通过二次验收促进新购置设备使用质量控制

南京中医药大学附属医院（江苏省中医院）设备处，江苏 南京 210029

引言

医疗设备是现代化医院固定资产投资最主要的方面之一，医疗设备的引进极大地促进了医疗业务的开展，提升了医疗技术水平，同时通过设备的运行，为医院创造出巨大的经济效益[1]。医疗设备，尤其是大型医疗设备，在为医院带来可观的经济效益的同时，如果在使用管理环节疏漏，就容易导致设备未能充分发挥其应有的作用，设备使用率低下等一系列问题[2]。建立二次验收制度是量化考核新购置设备在医院第一年使用中的各项重要指标，为设备尾款的支付提供充分的依据支持。因此，如何科学合理设置二次验收考核指标，论证和审批工作，建立健全尾款支付制度和流程，是设备管理中的又一个重要的课题。全面科学的对设备进行二次验收制度，可以全面反映设备的使用状态，使得医疗设备资源得到合理配置和有效使用，也是反映新形势下医院设备管理水平的重要标志之一[3]。

1 新购置设备二次验收的概念及影响因素

二次验收是相对于首次验收来讲的，购置新的医疗设备在预算制定之初相关科室负责人会对该设备的运行效率效益给出相应的预估（图1），能在一定的期限内收回成本达到相应的经济效益和社会效益的设备，院设备管理委员会才会批准购置，新购置设备到货后，由设备处的分管工程师、采购员、使用科室设备负责人或指定的相关人员和厂（商）家代表共同验收后，方可使用，这时的验收属于首次验收。

图1 我院医疗仪器设备申购效益预测报告

二次验收是指新购置设备到货并验收使用后一年，设备处组织相关人员会同设备供应商对该设备的使用状态、运行效率、成本效益等进行全面评估，最终确认该设备有没有达到购置的预期以及是否支付或延期支付合同约定的尾款（设备购置合同中在付款方式中一般约定：自买方验收合格之日起12个月设备使用，维修正常，无质量问题的，支付全款的10%，也就是尾款。这一条款目前普遍应用于医疗设备的支付模式）。二次验收的目的是为了杜绝临床科室盲目扩大诊疗规模所进行的不合理购置行为，以及本着契约精神履行购置合同规定的付款行为，旨在与各供应商建立良好的合作基础。目前制约二次验收正常运行的因素主要有以下几个方面。

1.1 尾款支付的意识淡薄，随意性强

医疗设备购置合同中留有10%的尾款是为了保证供应商在新设备购入后一年使用期内积极提供售后维保服务，加强与医院临床科室使用人员的沟通协作，保证该设备的正常高效的运行。尾款支付是二次验收中最重要的一个环节，然而在实际操作中，设备验收合格一年后，临床科室主任确认设备使用状态正常，财务就放款。一些人对于留存设备尾款的作用认识不足，认为支付设备尾款只是正常履行合同的一个环节，是财务行为，因此缺乏主观能动性去跟踪设备一年中的运行状况和供应商售后服务情况，支付尾款一般都是等到供应商上门催缴，才会去进行相应的运作，失去了尾款支付行为的主动性；另外由于种种原因还有的人员会拖欠供应商尾款，这极大地影响了供应商提供优质售后维保服务的积极性，对于医院设备的运行也埋下了巨大的隐患。

1.2 尾款支付的支持依据不充分

尾款支付应有充分的客观依据予以支撑。如果未按合同条款逐一论证，查验在操作培训，指导使用，维修培训，维护保养，问题响应时间，软件升级等各个方面是否按照约定，在一年中切实履行到位，就不能客观反映设备当前使用状况，如果不能保障相关问题在尾款支付前得到妥善的解决，医院和科室的利益就会因此受到损失。

1.3 尾款支付的制度和流程不完善

尾款支付流程和制度不规范，就会导致支付过程中的风险，审核和审批不健全，就会导致验收环节流于形式，不能全面地反映设备的使用状态，可能会导致尾款支付的盲目性和不合理性[4]。

1.4 设备在期初使用一年中的运行情况缺乏有效监督和评价考核机制

二次验收需要对设备在使用、管理方面的一些考核指标进行评估，可以通过信息反馈以及分析评价，对科室设备在一年使用的效益进行量化考核，可以考验科室对预算执行的效果，通过与各科室的目标，责任挂钩，形成闭环式的预算执行责任体系，不仅能促进科室对设备日常使用的管控，还能强化科室预算执行的意识，同时实现设备管理部门对设备使用的监管，有的放矢的配合科室制定策略，保障和提升设备的使用率，调动和激发临床设备使用的积极性[5]，而目前对于新购置设备一年内的运行情况没有做到有效的监督和评价。

2 我院在新购置设备二次验收制度方面的探索

我院在总结近年来在新购置设备管理过程中存在的问题的基础上，结合兄弟医院的经验，建立二次验收制度并强化落实，在验收的同时着重设备使用的量化考核分析，探索通过标准化的二次验收制度和流程，促进科室提高设备的高效使用意识，加强分管工程师对设备使用过程的监督和管理，推进设备精细化管理目标。主要有以下几个方面的探索。

2.1 组织人员，明确分工，制定二次验收各项指标体系

我院设计的设备二次验收报告的表单（图2）中，明确设立了参与验收人员以及各人员具体验收指标[6]。参与二次验收人员包括使用科室人员与设备处工程人员。将该报表做成鱼骨图，如图3所示。

图2 我院医疗设备二次验收报告表单

图3 我院二次验收报告表单鱼骨图

使用科室的二次验收部分，主要考核使用环节的各项指标是否达标，明确设备的使用培训是否达到合同约定要求（需提供培训的证明材料，包括培训相关事项的明细记录，参加培训人员的签名，培训考核结果等）；设备的关键技术指标是否达到购置时的需求，有无偏离；提供科室目前可以熟练掌握设备使用的人员明细；设备在使用过程中出现过何种使用问题，是否解决，解决的时间和过程记录，目前设备在使用过程中还是否存在问题，分别是什么问题等。

设备处的二次验收部分，主要明确设备维护和保养方面各项指标是否达标，明确设备在一年使用过程中保养频率和保养内容以及其他服务是否达到合同约定要求；设备在发生故障时候的响应速度是否符合合同约定要求；设备在一年中故障发生的次数，原因，解决问题的过程和周期等。

将各条目与合同中对应条款中的约定内容进行比较核对，相关内容需要用数据支持。以上设备在一年运行中出现过的问题，相关服务不满意的地方以及未达标的项目，均需提供供应商以及院方双方签字确认的证据支持，一方面以明确各方的责任，另一方面，用于针对性的探讨和提出解决问题的方案，限期进行整改[7]。

2.2 完善二次验收的制度和流程

新购置设备到货至首次验收合格使用一年后，由财务处依据系统的提示，生成二次验收报告表单，列明具体设备名称，使用科室以及设备期初到货安装验收时间，请示设备处办理二次验收。

设备处按照责任区的划分，把二次验收单分派给相关分管工程师，工程师联系并提请相关科室主任做设备使用方面的二次验收。科室主任和设备处分管工程师对应设备二次验收表单中的各项指标做勾选在，需要说明之处也要给出相应的佐证材料。

只有使用科室与设备处的考核结果均显示设备在一年使用过程中各项指标正常，供应商在各方面均按照合同的约定完成规定的义务，验收意见均合格，经过设备处领导和分管院长审批同意后，财务处方予以支付尾款[8]。

二次验收未通过，如果是产品质量方面问题，经过第三方鉴定，技术指标达不到招标要求，参照合同条款做退货或者换货处理；如果是供应商其他服务条款未到达合同要求方面问题，则使用科室与设备处共同研究方案，明确具体需求，提请供应商限期整改解决，供应商提出具体方案，并由三方共同签字确认整改时间和内容要求，整改期结束，问题妥善解决则再次办理二次验收手续，若整改达不到要求，则三方共同协商解决方案，可以采取不支付尾款，部分支付尾款，或采取其他方式解决问题等提案，提请院设备管理委员会审批[9]。具体流程图，见图4。

2.3 量化考核新购置设备运行状况指标

为加强科室设备充分高效合理使用的意识，加强和督促科室提高设备使用率，以期达到相应的经济效益和社会效益，二次验收环节中设置了设备效益考核指标[10]（图5）。

设备在申购论证阶段，使用科室填写了设备效益预测分析表，参考物价，材料成本，月检查人次，检查指标比重等指标，设备处与计财处核实后，依据统计算法计算出设备的盈亏人次，投资回收期和每月经济指标等[11]。

图4 我院二次验收流程图

图5 我院新购置医疗设备效益追踪报告

通过调取设备一年使用过程中的收费收据，可以实现设备实际使用效益的追踪考核。通过统计包括使用人次数，一年内设备实际产生的经济收益，与期初填报设备申购申请时的对比，分析评价科室对新设备的使用效率是否达到预期值[12]。

将图5的结果与图1进行对比可以直观显示预测值与实际值之间的差异，从而考核设备在一年中使用效率和经济效益是否已经达到了预期。若设备实际效益低于预期值的15%，科室须做具体原因的分析和阐述，是预算估计过于乐观还是实际情况发生变化导致目标值产生差异，并提出具体的举措，必要时由设备处与科室一起，找到解决问题的对策和方法。继续使用半年后，由设备处和计财处继续进行设备效益考核，如果无特殊原因，情况依然得不到改善，则由设备管理部门权衡是否通过调拨或者设备共享的方式提高以保障和提高设备使用率并报院设备管理委员会通过。在来年的设备预算申报工作中做通报，该科室申购设备在立项评分表中对相应分值进行扣除。比如说图1中本院某科室提出需购置一台三维超声成像系统，在做效益预测时，科主任估计该设备能在55个月内收回成本，设备购入后，一年后我们进行二次验收时，发现该设备由于科室人员配备不到位（图5），导致该设备使用率低，全年仅使用22次，收入7458元，使用率极低，完全没有达到效益预期。最终该设备调拨给超声医学科供全院使用，该科室在来年的立项评分表中相应的分值被完全扣除。

如果设备实际效益高于预期值的15%，科室采取积极有效的方式推动设备使用率，且方法有借鉴性，普遍性，则通过宣传和引导其他科室促进共同进步，在来年的设备预算申报工作中，该科室申购设备在立项评分表中对相应分值进行加分。

按照这一指标目前已在50万元以上设备的二次验收环节中得以实现（图6），将图6可视化后即为图7图中的效益百分比是与设备申购时的预期效益比较，并考虑逐步调整至20万元以上设备。

图6 我院新购置50万元以上设备二次验收后效益追踪表

图7 我院新购置50万元以上设备二次验收后效益追踪图

从上面的图表中可以看出，二次验收后，一些效益较好的设备依旧保持很好的效益，一些效益较差的设备得到了较好的提升，不过有些设备的效益依旧与申购时的效益预期相距甚远，达不到预期的目标，这些设备我们就要考虑在全院范围内调剂或者报院设备管理委员会处置。

通过在二次验收强化对设备的效益追踪考核，以考核结果为依据影响科室新设备的引进工作，形成一个闭环体系，既提高了科室科学制定设备采购预算的意识，同时促进科室在实践过程中不断提高管理水平，采取积极有效的办法保障和提高设备使用率[13]。

3 讨论

在对设备进行的二次验收工作中，我们着重对制度进行梳理，在量化指标的基础上进行了补充和完善，对使用科室的申购行为和使用率进行规范，对设备供应商的设备质量和售后服务都进行了再次验证，保证了新购置设备的高效运行[14]，也和供应商建立起良好的合作基础。从临床科室与医院管理层的反馈来看，这些举措积极有效的保障了设备尾款支付的科学性，合理性，规范性，提高了临设备使用管理的能力和水平，同时以二次验收结果为导向，提升了临床科室对科学合理的编制设备预算重要性的认识[15]，总的来说，对于医疗设备管理部门有如下几点借鉴意义：① 通过规范二次验收流程，提高了设备处对临床科室设备购置和运行的监管，保证了医院资产运行的效率；② 二次验收对供应商全面履行合同义务进行评估，对于供货质量合格，售后服务质量优异的供应商，及时支付尾款，与供应商建立起诚信互利的合作基础，对于后续设备的购置也有借鉴意义；③ 我院制定的二次验收流程增加了设备处人员对设备运行相关指标的考核内容，调动了工程师主观能动性，提高其管理参与设备使用和管理的意识，发挥设备处在设备监管方面的职责，强化使用和管理互联互通，共同推动和促进设备科学有效的使用。

总之，二次验收的制度用数据来说话，真实全面地反映了新购置设备在一年的使用过程中的使用，维护，效益等情况，对于支付设备尾款提供了规范，公平和科学的依据，同时也提升了设备处对设备精细化管理的水平，实现了设备管理有据，过程有序，措施有力，有效把控了设备全生命周期管理的开局[16]。