展示了档案信息，还以新的方式丰富了校园文化，传播了科学文化知识，是学校人事档案功能的延伸和扩展。同时，将有关教职工的获奖材料和相关证书进行数字化后，建立网上展厅，多角度展示它所蕴含的丰富内容，为利用者讲述历史，传递知识，提供信息。网络展厅利用起来快捷方便，不受时间、场地等因素的制约，节约实体空间，降低成本，利于保存。又如，校档案馆举办了“感动中国”人物卢永根院士图片展，充分挖掘人事档案信息，从不同角度、不同侧面全方位展示卢院士爱党爱国爱校的先进事迹，用档案资料充分印证“种得桃李满天下，心唯大我育青禾”的人生境界，诠释了共产党员的初心和使命，吸引了校内外、省内外等人士参观，配合了对一位无私奉献农业科学家大爱的宣传。

五、从保管员到通才培养

改革开放40余年来，随着国家事业发展，高校档案建设实现了跨越式发展。档案管理以人为本，既体现在为民生服务，又体现在建设一支高素质的档案管理者人才队伍。构建和谐社会、民生档案理念的提出，信息化、网络化的发展，对档案管理人员的管理理念和素质结构提出了全新要求。学校逐步改变了那种将档案管理员只作为普通仓库保管员的传统观念和做法，即认为档案馆是安排老弱病残或是照顾那些学历不高、专业不强、年龄偏大的教学、科研人员家属的地方。学校明确提出档案管理人员不仅是档案材料的收集员、保管员，还是档案信息的识别者、开发者、研究者、传播者和宣传者。这就要求档案工作人员转变角色，适应新的角色需要，树立终身学习观念，努力做一个具备多种知识、多种技能的通才。为此，校档案馆高度重视人才培养工作，多种途径、多种方式培训管理人员，近十年来共派出多达80人次参加各类专业学习培训和学术研讨会，到省内外综合档案馆、高校档案馆交流150余次，接待来校交流单位160多个、人员达30000余人。现有专职人员13名（人事档案员2名，副高和中级各1名），其中正高职称2名，副高职称5名，还组建了170多人的兼职档案员队伍。管理人员结合实际，积极开展科学研究，撰写论文，探讨工作中的热点、难点问题，共获得科研课题立项20余项，发表论文130余篇，论文获得各类奖励30多项;档案馆获得集体奖励8项。档案管理人才纳入学校整个人才发展规划，保证了档案管理人才队伍的稳步提高，为档案建设可持续发展提供了人才支撑。

六、从简单收藏到科学管理

随着“三个体系”的构建，人事档案资源建设彻底转变长期以来形成的“重事轻人、重重要人物轻普通人物、重组织机构轻单体个人”的传统观念和做法。首先抓住以人为本这个核心，建立起覆盖全体教职工的档案资源体系，从过去重视干部档案建设、忽视员工档案建设，重视领导干部档案建设、忽视普通干部档案建设，重视专家学者档案建设，忽视后勤员工档案建设，调整到重视所有师生的档案，促进和谐校园建设。2018年库藏教职工人事档案5700余卷，学生档案5万余卷。其次是实行数字化管理。档案馆于2018年启动了数字化工作，分期分批地将档案实体扫描，数字化保存，全面提升人事档案管理科学化、信息化、规范化水平，进一步提高人事档案服务中心、服务大局、服务师生的能力。再次是制定完整配套的管理制度并严格执行，接收、整理、利用、安全保密等工作有章可循，有据可依。如根据中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》的精神，结合学校具体工作实际，先后制定和完善了《华南农业大学兼职档案管理人员实施办法》《华南农业大学人事档案管理实施办法》《华南农业大学教工出生日期管理规定》《华南农业大学人事档案查（借）阅办法》《华南农业大学教职工人事档案材料收集归档的规定》等，重新修订人事档案转递、收集、鉴别归档、检查核对、管理人员职责、保管保密、送交归档、查（借）阅等制度，并装裱上墙，责任落实到工作的每个岗位、每个环节、每个管理人员，规范、科学的管理得到中共中央組织部的肯定，被评为干部人事档案工作目标管理一级单位。

高校人事档案发展是我国档案事业发展的一个缩影，也是我国改革开放40余年来的一个重要领域，从中可以看到，解放思想、观念更新是前提，制度建设、安全保密是保障，以人为本、服务民生是根本和方向，人才培养、队伍建设是基础。新时代中国特色社会主义的新发展，档案工作“三个体系”的构建，大档案、大服务、大开放、大安全的意识不断得到践行和发展，高校人事档案工作将有更广阔的发展前景。

参考文献

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