技术服务项目文档管理探析

王钧 宋鹏

【摘  要】为实现技术服务项目的顺利验收，提升项目核心竞争力，A公司愈发重视项目文档管理工作对项目文件前端控制和项目档案资源开发利用所发挥的积极作用。论文在分析过去项目文档管理存在的问题的基础上，从建立健全项目文档管理体系、加强项目全周期文件过程控制管理和提高项目文档利用服务质量三个方面来分析和探讨如何提高项目文档管理水平和服务能力。

【Abstract】In order to achieve the successful acceptance of technical service projects and enhance the core competitiveness of the projects， A company pays more and more attention to the positive role of project document management work in the front-end control of project documents and the development and utilization of project archive resources. On the basis of analyzing the problems existing in the past project document management， this paper analyzes and discusses how to improve the level of project document management and service ability from three aspects： establishing and perfecting the project document management system， strengthening the control and management of the whole project document process and improving the service quality of project document.

【關键词】技术服务项目;文档管理体系;前端控制;档案利用

【Keywords】technical service project; document management system; front-end control; document utilization

【中图分类号】G275.9                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）02-0009-04

1 引言

2011年日本福岛核事故后，国内核电项目核准步伐放缓，最早建设投运的核电厂正面临着延寿问题，中核、中广核、国家电投三大集团纷纷致力于电厂老化分析、核电延寿策略与技术方案等课题研究，同时在役电厂为全面提升机组运行性能，确保全寿期安全稳定运行，提高核电经济竞争力，也着力对设备、系统或部件的实体和功能进行技术改造和优化，技术服务领域呈现出广阔的市场前景，又充满着激烈的竞争，是A公司向经营多元化发展推进的有利契机。随着技术服务业务范围的扩大，核电机组服务总量逐年增加，2017年初A公司将成立2年多隶属设计院的项目部调整为公司级板块，由其全面负责开展核电、核化工、核设施退役及乏燃料后处理等技术支持和服务工作。

伴随技术服务项目（简称“项目”）承接能力和数量的持续稳步增长，项目全周期产生的有价值的文件数量日益增多，除向业主交付的技术成果文件外，还包括招投标、合同签署、项目策划、项目实施、完工验收等过程形成的各种形式的文件资料，它们真实地记录了项目建设全貌，是各个阶段、各项业务管理成果和经验的积累，在项目推进、工程借鉴、技术成果转化和合法权益维护等方面起到的积极作用日益凸显。然而与此同时，项目文档资源配置和管理水平却严重滞后于项目管理的要求，项目文档工作未发挥其应有的管理职能，甚至在一定程度上影响到项目进度。因此，如何加强项目文档体系建设，提升项目文件前端控制效力，实现档案核心价值最大化服务于项目管理，是A公司亟待解决的重要工作。

2 过去存在的问题及原因分析

2.1 项目文档管理体系不健全

早期工作重心主要放在市场开发和项目推进上，文档管理意识较弱，人员配备少，工作内容仅限于项目信函和成果文件的收发管理，管理要求和业务流程一直参照公司上游程序执行，与项目管理存在较大差异，在实际工作中较难落地。主要表现在：①未梳理、识别项目文件的归档范围和保管期限，导致大量的项目前期或实施过程的管理文件未及时收集归档，长期散存在个人手中，不仅有遗失的风险，还可能因项目各方信息交互不对称影响项目进程;②无适于项目文件管理的岗位职责、管理要求和业务流程，以致业务部门、项目文档都未各司其职，如业务部门收集文件不及时以致某些归档文件缺少重要附件，项目评审记录审签不完整，归档质量差，整改难度高，难以在后续参考利用时达到应有的效果;③不重视提升文档员的综合管理能力，对项目运作不甚了解，文档管理手段单一、被动，应给予专业培训或行业交流的机会以提高其综合管理能力。

2.2 项目文件过程管控难度大

文档工作未主动介入项目管理过程中，文档员对进度計划、质量管理等内容不甚了解，工作开展非常盲目、被动。主要表现在两个方面：①不清楚合同或委托约定的成果文件提交要求，以及项目的计划任务、预出文件清单和计划提交时间，无法提前建立项目文件归档工作机制;②不熟悉项目文件有关的技术规定和质保管理要求，也无适宜于项目文件接收检查可参考对照的事项清单，文件接收检查时容易忽略某些属性、标识或格式等表观质量问题，导致项目文件归档一次合格率非常低。

2.3 项目档案利用率较低

早期重项目成果交付，轻过程文件收集，忽视了对商务文件、项目过程管理文件和未中标项目文件的收集，导致同类项目投标、报价、策划或实施时，无成功经验或失败教训可借鉴;各类文件案卷间难以建立纵向或横向联系，较难对所藏档案进行综合有效的开发和多维度利用。采用Microsoft Professional Server 2000建立项目文档服务器，但信息化手段相对落后，人员知识结构不足以支撑对档案信息资源进行深层次开发，文档利用服务仍停留在查档调档这样简单重复的工作。

3 提高项目文档管理水平的策略

3.1 建立健全项目文档管理体系

3.1.1 项目文档组织机构和职责

贯彻执行项目档案工作“三纳入”“四同步”制度，以服务项目目标为核心，旨在建立一个覆盖全面、权责明晰、运转协调、管理科学、服务高效的项目文档管理体系，在设立项目文档工作的组织机构时，将机构成员扩大到各业务部门和承接单位，使文档工作融入项目建设活动中，共同推进项目进程。项目文档管理机构共分为3层，如图1所示。

第一层是议事决策机构，由领导班子和部门经理组成，主要负责建立项目文档管理机构，赋予其明确的管理职责和权限，为项目文档工作实施提供足够的资源保障与支持。

第二层是文档管理协调机构，为综合管理部下设的资料室，对项目文档工作负总责。建立和完善项目文档管理体系，编制项目文档管理程序，对项目文件、档案和资料实行统一归口管理;协调项目文档内外管理工作;监督、检查业务部门和设计单位对项目文档管理规定的执行情况;建设和维护项目文档信息化平台。

第三层是文档工作执行层，文件整理遵循“谁形成，谁归档”的原则。①综合管理部文档员（与资料室统称“项目文档”）负责项目文函收发，各类文件的信息录入、编目、存档、保管和利用，以及成果文件印制、数字化加工、交付业主等工作;负责IED清单维护和设计图纸文件质量等级统计工作。②业务部门收集整理工作中形成的有价值的文件资料，定期向资料室归档文件。③设计承接单位按任务通知单的进度节点提交技术成果文件，对文件质量负责。

3.1.2 制定项目文档管理程序

依据国档局的DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》、公司文档管理程序，结合项目相关的管理程序和技术规定，制定了覆盖项目全周期的文档管理细则，确立了项目文件资料的分类方法、归档范围与保管期限，规定了各类文件管理相应的职责、要求和工作流程，确保归档文件的完整性、准确性、系统性、安全性。

3.1.3 重视档案人才队伍建设

档案人员的专业水平和综合素养对项目文件的过程管控和信息化建设发挥了重要作用。为了丰富文档人员的知识储备，提升档案管理水平，重视对文档人员进行专业知识培训，也包括核电基础知识、公文写作和办公应用软件实操等内容。同时，还加强与同行单位的业务交流，开拓视野、增长见识，从不同角度和侧面审视自身管理的不足，从而进一步改进和完善文档管理方法。

3.2 加强项目文件过程管控

3.2.1 项目前期

要求商务经理在合同签署后的10个工作日内完成商务文件的整理、移交工作，在一定程度上推动商务交底的进程，加快项目快速启动。对移交归档的文件设立了商务自查、计划核查、资料室检查三重关卡，重点检查合同签署全过程的记录是否收集齐全，各级审签时间有无逻辑矛盾，合同文本有无页签，电子文件与纸质文件内容是否一致等内容，有效提高了商务经理在文件质量的重视，为将来同类项目投标、报价、签约谈判等工作借鉴打下了良好的基础。

3.2.2 项目启动

①规范项目通信渠道管理。与项目业主建立通信渠道时，通信规则一般遵循业主原有的通信管理体系。在与拥有多个机组的核电业主进行通信时，为了提高项目通信的准确性、时效性，采取同一堆型、同期建设的机组对应一个单位代码的办法。

与分包商建立通信渠道时，从建立长期合作的关系考虑，规定后续所有与其合作且文件签发为同一授权人的项目，统一使用一个单位代码，再结合项目号在文函系统进行登记分发，从而节约了项目文档的收发文管理人力成本。

②实行项目收发文登记控制。为保证同一项目的信函、备忘录、工程资料单、会议纪要等收发文在公司项目文函系统被快速识别、检索和利用，方便主管领导按项目轻重缓急快速批文，便于项目经理、计划工程师及时跟踪预警项目进程，以及文件归档保管和提供利用，规定所有项目收文必须先经计划工程师确认、填写项目号，再由文档员按项目号在系统登记、分发，其对应的回文，编制者也需按项目号在系统登记拟文，这一措施在促进项目进程方面起到一定作用。

3.2.3 项目实施

①文件归档进度控制。针对项目设计任务考核点，项目文档统一规定IED清单有关文件提交日期、归档日期、交付日期的登记标准，避免各接口对时间标准的理解出现偏差而导致项目延误，如设计单位提交文件的时间是项目文档实际签收文件的时间，而不是设计成品出图的时间，因此，异地办公的设计单位要合理安排好文件编制和提交的进度，编写所进度计划应考虑邮递文件所耗费的路途时间。

交付文件的进度还受制于公司文档的数字化加工计划，因技改项目不同于在建的总包工程，成果文件交付的时效性直接影响核电现场施工，甚至是机组营运效益，因此，项目文档就此与公司文档进行沟通协调，并获得其大力支持，同意优先对项目文档提交的成品文件进行复印、扫描，以保障项目验收进度。

②文件归档质量控制。项目文件归档质量有两部分：设计质量和表观质量。表观质量是影响文件归档一次合格率的主要因素，即文件模板、图幅、格式和附着于图纸、文件的属性信息，如项目号、文件编码、版次、状态、系统号等，它是设计文件归档保管和检索利用的重要数据，是公司文档接收检查的必检事项，直接决定了后续的数字化加工、交付业主等一系列工作进程。

设计输出时，文件的表观质量校审为自校、校核两级（见图2），从接收文件的问题统计分析发现，图面错误主要源于设计者对项目设计输入的技术规定、管理程序不熟悉所導致，对此，设计管理部组织人力对其进行专题培训，由项目文档协助其记录设计成品的质量问题，加大了对设计成品质量等级统计的力度。另外，项目文档为避免文件因图面质量问题反复整改影响归档进度，将文件表观质量的所有事项内容编成一份检查列表并固化为管理程序附录，方便文件产生、移交、归档各环节进行对照查询，从而提高项目文件的归档质量。

3.2.4 完工验收

在项目收尾阶段，协助项目经理汇总项目文件清单，并配合完成文件不符合项的整改工作，包括跟踪成品提交、存档、交付加工以及编制文件传递单等工作。

3.3 提高项目文档利用服务质量

3.3.1 优化馆藏结构

把丰富馆藏内容，优化馆藏结构作为提升档案利用服务的首要任务，除了收集项目文件归档范围的档案，还应注意收集与馆藏内容相关的科技图书、期刊标准、内部出版刊物或会议资料等，起到与档案相互印证与补充的作用，辅助解决用户在查档、调档所遇到的问题。

3.3.2 建设项目档案信息系统

以项目管理和业务部门工作需求为导向，在公司文档的协作下，依托公司XQ资源管理平台，搭建了项目文档信息管理系统，有效解决了时间和空间对查阅文件的限制，不仅实现了局域办公环境下的项目文档信息集成化管理和资源共享，还实现了项目文件传递与田湾现场的同步。

系统的文件利用采用版本控制和分级管理原则，文件默认显示最新版本，用户也可通过功能区调出历史版本查阅参考;商密和内部受限文件提供条目属性检索，浏览文件内容须申请授权。现阶段，项目文档还在做数据采集、整合和属性匹配等工作，采取同步处理新增数据和逐步实现历史档案数字化的措施，优先对项目文件进行扫描、信息整合和属性匹配，使A电厂与B电厂之间、过去与现在之间的项目通过属性组合建立千丝万缕的联系（见图3），实现用户多维度查阅档案资料的愿景。

3.3.3 深度挖掘档案资源

档案开发利用不能只满足实物档案借阅和信息系统利用两种方式，还应积极发动技术人员一起开展多种形式的档案信息编研和知识服务，围绕某个选题灵活组建档案开发小组，对资源进行提炼、加工，形成形式各异的档案信息成果，如专题汇编、参考咨询服务、专职顾问服务和信息预测、用户培训服务，甚至是项目三维动态推演服务，使档案信息的核心价值转化成用户期望的知识产品，形成公司技术服务板块核心竞争力。

4 结论

随着文档管理体系的建立健全，项目文件过程管控的措施有效运用，档案利用多维度服务于用户，项目文档管理工作在项目管理中正在发挥着不可或缺的作用，成为与项目各方进行文件交互运转的枢纽和桥梁，实现了项目文件、档案的集中控制、高效运作的一体化管理，为项目目标顺利推进作出一定成绩。