企业会计档案管理系统中的数据库建设研究

王婷婷 刘丽娟 于梁博学

摘要：随着信息技术的不断发展壮大，该技术给人们生活带去了大量的生活便利和变化。信息技术的投入使得工作变得更加便捷高效、易管理，信息的准确度也逐渐提高。本文将对企业会计档案管理系统给企业带来的重要意义做分析，并分析研究如何建立完善的数据库，以供相关人士参考、交流。

关键词：企业;会计档案管理;数据库建设

引言：

所谓企业的会计档案，实际指的是企业自身记录企业内部的各项经济活动开支、收付等等，会计档案内会有相关的会计资料：会计凭证、财务报告、账本等等。企业的会计档案是企业内部的重要档案之一，对于企业今后的发展起到至关重要的作用。随着科学技术的发展，纸质手写的会计档案已经无法满足企业未来发展的要求，各个企业已经纷纷开始建立网上的会计档案管理系统。

一、企业内建立会计档案管理系统的重要意义

（一）提高会计管理工作效率

企业逐年发展壮大起来，面对的会计财务信息将会变得更多、更繁琐、更复杂。对于企业的会计档案管理部门的工作人员来说，其需要面对的票据记录查询、复印等工作也会增加。倘若僅仅是凭靠纸质信息进行会计档案的传输将会使得工作效率大大降低，企业的会计档案利用率也会逐渐下降，甚至阻碍其他部门的正常工作进展。企业将会计档案管理利用计算机技术建立完善的网上管理系统和数据库，将会使得企业的各项会计档案得以清晰、科学的整理，能够加快各个部门对相关信息提取的时间，为企业的后期发展提供全方位的会计信息支撑。

（二）提高会计档案的使用期限

从前，会计档案的纸质化管理会由于气候的变化导致记录纸老化和记录数据模糊，而当将会计档案数据输入计算机内部进行统一管理时就不需要担心这样的问题，一定程度上信息技术的利用能够提高会计档案的使用期限。不仅如此，当会计档案实现网络系统的记录时，能够有效避免一些违法的偷税、漏税的现象出现。避免企业因出现记录上的漏洞，最终被有心人钻空子。

（三）提高会计档案的安全性

企业的会计档案内含企业各项经济活动的详细账单、报表、会计凭证，当财务部相关工作人员出现变动时难免会要进行一些工作资料上的交接，在整个交接过程中由于信息过于繁琐或者账本的损坏会导致一部分的会计档案记录遗失。借助信息技术的融入，建立完善的网上会计档案管理系统使得交接过程变得更简便，并且会计档案可以进行多次的备份减少会计档案出现遗失的几率。并且一些较为隐私的会计数据可以通过设置专门的网上管理人员并设置查看权限密码，这样一来就能够大大的降低会计档案被窃取的风险[1]。

二、企业会计档案管理系统中对数据库的建设

（一）增强企业自身对会计档案的重视程度

企业领导自身应当对会计档案的建立引起足够高的重视度，并且注重对系统中的数据库建设，在建设数据库上要加强一定的资金投入，最大程度的增强会计档案管理系统的管理效率和安全性。同时，使得该管理系统符合公司会计工作的相关规章制度，促进企业会计档案的科学化、合理化发展。

（二）合理利用档案管理理论进行数据库的建设

企业内部工作人员要清楚的意识到之所以建设档案管理系统和数据库是为了更推动后期企业的工作开展以及更高效、便捷的使用会计档案内部信息。因此，对于管理档案的相关工作人员而言，就是要保障会计信息的提取更快速、方便。所以，在会计档案管理系统中建设数据库是为了能够提高会计档案存入的效率，降低重复的档案录入的情况发生，一定程度上也能够提高会计档案信息在企业内部的传递速率。将会计档案通过互联网的输入，最终使得会计档案的传输能够跨越时间、空间，增强会计档案的使用率。相关工作人员在进行会计信息录入时可以结合一定的档案管理理论，这样能够加速会计信息的输入和输出[2]。

（三）根据实际情况选择科学的会计档案数据库建设

企业不断发展壮大，就应当考虑到会计信息的逐渐大量化和复杂化。因此，会计档案管理系统中的数据库建设要及时根据实际情况进行更新、升级，这样才能使得数据库的建设满足企业发展的要求。在管理会计档案的同时，应当注意设置档案在不同设备、软件之间的便捷转换模式，这样会使得会计信息的传递进一步加速。

（四）确保会计档案数据库的安全性以及保密性

企业会计信息本社就具有一定的隐私性质，所以数据库的建设也务必要保障信息的安全性和保密性。互联网安全问题便是会计档案管理系统中的一大威胁。因此，相关工作人员要重视对会计档案信息的保护工作，运用加密技术、防火墙等信息技术保障数据库的安全性质。为了良好的应对一些突发的信息风险状况，企业应当设立相关的应急方案，减少给企业带来的不必要损失。企业对自身内部工作人员的信息保密纪律、制度也要严格执行，避免出现由于个人的失误造成会计档案被窃取的现象。

三、结束语

信息化时代下，企业务必要重视对自身会计档案管理系统的数据库建设，提升会计档案的安全性、准确性、保密性，以推动企业的全面发展。

参考文献：

[1]张俊辉，李清泽.探究财务档案管理过程中的信息失真的原因和控制措施[J].科学中国人，2017（21）：112-113.

[2]蔡盈芳.会计档案电子化管理背景、现状、难点及有关建议——在中国档案学会电子会计档案管理研讨会上的发言[J].档案学研究，2018（4）：110-114.