加强社保档案管理的重要性

2020-05-28胡文惠

山西农经 2020年9期

胡文惠

摘要：随着社会发展与进步，我国的社保制度逐渐完善，社保的业务范围逐渐扩大，参与社会保障的人数不断上升，因此社保档案管理人员的工作也越来越重要。我国社会工作的覆盖面广，参保人员的流动性很大，提高社保档案管理水平和规范社保档案管理成为社保事业的重要内容。

关键词：社保;档案管理;重要性

文章编号：1004-7026（2020）09-0102-02 中国图书分类号：F842.6;G271 文献标志码：A

社保档案是社保工作中形成的资料，记录了参保人员的个人信息。在新的社会形势下，社保档案管理人员要重视社保档案管理的重要性，这样才能实现社保档案的规范性管理。

1 社保档案管理的特点

在我国社保档案管理工作中，社保业务是社会档案管理的一个重要方面。《社会保险业务档案管理规定（试行）》指出社会保险经办机构要在办理业务的过程当中形成记录、证据、依据，确保记录参保人员的真实信息，为参保人今后享受社会保险提供重要依据，为社会保险事业的发展提供宝贵资料[1]。

1.1 参保数量繁杂且庞大

随着社会保障制度的完善，该制度逐渐向农村延伸，推进全民参保。因为现有的社保业务范围广，涉及人们生活的各个方面，主要项目包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等。每个社保项目包含很多环节，例如申请、审核、登记、缴费等。随着参保人员增加，社保档案数量也不断增加，给我国社保档案管理人员带来了一定的工作压力[2]。

1.2 社保参保的规范性

因为社保工作的逐渐完善，参保人数增加，社保档案管理工作逐渐规范化。一方面是对社保办理活动的规范，例如办理程序、收费标准;另一方面是参保前准备资料的规范，例如规范保险的记录、登记表，让每个单位的相关资料一致[3]。

2 社保档案管理存在问题

2.1 不重视社保的档案管理

近年来，随着社会经济的发展，社保业务得到了社会各领域的关注，参保人员也呈现逐年递增的趋势。这样增加了社保档案管理工作人员的工作强度，对社保档案管理人员的工作要求有了很大的提高。但是在实际情况中，很多社会保险单位里有些档案管理工作人员不重视管理社保档案，没有认识到管理社保档案的重要性，对档案的保存较随意，对社保档案管理的投入较少且管理制度比较落后，档案管理工作人员、资源分配不到位，这些都严重阻碍了社会档案管理工作的发展与进步。

2.2 社保档案管理水平低

我国一些企业单位积极引进电子档案管理系统，但是由于我国对社保档案管理软件的运用还不够成熟，不能有效整理社保档案的信息资源，这就造成社保档案管理的方式有电子版和纸质版两种，而且纸质版占很大的比重。这样一来，电子档案的管理就不能得到充分运用，且在一定程度上增加了管理成本，还会降低档案管理的工作效率。

除此之外，管理部门对社保档案管理的全局意识不足，没有充分认识到电子档案的管理方式对我国社会档案管理的推动作用以及对档案管理长远发展的意义[4]。

2.3 信息化管理低下

现如今，资源信息化已经进入了人们生活的各个领域，政府各个行政部门的业务管理已经实现了资源信息化。

资源信息化对提高社保档案业务的效率具有很大的优势，社保档案管理人员可以利用系统找出具体的社保资源信息。但是部分社保档案管理工作人员缺乏现代信息化的管理意识，不能有效发挥社保档案信息化的作用，影响了社保档案管理的跨区域利用。

3 加强社保档案管理的重要性

3.1 有利于使内部发展科学化

科学发展观的核心是以人为本，目标是实现人的全面发展，保障人民群众的利益，为人民群众谋发展，不断满足人民群众日益增长的精神文化需求，切实保障人民群众的政治、经济和文化权益，让发展的成果惠及全体人民[5]。

3.2 有利于推动社保深化改革

随着社保档案管理不断深化，社保档案管理部门不仅要做好社会保障工作，还要承担离休人员的社会服务和管理责任，这些工作需要完整、准确的个人信息。因此，加强社保档案管理能详细记录个人资料，可以在一定程度上推进社保档案管理工作改革。

3.3 有利于维护参保人员的切身利益

社保档案管理工作涉及很多环节，而且很多环节都涉及到了参保人员的利益，需要加强社保档案管理工作。参保人从最初参保到享受社保待遇要经历很长一段时间，从填写资料到缴费、续费，再到保险转移、基金转出或转入等，都要进行记录。这些记录是参保人员享受社保待遇的重要依据，是加强社保档案管理工作的重要内容，做好这些工作才能更好地维护参保人员的切身利益[6]。

3.4 有利于提高社保部门的业务能力

随着人们参加社保的意识提升，社保档案管理工作面临各种问题，例如断保多年又要续保，这就需要工作人员做好参保人员的档案管理工作。工作人员可以通过采集、整理、存档和利用参保人员的档案资料开展社保档案工作。

在采集和整理社保档案的过程中，不断寻找不足、总结经验，为接下来的工作作准备。通过整合社保档案，归納总结各项数据，得到准确的参考数据，以此确保决策的科学性，这样不仅有利于提高工作人员的业务质量，还能提高工作人员的办事效率。

4 加强社保档案管理的策略

社保对民生和社会具有积极影响，做好社保档案管理工作非常重要。如何根据社保管理工作出现的问题改善社社保档案管理工作，是一项很重要的内容。

4.1 建立社保档案管理机构

建立统一的社保档案管理机构，统一全国社保管理。社保是民生之根本，是社会保障制度的重要组成部分。建立社保档案管理机构是为了制定社保的发展规划和有关的规章制度，监督社保基金的管理和使用情况，更重要的是设立专门管理个人档案的机构，打破多方管理的局面[7]。

4.2 规范社保档案的管理

社保档案详细记录着参保人员或单位所缴纳的社保金以及参保人员享受的社保待遇等。制定完善的档案管理制度能保障社保档案管理的有效性。不同区域要根据《社会保险业务档案管理办法》的相关要求，结合实际工作，保证参保人员社保档案的安全性。此外，建立完善的档案管理制度和社保档案管理标准，制订统一的档案存档格式，确保档案管理的规范性和准确性，可以提高运用社保档案的合理性。

4.3 提高工作人员的业务水平

社保档案管理工作需要多方面投入。社保档案管理工作人员需要掌握一定的专业知识和实际操作能力。相关作人员需要提高业务水平，并且有效结合社会保障制度与档案管理的原则。在提高工作人员业务水平方面，需要对工作人员定期开展职业培训，建立每年统一考核制度和相关的激励机制。在社保档案管理部门创造良好的办公环境，有效调动工作人员的积极性和创造性，使工作人员在日常工作中不断提升自身的业务水平和能力，让社保档案管理更加科学化，促进社保管理事业快速发展[8]。

4.4 明确岗位管理职责

社保档案管理工作涉及的内容比较多、人员比较杂，所以必须要严格依照《社会保险业务档案管理规定（试行）》进行管理。

为参保人员办理业务时，工作人员需要做好登记、审核和转移等工作，并且在参保人员完成相关的保险业务之后，将参保人员的相关资料和信息归档。把管理责任落实到个人，使负责每一个项目的工作人员都能够有效地履行自身的工作职责。为不同的档案规定不同的保管期限。工作人员要做到具体事情具体负责，让每件事情都能找到负责人，让每一个工作人员都清楚地知道自己所负责的工作。明确岗位职责，是加强社保档案管理的重要内容之一。

4.5 加强社保的信息化管理

在管理社保档案的过程当中，需要补充参保人员的相关材料，而且社保档案需要随着参保人员的流动进行传递、共享，这就要求档案管理人员具有一定的现代化信息管理技术。

在社保中心与各个企业或政府之间建立统一的数据接口，方便社保档案管理信息和相关资料共享，减少因数据重复输入而造成的资源浪费。还要加强建设与信息化管理相关的法律法规，例如采用信息化系统授权的方式划分相关人员的档案管理级别，最终形成社保档案管理标准，为社保档案管理工作提供真实有效的信息。

5 结束语

在社会快速发展的背景下，社保档案管理是社会保险事业的核心部分。社保档案管理应该顺应时代潮流，在工作当中不断进行创新与发展，有效提升社保工作人员的能力和素质，确保社保档案的完整性以及安全性。

参考文献：

[1]顾春雷.浅议社保档案管理的重要性与法制化现状[J].新农村，2016（4）：44.

[2]杨景绚.社保档案管理重要性探讨[J].人力资源管理，2017（7）：361.

[3]韩风贤.浅谈社会保险档案管理[J].时代金融（中旬），2016（4）：215，220.

[4]钟立红.论社会保险档案及其管理对策[J].河北民族师范学院学报，2015（1）：123-125.

[5]陆丽芬.刍议社保档案管理现状与对策[J].经营管理者，2016（36）：353.

[6]李华.刍议社保档案管理工作[J].魅力中国，2017（22）：95.