浅析照片档案管理的实施策略

陆红

摘 要：档案的收集、整理、利用都是工作中不可缺少环节。对照片档案而言，照片档案的前期收集工作至关重要，可为照片的下一步整理工作提供重要信息。整理好的照片档案能得到充分的利用和查阅作用，进而发挥照片的形象纪实作用，推进企事业单位的高效发展。

关键词：照片档案;档案管理;管理体系

照片档案是以静止摄影摄像的反映形式反映企事业单位活动的历史记录，属于记录历史业务的关键凭证与依据。伴随经济与时代的不断发展，企事业单位中出现的各种照片数量不断增多，如此就对照片这个特别资料载体的采集、整理、保管与应用等提出了较高的要求。为此，强化照片档案的标准化管理，提升照片档案的管理效果，是企事业档案从业者面临的重要工作。

一、照片档案管理常见的问题

1.照片采集问题

以往的企事业单位档案保管通常较为注重文书内容，并不注重照片档案，照片采集还不完整。照片档案具备文书资料无法比拟的优点，采集工作未做好，不能提供准确的研究信息，不能提供优质服务。目前，档案从业者未认识到照片采集的意义，既不注意采集本单位中的照片，并且忽视了单位外界照片的采集。档案管理者不重视参加单位的各种业务，针对照片采集通常是有关活动对象给多少算多少，缺少自主采集的思想，照片档案便不齐全。就当前来讲，企事业单位事务不断增多，具备历史参考优势的照片也较多，但事实上真正入档的较少，诸多体现时代及社会进步的照片未入档，下降了照片档案的借鉴价值。

2.照片整理问题

照片资料和文本资料不一样，存在明显独特性，在整理方面需要特殊办法，否则杂乱无章，减小了操作效率。但有些单位不重视照片资料的整理，未做好编号或是编号杂乱。有些单位的事务类型较多，时间和地点均不同，有关拍摄者也不一样，照片资料管理存在较大难度，若档案管理者为及时处理好，进行科学考证，影响业务质量，而且还给自身后续增加了作业量。此外，随着科技的进步，数字档案和以往的照片资料共存，有些档案管理者未进行区别规范整理。

3.照片保管问题

照片属于一种独特的档案，若保管条件不科学，极易导致照片受损。照片档案包含照片、底片以及电子信息等，若无专门的库房与保管工具，室内温湿度不合适，底片极易粘连，照片极易褪色，甚至产生火灾事件。有的档案管理者不注重照片保管，同文本资料共同保管，未考量周边的环境要素，降低了照片档案的寿命。

4.缺少健全的规章制度

尽管我国部分企事业单位制定了照片资料的归档机制，但依旧存在很多问题。照片资料管理制度不健全，缺少明确的实施细节标准，包含归档标准、范畴、时间、管理条件等多种内容，未制定统一标准，落实不严格，下降了照片资料管理的质量与效率。此外，缺少严格的监督控制，照片资料管理者的责任模糊，下降了工作的热情，不利于照片资料的规范化管理。

二、照片档案管理的对策

1.注重照片档案的采集

注重照片档案的采集工作，方可保障照片资料的完整性。单位应组织档案管理者接受专业培训，令档案管理者了解照片资料管理的业务，把握照片档案的存储方法，提升自己的整体素养与管理能力。档案管理者要改变工作理念，转变以往的坐等思想，增加工作热情，自主及时掌握机单位的业务信息，和其他部门进行信息交流，及时存储有用的照片。而且要及时接收照片，针对其部门提交的照片，应立即梳理并归档。为提升照片质量及价值，能够向拍摄对象提前提出明确的拍摄标准。

2.加强照片标准化整理

要根据单位的需要，科学整理照片内容。档案管理者要做好编号工作，检查照片的完整性，不完整的应立即调研考证。确定归档范畴，详细记录照片的拍摄对象、时间、场地、人物等，根据不同的种类加以整理归档。能够编制相关的目录卡片，便于归档查找。针对照片的归档，通常包含五个方面的界定，即本单位大型纪念活动或是大型会议的照片、领导者人管考察的照片、单位事务与成果的照片、和外界的活动、项目设施等有用的照片。针对无归档意义的照片应立即清除，进行年度划分，不同年份的照片分门别类的保管，相同年份的照片應根据时间进行分类排列，要明确照片的保管时间，照片与底片应分开保存。为便于查找，应编制好目录，能够以一组照片或是一张照片为系统，目录记录应有集中的格式，每个项目应填写完善，保证反映照片的准确内容，有独特要求的硬详细标明。

3.合理保管照片资料

企事业档案管理者应确定照片资料管理的条件，保证照片档案独立存放。要建立科学的照片库房保管机制，选取恰当的温湿度与照片保管设备，且每天检查照片资料的库存地点，定时换气通风，留意温湿度的改变，能够采取科学的技术设施维持核实的库房空间。对珍贵的或是应用较为普遍的照片，为避免磨损与污染，保证安全、耐用，应加强管理，特别是底片的保管，要核心管理，必要时能够采取复制样片的手段科学应用。

4.优化照片资料管理体系

档案管理者应提升对照片资料的管理意识，真正认识到照片资料管理的意义，集中规划，优化照片资料管理体系。要确定档案保管细则，详细规定照片资料管理每个过程的工作，且加大执行力度，加大照片资料管理的效率，确保照片的准确性与完整性。而且要加强监督与指导，促使照片资料管理责任分配至个人，确定管理责任，把照片资料管理引入年度执法检查范围，调动档案管理者的积极性。此外，档案管理也属于一种服务性业务，档案管理者应为照片档案提供优秀服务，在为服务主体提供照片或是底片的基础上，应认真办理查阅与借阅手续，尤其是部分关键的、宝贵的照片。

5.强化监督指导

照片资料行政管理中心应强化监督指导，将照片档案视为年度执法检测的要点，需要企事业单位安排专业处理这项工作，有完善制度与规范的管理措施，令反映地区内关键会议、大型活动等作用高的照片齐全的保存。就大理州来说，这是全国唯一一个白族自治州，历史很久、民俗风情浓厚、节庆活动特殊、自然景观优美，属于拍摄的理想地点。这里经常有绝美照片出现，重点是怎样及时采集、整理，全面突出照片档案的意义，为旅游再次创业、增加大理社会知名度奠定良好基础。

6.加强业务培训

照片产生过程繁琐、流通环节多，管理困难。伴随数码技术的推广，数字照片不断增多，管理方式出现了本质改变。档案行政管理中心应掌握机会，顺势而上，注重扫描技术、互联网科技、数码科技、多媒体科技的培训。另外，档案工作者还要通过再教育、学术沟通等多种途径扩展视野，创新理念，转变思维，提升照片资料的管理效果。

7.完善保管条件

因为感光材料的独特性，照片资料的保管条件相较于纸质档案要求更高。需要有单独库房、专业箱柜以及恰当的装具松散存放，配置空调、去湿、监控等产品，做好防火、抗盗、防尘、防霉、抗紫外光与温湿度管控等工作，定时检测照片质量。提供条件，把以往的照片转变为数字照片，做好信息备份，立即采用迁延方法，保證信息安全。

8.整章建制，贯彻落实

对形成的照片材料由采集、整理至移交档案室集中保管，建立一套规范的制度，避免流失，防止归为私有。对照片资料的常规保管、借阅、应用做出详细规定。并贯彻执行各种制度，加强标准管理。最大程度的采集照片信息，并将执行《照片档案管理方法》的状况引入全行年末目标考核，保证相关法规与制度贯彻落实，确定责任，依法管理，保证有章可循、有法可依，使其逐渐变成自觉的行为，以保证照片档案归档效果，提高制度的落实力度。

由黑白至彩色、由银盐片至数码像，拍摄技术逐渐成熟，照片类型越来越丰富，数量表现出几何增长趋势。当前，就大量档案部门而言，要安排档案工作者到现场摄影大型活动、大型事件照片信息依旧有很多难度。为此，加强照片资料管理，既是企事业单位的需求，并且对完善档案馆馆藏以及国家档案信息建设有显著作用。

三、建立健全照片档案管理体系

综上所述，随着时代的进步，现代化档案保管对管理者提出了越来越高的标准。照片资料因其特殊性，要求档案管理者引起高度重视，制定健全的照片档案管理体系，做好采集、整理与保管等工作，提升照片资料管理效率与质量。

参考文献：

[1]韩 冉.浅析机关档案室数码照片归档难问题[J].山东档案，2017

[2]姚晓姗.机关照片档案管理工作浅谈[J].时代金融，2017

[3]高媛媛.提高机关照片档案管理工作的有效性[J].办公室业务，2016

[4]谢春霞.浅谈机关档案室数码照片档案归档难问题[J].云南档案，2015

（作者单位：连云港海关）