电商企业财务管理与孵化期项目管理的有效协同

2020-06-03胡晶

大众投资指南 2020年2期

胡晶

（上海璞睿供应链管理服务有限公司，上海 200441）

一、引言

电商行业近年来发展十分迅速，电商业以其高效，快速，低成本，全球性等优势渗透到生产、流通、消费、民生等各个领域。至今，仍然以它的优势在国内，国外继续裂变发展。同时，电商业的竞争也愈演愈烈，它不断壮大的同时，需要在电商领域的小企业也面临着残酷的淘汰及被优化。而能在挑战中幸存下来的企业又不断探寻新的增量市场，通过营销社交化，内容化，定制化来吸引消费者关注。另一方面，通过全品类，全渠道，全场景来探寻线下流量入口，打造新零售体验模式。电商行业项目开发及管理周期虽然没有制造业周期长，复杂性多，但是财务管理和孵化期项目管理的结合，必须要执行，并且要加强管理与相互协同。只有这样，企业在不断引入新的品牌，新模式时，才能要把有限的资源投资在更聚焦、更符合企业发展战略的项目中去，推进企业能求新，创新，试错的同时，将孵化期项目运营风险降到最低。

在企业运营过程中，新的项目带来新的机会，而新项目从引入，大量投入各类资源的试错运营阶段直到项目可以正常运转成为盈利项目，需要一个孵化期过程。所以孵化期项目管理是企业发展的重要环节。孵化期项目管理是项目负责人根据企业发展战略方向在项目可行性分析的基础上，设定项目运营各阶段目标，然后从项目引入至统筹协调项目组，各环节围绕目标展开一系列运营活动，以达到预期目标的管理过程。而财务管理对项目在整个孵化期过程中正常运行，实现目标提供了保障作用。有效的财务管理能够极大的确保资金的合理运用，避免出现浪费的问题，并且通过财务数据可以协调其他各部门对项目管理活动进行支持，最后获取预期的价值效益。

二、当前电商企业财务管理与孵化期项目管理之间无法有效协同带来的问题

（一）电商行业项目引入时，没有关注孵化期项目管理

电商行业发展速度较快，在规模不断扩张的同时企业为了争抢所谓的赛道，盲目引入各种项目来扩充品牌类目，或不断探索各种新兴合作模式。而对引入的项目只有简单或表面的项目管理机制，缺乏对项目可行性的分析，缺乏对市场未来形势的判断，过于乐观地对新引入的项目预计规模的期盼。往往只追求项目引进的速度，项目负责人与企业高层主观判断后就开始操作实施，没有任何或是忽视财务管理对项目开展的分析及控制。最后，许多项目不得不因为与预期判断相差甚远而以清盘造终。

（二）孵化期项目管理阶段不清晰使财务对项目管理缺乏完整性

由于电商企业对孵化期项目管理阶段不清晰，也造成了财务管理无从下手、毫无头绪。经常是项目已经开始启动，而信息没有传递到相关协同部门，如办公系统，财务系统没有设置项目架构，造成无法正常申请费用，确认收入；供应链方案缺失而造成采购，收发货、退货混乱；结算时发现合同条款与谈判时的内容大相径庭等。这些项目管理的不清晰，使得企业中后台支持部门对项目协同管理有严重滞后性反应，更使财务管理无从进行。

（三）缺乏财务管理对孵化期项目管理的协同，造成项目亏损等后果

由于项目管理的过程中缺乏财务管理，让企业付出了较高的试错成本。财务部门只作为项目运营过程中的执行端，往往项目运营一段时间后，通过财务报表发现项目存在的问题。而在这个过程中，企业已经投入了大量的资金成本，人力成本，这些有形或隐性损失与企业降本增效的运营理念背道而驰。

三、电商企业实现财务管理与孵化期项目管理有效的协同的途径

（一）清晰界定孵化期项目管理概念，孵化期项目管理流程

虽然电商企业的项目管理复杂程度较小，但是仍然要清晰的界定何为孵化期项目管理，以及孵化期项目的管理流程。

项目的孵化期是从项目引入至项目可以正常运作实现盈利目标的期间。企业引入新品牌、新合作模式，或进入新兴领域必须符合企业的发展战略，在整个孵化期间企业需要耗费更多人、财、物进行全面协同配合才能保证项目成功孵化，所以项目的孵化期管理对企业发展尤为重要。孵化期项目管理流程主要有：立项申请阶段-立项评分阶段-立项审核阶段-项目孵化阶段-转常规项目阶段或清盘阶段。如图3-1所示：

图3-1 电商企业孵化期项目管理流程图

（二）落实财务管理在孵化期项目管理各阶段的作用

1、立项申请阶段

项目申请阶段项目负责人需要结合企业的发展前景对项目进行可行性研究，包括项目所处行业市场前景分析，对标企业近年来销售规模趋势，企业自身优劣势条件，定价权、项目退出风险及制度等。而财务的协同管理需要在项目申请阶段就要介入，一方面要关注项目上下游相关的合同政策，为项目负责人进行商务谈判提供意见及建议。另一方面要协助项目负责人制定相对合理完善的项目预算。特别是对资金投入的预测，要明确项目需要投入的最大资金成本，将企业可以承受的风险控制在可承担范围内，为决策者进行项目评估提供可靠数据。同时项目预算也是项目在孵化期间项目负责人的执行标准，更是财务管理的重要依据。

2、立项评分阶段

项目评分标准通过业务维度，财务维度，人力资源维度三大部分来进行评分。满分为百分制，财务维度权重为50%。而财务审核维度的重点有项目固定成本投入是否合理，浮动成本投入是否与项目规模、毛利匹配，项目盈利情况，财务管理模式支持程度等来为项目评分。

3、项目审核阶段

该阶段则由企业股东在立项评分结果的基础上来决策是否通过立项申请。

4、项目孵化阶段

孵化期阶段是财务协同项目管理最重要的部分。在孵化期阶段财务协同管理分为以下几个重点，其中包括：孵化期项目筹建工作组织分配协同管理；孵化期项目资金管理；孵化期项目的库存规模及毛利匹配管理；孵化期时间管理。

（1）孵化期项目筹建工作组织分配协同管理

财务部门作为企业资产管理的核心部门，应该作为孵化期项目的牵头管理部门。孵化期项目的财务负责人负责协助项目负责人，联系项目各相关部门召开项目筹建工作组织分配会议，宣贯项目的背景、业务流程、操盘模式及需要配合的工作。一个完整的项目可能涉及的作业有：供应链管理、仓储管理、IT系统管理、运营管理，人力资源管理，设计投放管理、客服推广管理等。将每一个模块串联起来，明确各自为该孵化项目所应承担的具体工作职责，才能推进项目顺利进行。同时每一个模块的作业活动都会生成财务数据体现在财务核算内容中。在财务管理对项目管理核算过程中，更能清晰的反应该项目是否能达到各项目预算指标，以及可以精准量化各环节对项目效率完成的贡献价值。

（2）孵化期项目资金管理

项目在执行过程中一定会受到企业内在或外在环境变化影响，资金计划也会随之变化。企业在开展项目管理工作时，加强资金管理是极为必要的，资金支出可以分为项目固定最大投入支出及浮动支出。资金固定最大支出是在项目预算时就确认好的，是财务管控的红线。而浮动支出往往是随着销售规模可以同比例释放的资金。通过对资金固定支出与浮动支出双重管理，既保证了资金调度和分配的合理性，又结合项目实际情况。在对孵化期项目进行财务协同管理过程中，需要根据不同类型的项目设定财务管理模式，实现财务管理和项目管理的有效协同。

（3）孵化期项目的库存规模及毛利匹配管理

孵化期项目的库存规模直接影响资金的投入与未来可能会产生库存积压风险。在项目还不成熟阶段，项目管理与财务管理的冲突也许来自于对未来销售规模的预期不同。为了避免将来可能发生的库存问题或项目退出风险问题，财务需要控制单次的采购规模。同时要关注毛利是否与预算或合同执行情况一致，以免项目执行过程中通过稀释毛利，放大销售规模，最终导致项目净营业利润发生亏损。财务管理方式需要灵活，也需要合理，财务工作人员应该和项目管理人员充分配合，并且做好和各部门人员交流工作，对企业执行的决策进行评估，提供对应的优化建议，加强采购环节及定价环节管理，进而实对库存规模及定价的控制，给企业创造理想的效益。

（4）孵化期时间管理

电商企业的孵化期不宜过长，孵化期的时间一般为3-6个月。快速试错快速应变是电商行业孵化项目的总原则。所以项目进入孵化期，财务更多的是协同，支持项目的推进。财务部要对孵化期项目进行重点跟进，除了财务报表，经营分析会等必要的协同方式外，还要建立以项目为核心的财会体系。为实现财务管理效力的充分发挥，企业在进行财务管理和项目管理协同过程中，应该结合实际情况，构建完善的财务管理体系。要科学设定财务管理目标，并对财务管理核心要素加以明确，把企业实际需求和自身能力进行综合思考，给企业持续稳健发展提供支持。

5、孵化期结束后项目转为常规项目或清盘阶段：

项目孵化期满后，财务通过项目预算执行情况可以给出持续经营或清盘意见，孵化期间若项目完成预算指标可以通知项目转为持续经营。若发现亏损严重，及时止损并可以建议项目进入清盘阶段。

（三）财务管理对项目管理复盘与分析

财务管理人员和项目管理团队必须互相熟悉和了解彼此的业务，至少对于和项目相关的核心知识要理解。复盘孵化期项目过程中的每一个环节，关注哪些是项目成功的关键，哪些又是失败的因素。财务人员在整个项目管理过程中要不断熟悉项目的商业模式，不是单纯是财务核算，而是要遵循业财融合的原则，渗透到项目中去，要结合企业实际情况，展开财务信息的分析与收集，设置科学化的风险预警指标体系，逐步构建健全的财务风险监督机制。