大数据时代档案专业人员数据素养提升探析

2020-06-01邢变变杨晴晴

档案与建设 2020年4期

邢变变杨晴晴

摘要：大数据时代下，档案专业人员应提升自身的数据素养，以适应时代的要求。为探析大数据时代档案专业人员数据素养的提升策略，文章结合时代特点及档案工作要求，从大数据时代档案专业人员数据素养提升的缘由和内容框架入手，对档案专业人员数据素养的三个层面，即数据意识素养、数据处理素养、数据利用素养进行探析，并提出针对性意见。

关键词：大数据时代；档案专业人员；数据素养

分类号：G271.6

Analysis on the Improvement of Archival Professionals Data Literacy in the Era of Big Data

Xing Bianbian，Yang Qingqing

（Information Management College of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract：In the era of big data，archival professionals should improve their own data literacy to meet the requirements of the times. In order to explore the promotion strategy of archival professionals data literacy in the era of big data，this paper combines with the characteristics of the era of big data and the requirement of the archives work，starts with the cause and content framework of promoting archival professionals data literacy in the era of big data，analyzes three aspects of archival professionals data literacy，namely，data awareness literacy，data processing literacy and data utilization literacy，and puts forward some focused suggestions.

Keywords：TheEraofBigData；ArchivalProfessionals；DataLiteracy

“随着大数据时代的来临，科学研究迈向了第四科学研究范式，研究从宏观的社会知识层转向了微观的数据层”，[1]对数据的管理与利用在科学研究中扮演着越来越重要的角色，单纯的关注信息层面的信息素养已经不能满足时代的需求。大数据时代，更需要的是“数据素养”，即“对数据进行主动且有目标地采集、检索与评价、分析、管理、协同等方面的能力，它是媒介素养、科学素养、数字素养等概念的持续与拓展”。[2]档案管理部门作为保存历史真实记录的信息库，其馆藏数据也越来越多地彰显了大数据时代的特征，即具有种类繁多、数量庞大、存储载体类型多样、传输时效高等特点，而且数据的收集挖掘、保管存储、开发利用等更多的是依靠档案专业人员来实现的，所以，档案专业人员更应提升其自身的数据素养，以适应大数据时代的要求。

在中国知网文献数据库中，以“篇名”为检索项，“档案”并含“数据素养”进行精确检索，检索时间为2020年3月13日，共得到2篇文獻。其中，徐辛酉总结了档案数据素养的构成，提出了其在高校教育中的培养方式；[3]归吉官则对档案学专业数据素养教育的内容体系建设进行了研究。[4]可见，我国档案学领域的相关研究主要集中在学校教育方面，对档案专业人员数据素养的研究尚未涉及。

1大数据时代档案专业人员数据素养提升的缘由

随着互联网技术和信息技术的快速发展，数据及数据应用与人们生产生活之间的联系越来越紧密，各个行业对于工作人员数据素养的要求也越来越高，负责保管和提供大量信息的档案管理部门更是如此。

1.1档案专业人员提升数据素养的重要性

大数据时代，随着信息化持续推进、互联网经济日益繁荣，以及数据存储和处理设备的出现与发展，信息数据化的效率得到了很大的提高，“计算机也使得通过数学分析挖掘出数据更大的价值变成了可能”[5]。政府机关、企事业单位、社会组织和个人在实践活动中积累了大量的数据资源，档案管理部门因其保存着党和国家的重要信息资源，势必会受到大数据时代的影响。

从国家层面来看。中华人民共和国工业与信息化部于2017年1月公布的《大数据产业发展规划（2016—2020年）》指出数据是国家基础性战略资源，是21世纪的“钻石矿”。党中央、国务院高度重视大数据在经济社会发展中的作用，如党的十八届五中全会提出了“实施国家大数据战略”，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，全面推进大数据发展，加快建设数据强国。[6]作为保存党和国家重要数据资源的档案管理部门，其在提供数据资源，以及决策支持方面具有其他部门无法替代的作用，而档案专业人员作为数据资源的直接管理者，承担着数据的采集、整理、保存及提供利用等工作，其数据素养必然会影响到档案数据资源的管理水平。

从档案管理部门的层面来看。“‘四个全面战略布局、国家大数据发展战略和‘互联网+行动计划的推进，深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式。”[7]国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上的工作报告中指出：“档案工作正在经历着一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。”[8]大数据时代，档案工作与数据息息相关，同时也对档案专业人员的数据素养提出了较高的要求。面对新的形势与要求，只有乘势而为，顺应时代发展需要，积极主动地探索档案专业人员数据素养的提升策略，加强人才队伍建设，才能把握发展的主动权，从而推进档案工作转型升级、实现档案管理现代化，促进档案管理部门的可持续发展。

从个人层面来看。提升数据素养是档案专业人员提高自身竞争力的重要途径，也是适应国家和社会发展的必然要求。习近平总书记在党的十九大报告中指出：“人才是实现民族振兴、赢得国际竞争主动的战略资源，要建设高素质专业化干部队伍，强调注重培养专业能力、专业精神，增强干部队伍适应新时代中国特色社会主义发展要求的能力。”[9]作为专业化干部队伍中的重要一员，档案专业人员应响应国家号召，顺应时代发展，注重培养专业能力、专业精神，不断提升自身数据素养，以应对大数据时代的挑战，进而为新时代中国特色社会主义发展贡献自己的力量，展现人生价值。此外，在人才竞争日益激烈的今天，与社会发展要求相契合的真才实学是赢得竞争的关键因素。因此，大数据时代下，提升数据素养不仅是档案专业人员顺应档案工作要求的必然选择，也是其从工作中脱颖而出的重要途径。

1.2档案专业人员提升数据素养的必要性

据国际数据公司（IDC）预测，2025年中国将拥有全球最大的数据圈。随着互联网产业和数字经济的迅速发展，中国正在形成庞大的大数据“金库”。[10]《大数据产业发展规划（2016—2020）》提出：“到2020年，大数据相关产品和服务业务收入突破1万亿元，年均复合增长率保持30%左右；将建设10—15个大数据综合试验区，创建一批大数据产业集聚区，形成若干大数据新型工业化产业示范基地。”[11]由此可见，當前及未来一段时间，数据量将会得到大幅增长，而且与社会更加密不可分，其中产生的海量数据资源及各种各样的非结构型数据将极大地冲击传统的档案管理及服务的思维和方式，对档案专业人员的数据素养也是一大考验。

具体来说，海量数据带来的冲击和考验主要体现在以下两个方面：其一，数据“金库”的形成意味着我国的档案管理部门将迎来越来越多的数据信息，随之而来的是人们多样化、多层次的数据需求量的大幅度增长。如何应对海量数据带给档案工作的挑战，如何满足档案用户大幅增长的需求，将成为档案专业人员必须及时应对和解决的问题。其二，信息化带来了信息处理平台的变革，提升了政府、企事业单位、社会团体等的信息处理能力，数据类型更加丰富，数据处理技术更加多样，同时，对档案专业人员的数据处理和应用能力也提出了更高要求。因此，为应对大数据时代的挑战，档案管理部门需要一支具备一定的数据素养的专业人才队伍——他们不仅需掌握处理数据、挖掘数据潜在价值和提供信息服务的方法和技术，而且应能够熟练使用各种数据处理系统实现数据的有效管理与利用。

2大数据时代档案专业人员数据素养提升的内容框架

“数据素养至少包括以下五个方面的维度：对数据的敏感性；数据的收集能力；数据的分析、处理能力；利用数据进行决策的能力；对数据的批判性思维。”[12]本文结合大数据时代档案工作的特点，对数据素养的五个维度进行划分，将其归结为档案专业人员的数据素养的三个层面，即数据意识素养、数据处理素养、数据利用素养，并从这三个层面入手探析大数据时代档案专业人员数据素养的提升策略。

2.1数据意识素养——对数据的敏感性和批判性思维

理论与实践相辅相成，大数据时代档案专业人员数据素养的提升首先应是理论的完善，具体体现在档案专业人员数据意识素养的提升。因为数据意识贯穿了数据生命周期的全过程，增强档案专业人员的数据意识素养有利于把握数据的规律，从而能够能动地处理和利用数据。此外，档案数据相关理论的完善将为档案专业人员数据素养其他方面的提升奠定基础。

档案专业人员的数据意识素养主要体现在对数据的敏感性和批判性思维两个方面：

一方面，对数据的敏感性要求档案专业人员关注数据，了解相关知识，把握数据传播途径，熟知有关数据的基础知识和理论，并能够认识到档案数据与传统实体档案的区别和联系。首先，档案专业人员对于数据的理解不应流于表面，不仅需要掌握数据的基本知识，清楚“数据”的概念及与信息等的区别，还要结合档案工作的规律和需要，推进数据意识与档案工作的深度融合。其次，由于部分用户对馆藏档案数据的了解不足，可能无法详尽、准确地表达利用需求，因此，需要档案专业人员能够敏锐地捕捉用户的需求信号以及数据的潜在价值，基于用户数据对其需求进行分析，从而更好地提供服务，实现数据价值。最后，由于档案数据对技术和设备具有较强的依赖性，可直接由计算机进行存储、修改和删除，但同时也因计算机技术的不稳定或操作系统的不完善等原因，档案数据面临着被篡改甚至销毁的风险，所以，对数据的敏感性还要求档案专业人员能够认识到档案数据的安全性要求，在档案数据的处理和利用过程中保持着高度的警惕性，避免安全事故的发生。

另一方面，对数据的批判性思维可以理解为对待数据的态度和思维。大数据开启了一场思维的变革，不同于物质性的东西，数据的价值不限于特定的用途，也不会随着它的使用而减少，通过数据的重组及扩展，数据可以在不同领域被不断地利用。[13]但是，数据不应被过度依赖和开发，它可能带来的误导性和隐私泄露等问题不容忽视。因此，要求档案专业人员能够洞察、识别数据，以一种理性、客观、规范的态度评估数据价值，既要看到数据给档案管理部门发展带来的机遇，也要看到随之而来的冲击和潜在风险。

2.2数据处理素养——对数据的收集、分析和处理能力

大数据时代下，档案馆藏资源来源广泛、形式多样，对设备和技术具有较高的依赖性，传统的档案处理方式无法满足海量数据的收集、整理、组织与检索，需要配备专业的数据处理系统和操作人员。此外，用户成分多样化、复杂化，且多数未经过专门的训练，缺乏计算机数据处理知识和必要的数据检索技能，因此，要求档案专业人员熟练掌握数据处理技能，提升数据处理素养，以满足大数据时代档案数据处理的需求，为服务社会和公众打下坚实的基础。“不同于传统的手工管理，大数据时代的档案管理将在云平台上建设云档案系统，实现云存储，档案馆的‘收将是数据实时、自动归集，‘管将采用云平台存储、计算、分析。大数据时代，‘档案馆的传统业务将向档案资源的数据分析、数据挖掘方向转移，对大量数据的分析与处理将成为档案馆的主要业务。”[14]档案专业人员担负着推动档案管理变革的重任，而提升其数据处理素养是其中重要的一环。

数据处理素养主要体现在应对海量数据的操作能力上，即收集、分析和处理数据的能力，这不仅需要档案专业人员清楚地掌握档案管理理念与数据信息文化常识，更需要其有针对性地提升数据处理系统操作水平。例如，在数据收集方面，档案专业人员需要根据不同类型、不同格式数据的特点，对数据进行分类，掌握数据采集和获取的方式，熟练运用各种存储软件和技术，做好数据的采集和储存工作。在数据分析方面，需要依托各种信息系统，掌握数据分析方法，能够使用可视化工具分析、重新表现和解释数据，并能够明确用户需要，对数据进行筛选，从而将数据转化为可供用户使用的数据衍生品。在数据处理方面，需要转变传统思维，改进数据组织与加工方式，开发相应的组织检索系统，实现数据组织与检索的自动化；需要依托云计算和云存储等技术，了解相关数据传输、备份和安全保护等方面的知识，促进馆际之间数据的互联互通，实现数据即时传输与共享。另外，还需要档案专业人员能够分析用户需求，促进数据信息的优化重组，实现数据的完善与碰撞，创造更大的价值等。

2.3数据利用素养——利用数据进行决策的能力

档案数据化不是最终目的，发掘档案数据的价值从而满足社会公众不断增长的利用需求才是其目的。数据犹如原油，仅仅开采出来还不够，还需要后续的加工处理，产生衍生品，才能发挥其更大的价值。此外，数据的价值不是固定的，通过对数据进行调整与重组，可以开发出不同的用途，可以说，数据的潜在价值不容小觑。“大数据时代档案馆的服务内容、服务方式、服务目的均将发生改变。‘档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展，以企业、客户个性化的需求为导向，提供网络化、智慧化服务。”[15]在社会实践中，人们利用档案的凭证作用和情报价值为决策提供依据，而大数据时代促进了档案提供利用方式的转变，利用档案数据将会更好地为人们的决策提供支持。

档案专业人员的数据利用素养可以从以下两个方面来看：其一，需要档案专业人员转变传统的服务理念，实现从根据用户需求被动地提供服务到主动发现需求并提供智慧化服务转变，实现从提供资源密集型服务到提供精细化的服务输出转变。其二，某一特定用户群体对于档案的需求具有一定的规律，档案专业人员可根据这些规律，通过对特定用户群体进行研究，绘制用户画像，可以为用户提供更加精准的服务。这需要档案专业人员能够敏锐地捕捉数据的潜在的价值，利用已有的数据掌握档案工作的规律及用户的潜在需求，从海量数据中挖掘出对用户有用的数据，为决策提供可依据的产品，也为更好地管理及利用档案提供决策依据。

3档案专业人员数据素养提升策略

无论是数据意识、数据处理还是数据利用，其素养的提升都不是一蹴而就的，数据素养在不同方面各有其侧重点和要求，需要具體问题具体分析。

3.1数据意识素养的提升策略

提升档案专业人员的数据意识素养的关键在于教育。2019年，国家档案局、人力资源社会保障部发布了《档案专业人员继续教育规定》（以下简称《规定》），其中对档案专业人员继续教育的总体原则、管理体制、内容方式、管理评估、监督检查等作了明确的要求。[16]《规定》的出台对档案专业人员业务素质和工作能力的提升做出了一定的指示，为提升档案专业人员数据素养提供了制度保障。档案部门可以根据自身特点和需要，结合《规定》的要求，依托继续教育的安排以及网络课程的优势，建立规范的培养机制，合理安排教学形式与教学内容，从理论与实践两个方面有针对性地提升档案专业人员的数据意识，以增强档案专业人员对数据的灵敏度和感知力，并激发其思辨能力，提升档案专业人员对于数据的批判性思维。

理论方面，可以开设数据素养培训班，邀请专业人士开办专题讲座，讲述大数据时代数据素养的内涵、重要性、必要性，以及大数据的相关基础知识等，并结合档案管理部门的业务与特点，讲授档案数据的相关内容与素养提升的要求，增强档案专业人员对数据的敏感性与理解力。“现阶段，为档案专业人员提供继续教育服务的机构主要是各级档案行政管理部门，以及少量开设档案学专业的高校和数量更少的社会培训机构。”[17]官方方面，主要是由档案局进行统一部署，通过聘任具有较高专业素养和业务能力的专家或业务骨干，为档案专业人员进行培训。例如，“江苏省档案局在苏州协调建立档案教育服务平台——江苏省档案技能实训基地，委托具有教育管理经验的苏州大学实训基地，面向全省组织实施相关档案实用技能培训。”[18]另外，非官方方面，主要是依托各种专业培训机构和远程教育平台开展继续教育，如牡丹哥、档案哥等在腾讯视频、网易云课堂等远程教育平台上开展了档案管理的相关课程，此外，还有众多大数据技术教育机构可供选择。在利用网络平台进行培训时，档案管理部门可以挑选与数据素养有关的内容，并将其编排成科学、有效的培训机制，也可以与相关社会培训机构协商合作，委托其在课程中加入大数据的相关内容，将大数据与档案管理相结合，以适应大数据时代档案专业人员继续教育的要求。实践方面，可以引用其他行业敏锐捕捉数据、利用数据的成功案例，通过对案例的讲解，给予档案专业人员以思维上的引导；还可以提供案例让档案专业人员练习，以此来培养其对于数据的敏锐度和数据价值的识别度；此外，也可以列举其他行业关于缺乏数据意识的失败案例，以引导档案专业人员树立客观、正确的观念，采取理性、批判性的思维看待数据的作用和价值等。

3.2数据处理素养的提升策略

数据处理素养说到底是利用各种系统和技术对数据进行采集、分析、处理的能力。大数据时代下，人们在社会实践中产生了大量的非结构化数据，传统的档案处理方式无法满足对海量的、具有多种形式的数据的处理，需要档案专业人员熟练掌握计算机技术及各种数据处理系统，以应对大数据时代海量数据带来的挑战。

提升档案专业人员的数据处理素养需要从提升技术应用及操作方面入手。例如，档案管理部门可以通过开设计算机实验课程或依靠各种专业培训机构，将数据处理流程以案例的形式展现出来，使得档案专业人员在实际案例中进行操作、练习，体验规范化的操作过程，熟练掌握相关大数据技术和数据处理系统。考虑到数据处理技术涵盖了数据采集、存储、组织、分析、处理等多个方面，以及档案专业人员的时间和精力有限等因素，需结合档案管理部门的实际情况，科学安排培训，避免出现档案专业人员对相关技能的认识和掌握出现“广而不精”的情况，从而培养出一支涵盖多方面技能人才的综合性团队。此外，在工作中，可配备相关数据处理系统和计算机操作方面的专业人员予以指导，直至其可以基本胜任相关工作。培训模式可以参考宁波市海曙区档案局的做法，启动档案人员继续教育“1+1”模式，采用集中培训与业务实践相结合的混合式培训，除了对具体操作进行集中培训之外，在业务实践上，以“跟岗培训”的形式进行，参训人员到区档案局进行跟岗，区档案局指派专人担任其导师，指导其档案业务。[19]需要注意的是，档案专业人员须发挥主观能动性，对自己的工作做出客观、合理的评估和规划，通过自我学习以及积极主动地参与技能培训来提升自身的数据处理素养。

3.3数据利用素养的提升策略

数据的价值通过利用得到体现，数据利用素养是数据素养至关重要的一部分。大数据时代极大地改变了档案管理部门的服务理念与服务模式，社会的发展需要档案专业人员改变传统服务方式，提供更精细化、更针对性的服务。因此，在提升数据利用素养方面，档案专业人员首先应转变服务方式，认识到社会需求的变化，通过对档案数据资源挖掘、用户数据挖掘、关系洞察及趋势预测，从而实现档案资源与用户需求的双向理想控制，变被动地提供服务为主动分析用户需求提供智慧型服务。[20]分析用户需求、提供智慧型服务可以通过构建用户画像来实现。例如，天津图书馆利用数字图书馆知识发现系统，通过挖掘信息资源与用户的内在关系，来揭示未被完全发现或利用的模式和规律，构建用户画像，提供精准化服务，从而满足用户的知识信息需求。[21]档案专业人员可以借鉴这一先进经验，学习相关知识和技术，深入了解用户需求，从而提升服务质量和用户的利用体验。其次，应挖掘数据潜在价值，通过数据采集、智能数据处理系统等对数据进行相关性分析，建立各种数据模型，为相关单位或部门进行决策提供可供参考的数据。此外，还应在实际操作中不断发现问题，促进技能的优化，激发创造力，并实现基于数据的服务创新。

4结语

大数据时代机遇与挑战并存，提升数据素养已成为各行各业共同的发展理念，探析档案专业人员数据素养的内容要求及提升策略，是大数据时代档案管理部门发展的必然要求，关乎档案管理部门的未来发展趋势。目前，社会发展与数据管理密不可分，但是我国档案学界尚未对档案专业人员数据素养的提升问题进行研究，且档案专业人员数据素养的提升不是短期内能够实现的，档案管理部门在提升档案专业人员数据素养方面面临着一定程度的挑战。随着计算机和互联网技术的发展，与数据相关的技能已不再是计算机等专业的专属技能，一些行业已经在数据素养领域有了一定程度的探究，档案管理部门应在大数据时代的背景下，结合社会需求和档案管理部门的发展趋势，转变其服务模式与思维，借鉴相关行业成熟的经验，探索档案专业人员数据素养提升的策略，将理论与实践相结合，通过建立科学的数据素养教育体系，不断增强档案专业人员对数据的敏感性與理解力，同时，加强档案专业人员的技能培训，增强其数据系统和技术的操作能力。

*本文系2018年国家社科基金青年项目“创新扩散理论视阈下档案信息资源自媒体传播研究”（项目编号：18CTQ036）阶段性研究成果。