也谈档案信息资源整合问题及对策

摘 要 档案信息资源整合始终是档案界的热门话题，也是档案部门多年来一直努力追求的工作目标。文章分析了档案资源整合工作存在的问题，并就这些问题提出对策。

关键词 档案信息资源 整合 问题 对策

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-12

作者简介：韩贵林，葫芦岛市档案馆，副研究馆员。

On the Problems of Archives Information Resources Integration and Countermeasures

Han Guilin

Abstract The integration of archives information resources has always been a hot topic in the archives field， and it is also the goal that the archives department has been striving to pursue for many years. This paper analyzes the problems existing in the integration of archives resources， and puts forward countermeasures for these problems.

Keyword archives information resources; integration; problem; countermeasures

档案信息资源（统称“档案资源”）整合，是指将立档单位形成的对党和国家以及人民群众具有保存价值的各种门类和载体档案资料变无序为有序、变分散为集中管理的过程，最大限度地优化档案资源配置，并通过数字档案馆（室）建设，实现各级各类档案馆、立档单位档案信息的互联互通，打破档案“信息孤岛”现象，实现更大范围内的档案资源共建共享。

档案资源整合，应包括以下三个方面工作：一方面要在档案形成源头上做到“应收尽收、应归尽归”，即立档单位应把工作活动过程中形成的各类档案资料收集齐全完整，并按照标准进行系统整理;另一方面要在档案流向上做到“应接尽接、应管尽管”，即各级各类档案馆应把属于进馆范围的档案分别齐全完整地接收进馆;第三方面要在开发利用上做到“应查尽查、应用尽用”，即通过档案数字化，实现各级各类档案馆、立档单位档案信息互联互通和共享。

一、档案资源整合工作存在的主要问题

1.立档单位档案收集归档不全。立档单位档案是档案馆档案的重要来源和基础，其档案的齐全性、完整性决定了馆藏档案的齐全性、完整性。目前，立档单位档案收集不全问题十分严重：一方面是应归档保管档案种类收集不全，多数单位仅对文书、会计、照片档案进行了收集整理，忽视了专业、音像、实物、电子档案的收集整理;另一方面是已归档保管档案收集不全，如文书档案中党建、人事、工资方面资料，照片档案中文字说明材料缺失严重等等。因此，立档单位档案收集归档不全已成为影响档案资源整合的关键所在。

2.相关专业档案標准出台滞后。2011年，国家档案局连续发布了两批《国家基本专业档案目录》，但迄今为止，尚有一些专业档案因缺乏自上而下的具体标准导致无法进行系统整理。而地方档案部门对于上述专业档案标准制定又有畏难心理，因为一旦有关上级部门制发了新的标准，原有已按地方标准整理的专业档案则需要拆卷重新整理，如国家人力资源和社会保障部3号令《社会保险业务档案管理规定（试行）》颁发后，各地先后分别对社保业务档案重新拆卷整理，浪费了大量人力物力。

3.接收进馆档案结构不尽合理。为加快档案资源整合，2011年国家档案局印发了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，明确要求综合档案馆把相关专业档案列入接收范围。但从接收效果来看，目前各综合档案馆接收进馆档案主体依然是以文书档案为主，专业档案寥寥无几，馆藏文书档案持续增加，档案结构变化不明显。究其原因：一是立档单位对相关专业档案没有进行规范整理，导致无法移交;二是立档单位对相关专业档案已进行了系统整理，但考虑利用方便问题不愿意移交;三是档案馆相关人员不掌握立档单位应移交进馆档案种类，未将相关专业档案列入接收范围。

4.档案数字化进展缓慢。档案资源整合，既包括实体档案资源整合，也包括数字档案资源整合，二者互为联系，缺一不可。从档案数字化完成情况来看，由于经费和人才等方面原因，档案数字化进展情况不一，主要表现为：经济发达地区明显领先于经济落后地区，各级各类档案馆明显优于同级立档单位，文书档案明显好于专业档案，有专业人才的档案馆明显强于没有专业人才的档案馆。因此档案数字化发展不平衡，特别是专业档案数字化进展缓慢，已严重影响了档案资源整合与开发利用。

5.档案部门专业人才缺失。档案部门专业人才匮乏已严重影响了档案资源整合步伐。以我市为例，由于各种原因，近二十年来，市、县（区）两级档案部门没有录用过一名档案专业毕业生，负责档案业务指导工作的分管领导和同志也基本不是档案专业出身，既不掌握档案形成规律和特点，也不懂得如何开展档案工作，加之缺乏钻研档案业务的积极性和工作热情，有的领导甚至把文书档案与专业档案混为一谈，以其昏昏使人昭昭，在开展档案资源整合过程中闹出了许多笑话，影响了档案资源整合进度和工作质量。

二、加快推进档案资源整合工作的对策

1.强化立档单位档案收集归档工作。确保立档单位档案收集齐全、整理规范，是做好档案资源整合的首要环节，脱离了档案在形成源头上的收集归档工作，档案资源整合就成了无源之水、无米之炊。因此，档案部门要紧紧围绕如何做好立档单位档案收集归档工作开动脑筋，采取督导立档单位建立健全文件材料归档范围和档案保管期限表、上门培训、现场指导、执法检查相结合等方式，强化立档单位档案收集归档工作的监督指导，确保立档单位形成的应归档保管的各类档案做到“应收尽收、应归尽归”。

2.加大专业档案规范化管理力度。加强专业档案收集归档工作，提高专业档案管理水平，对于加快推进覆盖广大人民群众各方面情况的档案资源体系建设具有重要意义。针对管理标准缺失或标准已经过时的专业档案，有关专业主管部门应积极会同国家档案局抓紧编制出台相关专业档案管理办法，采取自上而下、条块结合等方式，加大专业档案收集、整理、归档监管力度，力求专业档案管理工作无死角，为促进档案资源整合、改善档案结构创造有利条件。

3.依法做好档案接收进馆工作。各级各类档案馆要依据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，结合《国家基本专业档案目录》，在深入各立档单位开展档案调查研究的基础上，科学编制《档案馆收集档案范围细则和工作方案》，依法界定档案应进馆单位名录及每个单位应进馆档案种类明细，提高档案接收进馆工作的精准度和有效性，确保属于进馆范围的档案做到“应移尽移、应接尽接”。档案部门应做好《档案馆收集档案范围细则和工作方案》审核工作，确保立档单位档案流向合理，充分发挥作用。

4.积极推进数字档案信息共建共享。各级各类档案馆和立档单位，应严格依据档案数字化标准，同步推进数字档案馆（室）建设。一要加快推进档案数字化，不仅要积极推进文书、会计、照片等常规档案数字化，更要加快推进专业档案数字化，确保档案数字化全覆盖;二要规范档案数据库建设，应依据档案数字化成果，有序推进各类专题档案数字库建设，提高数据库建设质量标准，确保档案数据内容真实可用;三要积极搭建网上档案信息利用平台，依托政务内网或专线，实现各级各类档案馆、立档单位档案信息的互联互通和档案信息共建共享。

5.深化档案专业人才队伍建设。做好档案工作，离不开档案专业人才的努力工作。针对目前档案部门人才匮乏，特别是档案专业复合型人才短缺的实际，档案部门要把增强人才意识放在首位，下大力气强化专业人才的引进和培养锻炼。一要通过考试录用等方式加大档案专业人才引进力度，改善干部队伍知识结构;二要加快在职干部的培养与锻炼，切实提高干部队伍的能力和水平;三要建立凝聚人才發挥作用的机制，调动专业人才工作的积极性和主动性，为促进档案资源整合、推动档案事业健康发展作出更大的贡献。

总之，档案资源整合是一项复杂的系统工程，既包括档案在源头上的收集归档，也包括档案接收进馆工作;既包括传统档案管理工作，也包括数字档案馆（室）建设;既包括实体档案资源整合，也包括数字档案资源整合，内容涵盖档案工作各个方面，档案部门要统筹规划，精心组织，全面推进。

参考文献

[1]郑美川.云南省独立学院档案资源建设研究[D].昆明：云南大学，2018.

[2]陈瑞清.利用者在档案馆找不到档案的原因及对策[J].兰台世界，2010（4）.

[3]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案，2011（2）.