公务即时信息归档管理研究——以昆明医科大学为例

■ 王 媛

随着科技的进步，信息技术的发展，网络和社交媒体因其突出的交互性、时效性、精准性等特点，成为了政府、企事业单位、社会组织等各类机构开展业务、服务社会的重要工具。目前，几乎每一个正规机构都设有自己的网站，微信公众号或微博等网络媒体平台，并通过这些平台为公众传递信息、提供服务。这些信息具有真实性、数字性、即时性、可靠性、可用性、全面性、多样性等特点，能及时完整地反映主体单位的公务情况，我们姑且将这部分信息界定为“公务即时信息”并加以规范的归档管理。

一、公务即时信息概念

本文中的公务即时信息是指：国家机构、企事业单位或社会组织在公务活动中，基于互联网和信息技术的发展，运用网页、微博、微信等新媒体平台，以电子数码信息的形式，即时向公众传递公务活动情况的具有保存价值的历史记录。

二、公务即时信息归档管理

（一）公务即时信息的分类

1.分类定义：指信息发布主体为达到收集、保管和利用的目的，按照信息来源、内容、发布平台及管理者等，按一定的结构体系，对信息进行分门别类管理的活动。

2.分类原则：

（1）系统性：公务即时信息可按照来源、内容、发布平台及管理者等排列顺序予以系统化，从而形成合理的分类管理体系。

（2）可扩充性：公务即时信息是实时更新，实时收集的，在分类时要满足不断增加和变化的需要。

（3）兼容性：公务即时信息的分类必须与相关系统协调一致，当涉及一个或几个其他系统时，信息类目的设置上应尽可能与有关标准取得一致。

（4）实用性：公务即时信息的分类要从日后查阅利用的角度出发，是整个档案管理体系中的重要组成部分，在分类之初就达到系统最优化。

3.分类方法：

（1）按公务即时信息的来源可分为：网页公务即时信息、微信公务即时信息和微博公务即时信息等。

（2）按公务即时信息的形式可分为：文字类、图片类、视频类、复合类公务即时信息。其中，复合类公务即时信息内容不仅包含文字，还可穿插图片、视频等表现形式。

（3）按公务即时信息的内容可分为：新闻通知类、展览展示类、相关转载类、知识普及类、直播链接类等。

（4）按公务即时信息的管理者可分为：发布主体管理者和发布平台管理者等。

（二）公务即时信息的获取

1.获取定义及内容：指信息发布主体以保存利用为目的对发布在自己官方网站和微信、微博等新媒体平台上的数码电子公务信息进行收集的活动。包括品牌形象的推广、信息政策的公开、新闻发布、产品信息、传播企业文化、发布官方联系方式、客户服务、网上销售等内容。（以GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》等规范为执行标准。）

2.获取原则：

（1）目的性：公务即时信息的获取收集、归档管理，就是为了反映发布主体的重大事项和发展历程，留住发布主体“记忆”，在获取时要以此为目的进行操作。

（2）原始准确性：公务即时信息是发布主体公务活动的体现，是与文书档案相一致的数码电子档案信息，必须保持其原始准确性。

（3）系统性：公务即时信息可以以发布平台、发布时间、发布主体、信息形式等为内容系统性获取，以实现系统管理、系统存储和系统利用。

（4）时效性：公务即时信息是发布主体公务活动的实时体现，是重大事项及时刻工作的记录，具有很强的“即时性”，在获取的过程中要注意发布主体的发布时间，及时获取，体现时效性。

（5）全面性：为保证公务即时信息的完整性，获取信息时应当本着“先获取，再鉴定，后归档”的原则全面进行操作。

3.获取方法：以官网网站为平台发布的公务即时信息，根据网站的设计和编码，通过网络技术按照一定的规则，自动获取网页数据并使用相关软件技术解析后进行保存。以微博、微信公众号为平台发布的公务即时信息需要与平台接口对接后，采用信息源推送的方式进行信息数据获取归档。

4.获取时间：为体现公务即时信息“即时性”的特点，避免信息积压及网络平台的安全性问题，归档单位应当在官网和新媒体平台上发布信息的24 小时内对信息进行获取并归档管理，也可根据需要自行设置获取时间。

（三）公务即时信息的鉴定

1.鉴定的目的：信息发布主体应当以公务即时信息能充分反映本单位主体业务和历史发展为目的进行鉴定。对于获取的包括天气预报、小笑话、智力问答等内容，可以舍弃。所以，在公务即时信息获取后，要对所获取的全部信息进行逐一鉴定，将有价值的公务即时信息进行归档管理。

2.鉴定原则：

（1）真实性：公务即时信息一定是能真实客观实际展现公务主体“记忆”的信息。

（2）价值性：公务即时信息根据发布主体的不同种类繁多，国家机构偏重于法律法规的颁布宣传实施、事业单位偏重于业务科研工作、企业偏重于产品介绍推广、社会组织偏重于大众服务等，信息应区分内容主次，判断发布主体的主业进行有价值的信息鉴定。

（3）全面性：要全面把握被鉴定公务信息与其他档案的联系，不能孤立地判断单份文件的保存价值。要全面地预测社会对公务信息利用的需要。既要考虑本单位的需要，也要考虑社会需要，既要考虑当前的需要，也要考虑长远需要。

（4）不重复：对于既在官网上发布，又在微博、微信公众号上发布的同一条信息，或发布主体已经通过其他系统及其他渠道同步归档的信息，本着“档案不重复归档”的原则，就不再进行归档。

3.鉴定标准：

（1）职能标准：要保存对归档主体职能起凭证、评价作用的以及能够证明其存在、发展、主要职能和基本历史面貌的公务即时信息。

（2）来源标准：以归档主体形成的公务即时信息为重点，外单位形成的公务即时信息涉及本单位的根据日后是否具有查考利用价值为标准鉴定。

（3）内容标准：注重公务即时信息内容的重要性和独一性。主要看它的重要程度如何，对方针政策性的、重大事件的、主要职能的、反映全面和全局工作的、典型的基础数据、基础材料和重大事件信息都要进行归档。

4.鉴定方法：

（1）全面审阅法：将所有通过官网和新媒体公众平台获取的公务即时信息逐一进行阅读、审查，鉴定出有价值的能反映发布主体主要业务活动和历史发展的信息。

（2）目录检索法：被获取的公务即时信息是以数码电子文件的形式存在，获取的标题与发布的原文标题相同，可以采用目录检索法，将重复的文件放弃，进行单份归档。

（四）公务即时信息的编号

1.编号原则：

以DA/T13-1994《档号编制规则》为基础，结合公务即时信息的特点和属性制定原则如下：

（1）直观性：公务即时信息的编号应当直观地体现公务信息的年度、种类、来源、存储期限、排列等信息，使查阅利用者在看到编号时，就能清晰地理解公务即时信息的基本属性特征。

（2）唯一性：随着科技的进步，以网络传播公务信息的方式一定会被更多的单位、部门所接受和使用，公务即时信息的归档数量会成几何倍的增长，所以在编号之初就要考虑到，每一条信息都应当是唯一的，不可重复的。

（3）简短性：因公务即时信息数量庞大，每个信息都有一个唯一的编号，在计算机存储中会占用大量的空间，编号时要简单明了，能体现信息的基本属性即可。

（4）可扩充性：目前公务即时信息主要有官方网站信息和微博、微信公众号平台等信息，未来，随着网络平台的增多，会有更多的公务办公、传播平台出现，在公务信息归档编号之初就要留有可以扩充编制的可能性，为日后的发展留有空间。

2.编号方案：

（1）时间优先法：公务即时信息采用“年度-来源-责任者-保管期限-件号”的编制方法。即把信息产生的时间排在首位，把信息发布平台，即来源排在第二位（网页、微信、微博等），把信息产生的部门，比如政府、医院、工厂及其下属部门（可根据各单位需要，自行编号）排在第三位，保管期限可分为永久（Y）长期（C）短期（D）排在第四位，最后将件号按升序排在第五位。

例如：昆明医科大学就采用“时间优先法”的编号方案，对学校的公务即时信息进行了编号：

一级类目标识公务即时信息发布的年份，二级类目按公务即时信息的来源平台进行分类，用平台名称的汉语拼音首字母作为类名。一方面因为网页和微信公众号的管理技术不同，另一方面满足未来公务即时信息发布平台的拓展性。三级类目按公务即时信息产生的部门进行分类，每个产生部门用一个三位数的数字编号进行标识。四级类目为公务即时信息的保管期限。最后一级类目为公务即时信息档案的件号。

网页示例：“WY”指网页平台的公务即时信息，意思为“网页”，“111”为宣传部的代码，“y”为保管期限“永久”，最后是件号。因此，档号为2018-WY-111-Y-1的公务即时信息档案为：2018年学校宣传部网页上归档的第1件公务即时信息档案。

微信公众平台示例：“WX”指微信公众平台的公务即时信息，“111”为宣传部的代码，因此，档号为2018-WX-111-Y-1的公务即时信息档案为2018年学校宣传部开设的微信公众号上归档的第1件档案。

此方法的优势是，在查找利用信息时，可根据信息发生的时间专项查找，不必海量查找，劣势是，如果有新的信息发布平台出现，不能够专门、直观地体现。

（2）来源优先法：即公务即时信息采用“来源-年度-责任者-保管期限-件号”的编制方法。此方法的优势是，如果有新的信息发布平台出现，直接增加新平台的编号即可，能直观、快捷地体现信息来源。劣势是，在查找利用信息时，如果根据信息发生的时间查找，需查多个平台信息，不够便捷。

（五）公务即时信息的归档

1.归档定义：公务即时信息归档是指国家机构、企事业单位和社会组织的档案管理部门，通过相关软件的设计和使用，将本单位发布在官方网站和新媒体平台上的公务信息通过获取、分类、鉴定后，将具有档案价值的以电子形态存在的信息进行归档管理的过程，是数据由普通文件转为档案的标志。归档工作以DA/T 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》为准则和基础实施。

2.归档原则：

（1）纳入总体：公务即时信息归档工作应纳入单位信息化建设规划，与其他档案相同，技术与管理并重，便于利用和安全可靠原则。

（2）集中管理：公务即时信息实施全程和集中管理，确保信息的真实性、可靠性、完整性与可用性。

（3）职责明确：应建立严格的公务即时信息管理制度，明确发布信息、审查信息、收集归档信息、管理信息、利用信息等部门的职责与分工。

（4）内容清晰：明确以电子数码形式存在的，不同来源的公务即时信息及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。

（5）监管到位：按规范的工作程序，采取必要的手段，对公务即时信息档案管理全过程实施监控。

（6）存储安全：公务即时信息档案应使用安全的网络和离线存储介质实施从发布、获取、归档、利用等一系列管理。

3.归档整理方法：

（1）单套制：首先，由于公务即时信息的整个生命周期都在网络中进行，到归档阶段再制作纸质版进行归档，势必造成很大的工作量及很大的资源浪费；其次，在信息技术和信息系统高速发展的今天，利用网络和电脑终端对公务即时信息进行归档管理，已经能满足公务即时信息的利用需求，不仅如此，信息系统所具备的检索和数据统计等功能，能更好地改善档案用户的使用体验，所以公务即时信息采用“单套制”归档即可。

（2）在线归，离线管：公务即时信息从发布之初就以互联网为依托进行发布、展示、获取、鉴定、分类、编号、归档、统计和利用等，在生成有独立唯一档号的档案后，为保证数据的安全性、可靠性，应根据电子档案管理相关规范进行数据导出备份，进行离线管理。

（3）保管期限：公务即时信息的保管期限可分为永久、定期30年和10年三种，根据具体信息内容进行判断划分。

4.归档接口：公务即时信息应结合本单位业务及网络运行实际情况选择但不限于以下三种接口进行归档：

（1）Webservice 归档接口

（2）中间数据库归档接口

（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构

5.归档格式：公务即时信息档案是电子档案的一个重要组成部分，其电子文件和电子文件元数据归档格式严格按照中华人民共和国《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016中的标准进行归档管理。

（六）公务即时信息档案统计

1.统计原则：公务即时信息应当采取“归档即时统计法”进行相关数据统计，即在归档的同时就进行统计的原则，以便发布主体时时掌握网络信息动态，为快速利用信息，为领导决策提供参考。

2.统计方法：公务即时信息档案应当按照档案统计年报的要求及本单位实际需要进行统计。可按照年度、来源、保管期限、形成主体、归档格式、件号、大小、利用人次、下载情况等多要素进行统计。

（七）公务即时信息档案导出备份

1.导出备份定义：归档主体，通过相关软件，将自己在官网、新媒体平台上发布的公务信息即时进行在线归档后，按照相关标准，从网络在线系统软件上将所有信息导出备份进行离线存储和管理的过程。以ISO 13008：2012《数字档案转换和迁移过程》和GB/T 20988-2007《信息安全技术信息系统恢复规范》等相关规范为基础实施公务即时信息导出备份工作。

2.导出备份原则：

（1）真实完整：公务即时信息档案在数据导出的全过程中要确保数据的真实、可靠与完整，其档案信息内容，结构、背景信息等数据要与在线软件管理的信息数据相一致。

（2）导出备份时间：公务即时信息发布主体将公务信息即时进行在线归档后，应根据各自信息量的多少，不小于30 天的周期内，进行导出备份管理。

（3）与元数据同导出、同备份：参照GB/T 26163.1-2010《信息与文献 信息元数据原则》，公务即时信息在离线导出备份时，要将信息数据与元数据一同导出备份，分别存储。

（4）原始数据留存：公务即时信息的导出备份，是为了保证信息数据和其元数据的离线安全管理，为便于统计、查阅利用，应对网络在线管理软件中的原始数据继续留存使用。

（5）确保安全：公务即时信息在导出备份的过程中，全程参照ISO 13008-2012 等相关电子档案转换、迁移等相关标准执行，确保程序规范，数据安全。

（八）公务即时信息档案的存储

1.存储原则：

（1）设备达标：公务即时信息档案管理主体应为公务即时信息档案及其元数据的存储配备与电子档案系统相适应的、达到应用标准的在线和离线存储设备。

（2）集中有序：归档主体应依据档号等标识符构成要素，在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储公务即时信息档案及其组件，并在元数据中记录数据的存储路径一并保存。

（3）定期检查：公务即时信息档案在线管理系统和离线管理数据都要定期扫描，诊断服务器、硬、磁盘等设备，发现问题及时处理。

2.存储格式：以DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式要求》为执行标准，保证公务即时信息档案的完整和不可更改性。信息数据，包括纯文档信息、文档图片混合信息和纯图片信息都采用PDF的格式进行存储。所有信息目录使用Excel 表格进行管理存储。

3.存储介质：为确保公务即时信息档案数据的安全，应采取光盘、裸硬盘、云端空间等多介质存储，如条件许可应实现存储介质的异地存放。

（九）公务即时信息档案的利用

1.利用原则：

（1）广泛性：公务即时信息档案来自于公务单位对外发布信息的平台，比如官网、微博和微信公众号等，所发布的信息都是经过审核批准的，没有密级限制，具有公开性，所以在查阅利用的时候，它与其他档案不同，不会受到相关查阅审批制度、程序和范围的约束，所有使用者都可以查阅利用，具有广泛性。

（2）便利性：公务即时信息档案是以电子文件形式存在的档案信息，在查阅利用时，只要输入相关联的关键词或字，即可很快地查阅到信息，并且可通过下载、复制等方式使用，具有极强的便利性。

2.利用方法：可通过网络在线展示和离线查阅等方法，采用关键词、字、档号、发布单位、发布时间等条件进行检索，为广大利用者提供阅览、下载和复制服务。

综上所述：公务即时信息的归档管理流程主要有：分类信息、获取信息、鉴定信息、信息编号、信息归档、信息统计、信息导出、信息存储和信息利用等九个步骤。国家机构、企事业单位和社会组织等部门，通过以上九个步骤基本可以将本单位的公务即时信息进行及时完整的归档管理。昆明医科大学通过此流程及专用系统软件至2020年2月底已归档学校网页公务即时信息档案6506件，微信公众号公务即时信息档案1468件，基本实现了对此类信息的规范安全科学管理。