投标报价数据库在投标报价文件编写中的应用

王志利

(中交第三公路工程局有限公司第四工程分公司，重庆 404100)

0 前 言

投标是获得项目的主要途径，投标书的质量及效率决定了中标的概率及招标相应速度，为提高企业收益，招标人员要不断创新投标报价方式，充分利用现有资源和技术，促进投标报价文件准备效率及质量的提升。

1 高质量投标报价文件的必备要素

1.1 完整准确的投标文件内容

通常情况下，投标文件的内容包括投标人授权委托书、投标函、开标一览表、产品方案及详情、投标报价、技术及商务完整准确应答、投标人资信证明、招标文件及要求的其他文件。投标文件应该与招标文件中要求出示的相关内容以及需求相对应，招标文件内提出的实质性响应也要做出有效应答。尤其是在评标办法中明确的投标文件初审时所需的资信证明类文件缺一不可，并且需要满足招标文件要求。

1.2 投标文件中应明确体现自身优势

投标方要在投标文件中明确表示出自身所具备的用于项目中的优势，充分表现出综合实力，例如一些能够利用自身技术优势推动项目进行、提升工程质量、缩短工期的能力，同时优于其他竞争对手的项目文件、协议、案例等。同时投标方也可在文件中体现出获得成就、市场占有率等数据并附于投标文件中，同时做好一系列方案规划，还要体现出企业发展的长久性，项目有长期保障，向招标方的评标人员展示企业规模、企业能力，给招标人充分的安全感、信任感。

1.3 科学、合理且有优势的投标报价

在进行投、招标时，投标的价格应充分参考国内外市场行情并结合自身产品技术、成本及其他投入等要素，科学合理地定价，同时对竞争企业的投标报价进行预估。合格的投标价格应该在成本的基础上适当增加利润，同时保证总价低于市场平均价格，结合预估的对手底价制定底价。

1.4 规范投标文件写作格式

在制作投标文件时，要求标书撰写人员在书写时注重语言规范、格式标准。投标文件有固定的写作格式，在编写时要注意文件内容通俗易懂、用词规范且要符合招标文件规定。投标文件需要周密且严谨，资料齐全、符合事实、编码完整、篇幅排序准确。页面印刷清晰、简洁，不过度装饰，以增加标书成本求得中标是不可取的，应把主要精力用于标书内容上[1]。

2 建立投标报价数据库的意义

2.1 数据库的概念

数据库即存储数据的仓库，是根据数据结构对数据行存储即管理的计算机软件系统，主要特征是存储空间极大，可存储千万条、上亿条的数据。随着信息技术的发展，数据库由实体数据存储中心向云存储发展，可存储数据量、读取速度进一步提升。随着世界不断发展，数据会不断增多、更迭，数据来源更加多元，如行车数据、消费记录、通话信息、市场价格统计等，除文本数据外的图片、声音、视频等也都是由数据构成的。数据库的概念还包括第二层含义，其是数据管理的新方法、新技术，区别于传统的档案管理、会计等，它能够使数据录入、整理、维护、调取等变得更加方便、快捷且严谨，实现对数据的高效利用。

2.2 建立投标报价数据库的意义

众所周知，投标文件的编写是每个企业特别是企业市场部门最为重要的工作之一，因此，必须保证投标报价质量。从上文介绍可以看出，高质量的投标报价文件需要诸多因素达到高质量标准，但投标报价文件的整理、编写、准备是一项费时费力的工作。企业的投标报价工作并不是机械化任务，需要参考多方文件及数据尤其是报价制定环境，需要调取大批量的报价数据，随着各行业发展加快、各市场企业增多，要分析和参考的信息也越来越多，数据整理和存储也是一项庞大的工程[2]。

及时建立起投标报表数据库，为投标报价文件的撰写提供便利，节省了大量数据调用、整理的时间，文件编写人员可以将更多的精力用于提升内容质量上以增加中标概率。同时相比较传统的数据维护，投标报价数据库的维护更加便捷，不占空间的同时降低人员投入，节省企业发展投入，从而保证了企业持续盈利。

3 应用投标报价数据库的关键

3.1 建立数据库

3.1.1 调研及分析

根据商业发展总结出的规律，新产品上市前需要进行充分的市场调查，数据库软件开发前也应遵循相关流程进行充分的流程调研，因而第一步就是业务流程调研工作，具体的投标报价业务流程如图1所示。

分析投标报价业务流程可以看出，市场部门是企业对外招揽项目的一个重要窗口，主要的岗位是业务经理、市场部领导两个岗位，报价经理岗的主要任务是领导报价组、编写投标计划，这一岗位由市场部领导任命，也就是说部门内的业务经理或是其他部门领导皆可任命此岗位。

投标报价文件规定，投标报价环节要准备的文件基本可分三部分，包括资格部分、技术部分以及价格部分。资格部分详细分为公司简介文本、组织结构文本、质量管理体系、管理程序、软硬件配置、保密措施、经营执照、资质证明、许可证、其他证件及财务报告等；价格部分详细分为报价依据、工程量及用料清单、材料价目表、项目人员使用及工时单价、汇总表、后期维护费用等；投标报价文件的技术部分包括工作理解、建设原则、采购标准、建设标准、施工范围、施工管理内容、项目各环节交付细节、项目执行计划的制定依据、管理计划等；还包括质量监控、进度监控、造价控制方案、文件管理方案等；项目管理程序、信息管理程序展示等[3]。

图1 投标报价业务流程

3.1.2 数据库软件功能设计

参照招标用户需要制定软件功能，总结出软件的各项功能模块，包括投标任务立项、报价经理人确定、成立报价小组、制定报价方案及小组工作安排；生成并输出给报价小组成员的资料、文件；执行报价审批流程；记录投标结果等。参照软件的执行步骤就可完成一个投标的全过程，各项功能模块如下。

投标书管理模块：创建、撰写、修改、查询、审批功能。

招标文件管理模块：上传、澄清、查询及查看功能。

投标技术文件管理：组件报价小组、撰写技术方案及小组成员任务划分、技术文件上传、汇总、通知。

投标商务文件管理：组件商务报价小组、撰写商务文件、小组成员任务划分、商务文件上传、汇总、投标函通知及管理。

投标过程管理：投标文件、评审、审批报价、投标结果记录、中标情况记录、投标情况评价、结束投标报价。

此外，还包括企业各类证件管理、可参考资料、典型投标报价文件管理、典型技术文件管理、典型商务文件管理、项目相关人员建立及信息管理、企业业绩管理、系统授权及维护等。

3.1.3 数据库设计

数据库设计从硬件及软件两方面进行，硬件即公司局域网部署，软件则是在微软系统下进行Oracle数据库管理系统建设。

数据库保存数据类型分为四类：①第一类数据包括项目基本情况标、招标代理机构编码、招标单位编码表、项目所处地区编码表、项目阶段编码表即模块单元编码表；②第二类数据包括一系列可变数据，即需要随时变更的数据，从发起投标报价任务开始再到领导审批等环节，表格内的内容都是基本属性；③第三类数据则是系统安全层级的数据类型，如操作人员注册表、授权表等，只有登录信息与允许操作的人员数据信息相匹配才能对数据进行修改、查看等操作；④最后一类数据则是以大文件格式进行存储，可以在各环节间用作参考。数据库结构设计应用到Power Designer。此外还包括部门编码、职工编码、合同数据等其他数据，此系统数据编码与人事系统编码相同。

3.1.4 报价数据库管理平台设计

软件界面平台设计给客户的第一印象是中标的关键之一。本文提供的参考为顶端固定两行，第一行为软件名称，第二行为功能菜单，如文件、保存、打印、工具即帮助等。整体页面分左右两部分，左边为软件模块，右边为可查看、修改的工作区。页面底端为操作的显示区，可查看鼠标位置、操作动作等。

3.1.5 软件平台安全防护设计

安全系统包括数据及软件两个层级，数据安全系统应用Oracle系统进行防护，数据库进入、查看、修改、数据维护等由企业网络部门管理。系统提出以下要求：①只有授予权限的人员才能进入系统，再根据人员所在部分决定可以查看到的数据以及可执行的操作；②登录密码需由二进制生成并存储，要求在设置密码时使用复杂组合密码；③规定登录程序的IP地址；④记录软件的操作轨迹。

3.2 提高编写效率及质量

提高编写效率及提高数据使用效率，为提高数据读取及使用效率，可将所有数据在存储进一步分类，分为可复用、修改可利用、可参考后应用、参考修改后可应用、部分可参考、需要收集整理等，这样在使用时可以更好地查看相关内容。

本文已对高质量投标文件的要素进行了介绍，标书撰写人员根据参考数据进行编写，同时需符合撰写规范，才能保障产出高质量投标报价文件。

4 结束语

在信息化时代下要提升标书编写效率及质量，要加快招标信息数据库建设，合理使用数据库内资源，了解客户需求，规范化标书编写格式和语言，以提高效率和质量，帮助企业获得更多业务，进而推动企业发展。

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