如何提高办公室档案管理效率探讨

杜建平

摘要：档案随着时间的积累，会给我们的工作带来非常具有参考价值的重要意义。随着社会的进步与发展，办公室档案数量内容也不断增加，它在各企事业单位中的地位也逐渐提升。在21世纪我国已经步入信息化时代，各种信息技术得到突飞猛进的发展，并且被广泛地应用到新时期的办公室档案管理工作中来。因此，本文将针对以信息技术为基础，如何提高新时代办公室档案管理效率进行探讨。

关键词：办公室档案管理;信息技术;效率;探讨

在新时期，各事业单位与企业单位不仅仅要注重自身的经济发展，还要重视单位办公室档案管理工作，为单位的发展提供保障，为我国经济可持续性发展奠定基础。而信息化时代的到来，极大地提高办公室档案工作效率，使办公室档案管理工作变得更加高效、有序，并且使办公室档案得到了合理的保存与利用，为各企事业单位的发展起到了积极地影响。

一、建立完善的办公室档案管理制度

建立完善的办公室档案管理制度，让办公室档案管理工作变得有据可依，使其更具规范化、有序化、统一化。在完善办公室档案管理制度的过程中，要以《档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为基础，切实将档案管理工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入各项工作流程中，规范各项工作流程，并将档案管理理念进行落实与贯穿[1]。

二、加强办公室档案工作的重视程度

受到传统办公室档案管理工作的影响，大部分企事业单位一直将奉行“经济至上、利益至上”的原则，没有过多地重视办公室档案管理工作，不了解档案管理对企业发展的重要性。而加强办公室档案管理工作的重视程度，是保证办公室档案管理工作在新时期的背景下进行转变的根本。这就需要加强各企事业单位管理者对办公室档案管理工作的认知，使其充分地了解到办公室档案管理工作，对企业发展的重要性。让其认识到办公室档案管理工作，不仅在可以作为企业的知识储备库，同时还可以为企事业单位的领导者指明工作与发展的方向，为企业事业单位的可持续性发展提供依据。并从根本上认识到“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”[2]。因此，各企事业单位管理者要加强对办公室档案工作的重视程度，积极地推动与加强各企事业单位的办公室档案管理工作的变革，为己方企业的经济发展做出贡献。

三、构建高效的办公室档案管理系统

（一）构建办公室档案管理信息系统

随着信息化时代带来的，将信息技术应用到办公室档案管理工作中，能有提升工作质量与工作效率。各企事业单位要增加基础设施建设、购置配套科学设备，推动己方办公室档案管理工作地开展，保证办公室档案信息的安全性。同时办公室档案管理员要不断地完善己方企业的档案管理信息数据库，并根据己方企业的实际需求与发展现状，及时地对办公室档案信息管理系统进行调整，使办公室档案管理工作能得到正确的数据支持，保证办公室档案文件的正确性与合理性。应用信息技术构建高效的办公室档案管理系统，可以将办公室档案管理的信息检索工作进行优化，减少传统模式中档案信息的查找难度，从而提升办公室档案信息查找的工作效率，发挥出新时期背景下的办公室信息档案管理优势。同时应用信息技术，还可以为己方企业的办公室档案管理系统设置防火墙，增加企事业单位的档案安全性。在信息技术的应用下，实现了办公室档案文件的信息共享，为工作人员在应用办公室档案信息时，带来了便捷，有效地促進了己方企事业单位的稳定发展[3]。

（二）办公室档案管理系统的注意事项

在进行办公室档案管理的过程中，要按照各级机关单位内部下发的文件进行项目、层次的分类。并在档案盒上进行标明，在档案盒中要有该卷的大纲目录。并将其按照时间或项目的类型进行整理，将其有顺序的摆放在档案柜中，方便在工作中的查阅。电子档案材料的整理，要特别注意将影音资料、电子文档、佐证等材料进行整理。并在电子档案材料整理过程中，也要将其按照层次进行分类排序，方便日后的查阅，并且要定期升级与优化办公室档案信息管理系统。同时在进行办公室档案整理的过程中，要注意档案字体的工整，墨水颜色的正确使用，提高档案的利用率。并且在今进行办公室档案管理的过程中，至少要有两名工作人员共同进行工作，使其在工作中互相监督与约束。对重要档案进行加密处理，一旦发生档案泄露要将责任落实到相关的管理人员，促进办公室档案管理工作的有序进行。

四、提高办公室档案管理人员的素质

企业内部要定期的组织档案管理员进行学习，不断地提高办公室档案管理人员的素质。并鼓励他们进行自主学习，构建一个档案员绩效考评制度，为其建立终生学习的观念，使其努力学习、精通技能、积累工作经验，为提高办公室档案管理专业能力奠定基础[4]。各企事业单位也要组织档案管理员进行计算机、互联网等技能培训，拓宽办公室档案管理员的视野，构建完整的知识体系。近而创建科学的、合理的、便捷的企业办公室档案管理信息系统，使办公室档案分类更明确，检索工作更便捷，降低档案管理的错误率。再不断地提高办公室档案管理人员的素质过程中，使档案管理员的各方面能力得到不断地提升，使其在工作中能根据己方企业的发展现状，进行合理的工作调整，并通过信息技术制定办公室档案管理文件电子模板。将档案管理的信息检索工作进行优化，减少传统模式中档案信息的查找难度，发挥出新时期背景下办公室档案信息管理的优势，提高办公室档案管理效率。

五、结束语

以信息技术为基础，提高新时期办公室档案管理工作的效率，不仅减轻了办公室档案管理工作人员的工作任务，同时还增加了办公室档案使用的便捷性。实现信息化档案管理与传统办公室档案管理的融合，有效地推动了各企事业单位的经济发展。

参考文献：

[1]林薇.提升医院办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2019（03）：128.

[2]伍国旗.探讨如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2019（10）：114.

[3]黄雁.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].现代国企研究，2018（06）：134.

[4]郜惠子.探讨新形势下如何提高医院行政档案管理的工作效率[J].临床医药实践，2018，27（08）：639-640.