论公共关系管理中的办公室接待工作

李琪

摘要：办公室接待工作是企业经营活动组成的重要部分，是展示企业形象、体现水平、彰显实力的工作。本文围绕如何进一步落实好中央“八项规定”精神，满足公司高质量发展的需要，有效解决好新形势下办公室接待工作面临的新情况、新问题，做好公共关系管理中的办公室接待工作展开论述。

关键词：接待工作;重要性;创新

对于办公室接待工作，主要是开展公务活动工作过程中对来访者开展的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动，在企业经营活动中是非常重要的组成。自从党的十八大召开以来，为了能够对中央“八项规定”精神进行严格贯彻和落实，党中央对于国内公务接待管理出台了一系列举措，坚决杜绝公务接待中的违规违纪现象。现阶段公司发展已经进入高质量发展快车道，如何进一步解决公司办公室接待工作面临的新情况、新问题，推动接待工作向规范化、良性化方向发展，实现落实上级接待规定与提升接待效果的“双赢”，是摆在我们面前的重要课题。

一、公共关系管理概念

现代企业公共管理有两方面的内容，即企业的内部公共关系管理和企业的外部公共关系管理。其中，企业内部的公共关系的基础是保证企业目标的有效实现。而企业外部公共关系是以企业信誉和形象为主导的，需要处理好外部环境中的各种关系，比如与合作伙伴之间的关系、一些相关政府职能部门的关系、各種媒体之间的关系以及和消费群体之间的关系等。

二、提高办公室接待工作的举措

（一）提高对接待工作重要性的认识

办公室接待工作是体现企业文化、企业形象的重要表现，同时通过接待工作也能够将企业知名度、美誉度有积极地作用，能够显著扩大企业的影响了。对于办公室接待工作，企业应该提高接待工作重要性的认识，将优秀的企业文化展示在社会大众面前，体现出企业良好的综合管理水平。利用好办公室接待工作，加强与各协作单位的沟通和联系，将企业对外影响力进一步扩大，帮助企业实现更好发展。

（二）建章立制，实现接待工作规范化运作

近年来，随着公司市场化改革的不断深入，接待活动日益增多，而接待工作处处涉及资金费用、体现管理水平，就必须在严格落实中央“八项规定”精神的前提下，不断完善公司相关制度，加以控制和规范，只有这样才能确保接待工作的效果。

按照公司运营管理体系建设要求，我们先后制定了《公共关系管理规定》《国内公务、商务接待管理实施细则》《外宾来访接待管理实施细则》《接待活动标准指导手册》等管理制度，规范接待要求，明确工作标准，加强过程管控，推进规范管理，切实提高了接待工作水平，杜绝了公务接待中的各种违规违纪现象，更好地为公司科研生产经营服务。

（三）与时俱进，实现接待工作规模化运作

对于接待工作来讲，它是一个复杂、系统的工程，其中涉及到诸多环节也存在着许多变化。接待工作中任何一个关键点出现了披露，将对接待整体效果有着不良影响。所以，要求建立起完善的接待资源网络和团队协助网络，为做好接待工作、确保接待效果提供重要的基础。

首先，对内外资源进行梳理形成一个便捷、实用的资源网络体系。企业在发展过程中会积累许多接待资源，作为办公室接待工作人员要求对这些内外资源进行梳理，形成一个行业内外两种接待资源体系，利用好资源体系来开展接待工作。同时，要因时、因需、因人地制定针对性强的接待方案，方便满足各种层次、各种需求、各种行业的来宾。

其次，将内外力量有效融合形成一个流畅、高效的团队网络体系。作为“中国的飞机城”，阎良聚集着许多重量级的企事业单位。因此，在开展办公室接待工作过程中，要对特色资源和发展环境进行正确认识和准确把握，对接待工作的要求能够了然于胸，将优势互补、资源共享充分发挥出来，与兄弟单位办公室建立互相支持、互相协作的工作伙伴关系，通过形成多位一体的接待团队来应对重大接待事项，做好上下贯通、协调一致、共同策划、协同组织来形成更大范围的“大接待”工作局面。

（四）追求精品，实现接待工作品牌化运作

对于办公室接待工作，实现品牌化运作是对其的提炼、升华，对于公司精神风貌、企业文化、外在形象是最直接的体现。对于接待工作品牌化运作，精品服务的打造重点从以下三个方面来进行：

一是业务精品化。我们制定了《公司参观路线指导手册》和《接待活动标准指导手册》，通过划分不同的接待参观路线，实行接待标准分级管理，推进接待工作规范化、精准化。及时根据来宾提供的信息，掌握此次来访具体目的、具体要求，制定出详细、条理的接待方案，保证各个环节的接待工作能够有序衔接，借助接待工作点检表保证有序性、稳定性和连续性推进工作进程。同时，针对重要接待中的不确定因素，实行预案式管理，做到应变有序、运转高效。针对大型会议、重要接待制作会议接待手册，努力打造精品服务，追求接待业务精品化。

二是规格精品化。推行VIP接待模式，根据来宾工作任务和职务级别，实施分级接待方案，通过对接待标准、参观路线、接待引导、保密保卫等方面精心设计，实现接待规格精品化。

三是文化精品化。通过在接待工作中融入公司简介，播放宣传片，观看展厅，赠送特色纪念品，将公司文化融入到接待工作全过程，宣传公司形象，展示文化底蕴。

三、结束语

通过健全完善公共关系管理体系，细化接待工作标准，实施精细化操作，推进规范化、品牌化运作，在继承中不断创新，推动接待工作制度化、程序化和专业化发展，更好地履行部门综合保障职能，为公司科研生产经营服务。

参考文献：

[1]梁艳霞，提升国有企业办公室工作人员素质之我见[J].职业时空，2009，6（8）：18-19.