数字管理，双重保障

摘 要：图书馆的纸质档案管理工作在新时期面临严峻挑战，数字化管理转型成为未来发展趋势。对图书馆的纸质档案的管理而言，普遍存在保护难、查找难和共享难的问题，明确数字化管理的转型价值，提高图书馆档案资源的利用率显得至关重要。通过管理制度、人员素质、信息系统以及服务强化等多途径，让图书馆的数字化管理工作更具体、更全面，达到纸质档案与数字档案的双重档案保护目标。

关键词：图书馆;纸质档案;数字化管理;转型思考

1 引言

伴随着信息技术的快速发展，图书馆的档案管理工作面临转型，数字化管理成为主流趋势。纵观图书馆纸质档案的发展历史，纸质档案发挥了其自身价值，为社会文明的进步贡献了重要力量。在今天，为了更好地达到资源的利用目标和档案的存储要求，数字化管理显然成为一项必要选择，作为一种全新的档案管理模式，要与传统的纸质档案管理相呼应，让档案的价值进一步的呈现。为此，本次想要通过数字化管理的方式，带动图书馆纸质档案向着数字化方向转型，达到双重保障目标。

2 图书馆纸质档案管理的现实困境

目前，图书馆的纸质档案的数字化转型正如火如荼的进行中，转型的根本一方面是档案管理工作的创新需求，现代技术能够支撑档案的数字化管理;另一方面，则是纸质档案自身存在问题。具体表现为保护难、查找难和共享难的情况。纸质档案的存储和档案的管理形式，在开展查阅活动和使用的过程中，极容易造成纸质档案的磨损问题，档案缺页、损坏的情况时有发生，导致档案本身的安全性受到威胁[1]。且在档案的查找过程中，文献资料获取的方式不够快捷，资源的查找和使用周期长。最为关键的问题是，随着新时期信息使用需求的提升，图书馆的纸质档案通常面临着高频率的使用情况，资源的提供与使用之间存在矛盾，纸质档案管理的转型升级显得至关重要。

3 现代图书馆纸质档案的数字化管理转型价值

现代图书馆纸质档案的管理已然面临发展困境，数字化的管理转型成为必然方向。目前，圖书馆的数字化管理在不断尝试和探索，各类图书馆都在践行与落实。结合现有的研究和数字化转型的成功经验出发，对其数字化管理转型的价值具体明确，主要表现在以下几个方面。

1）提高档案资源利用与开发效率。图书馆的传统纸质档案，在查阅和使用的过程中，需要严格按照序列号进行搜索，查找，阅读并归还，整个使用过程所需要的流程较多，耗费大量不必要时间[2]。在这种情况下，档案管理的时效性不高，档案资源的使用存在不及时等问题，阻碍了档案价值的利用与开发。为了减少问题的出现，纸质档案的数字化管理显得至关重要。相比于传统的纸质档案的管理模式，数字化档案依托的是数字化信息系统，其中集成了档案的查找、阅读等基本功能，对档案资源利用率的提升有重要意义，档案资源的开发效率明显提升。档案资源的使用周期被缩短，纸质档案的使用效率全面提升与强化。且在图书馆档案信息的使用过程中，不受时间、空间和地点上的限制，开放性的图书馆档案资料的使用，效率更高[3]。

2）实现档案的保存与归档。纸质档案是图书馆信息体系的主要组成部分，纸质档案本身有其自身鲜明的特色与价值，对社会文明的进步有重要意义。对传统纸质档案的数字化的保护与归档处理，最大限度上的实现了对档案信息的双重保护，让图书馆的馆藏能力全面提升。数字化的管理模式的尝试，纸质档案的保存与归档，都是对传统档案的有效保护举措。从当前的图书馆的数字化管理实践中，档案资源的保护，由纸质档案和数字档案的双重保障，最大限度上提高了档案保存的有效性，展现出良好的应用效果[4]。

4 现代图书馆纸质档案的数字化管理转型策略

现代图书馆的长远发展，要以新的姿态应对新的管理模式，数字化管理作为必然选择，值得探索与尝试。目前数字化管理工作已经被应用到图书馆的档案管理工作中，取得了良好的应用成效，望本次的数字化管理转型能够对现代图书馆提供参考与借鉴。

1）建立健全管理制度。图书馆纸质档案的数字化管理转型，建立完善的管理制度显得至关重要。图书馆在坚持原有的管理基本框架的基础之上，也要针对数字化的管理要求，制定符合数字化管理要求的管理制度。以管理制度的建立来规避初期阶段因为管理经验不足而容易出现的档案管理问题。一是针对电子档案管理的信息形成和存储介质的特殊性，要适当改变传统的管理方法和管理流程，围绕数字化的探索展开管理工作;二是由于纸质档案的长期管理已经形成完整的管理框架，需要针对数字化管理下的电子档案形成统一的标准化规范，严格约束电子档案使用的基本流程规范，让数字化管理的价值得以充分展现[5]。

2）提升管理人员素质。受到图书馆传统档案管理方式的影响，档案管理工作人员依旧是以纸质档案的管理为核心，积累了丰富的工作经验。想要让这一群体逐步的适应数字化管理方向的转型，还需要做好图书馆内部管理工作人员的培养。一方面，从图书馆内着手。图书馆本身要发挥出自身的主体性，为档案管理工作者提供统一参与培训的机会，让这一群体熟练地掌握数字化管理模式，并对电子档案的录入、存储和使用等各环节的操作有明确、充分的认识，熟练的使用档案信息管理系统。思想理念和专项技能的全面转变，才能够确保图书馆纸质档案的数字化管理发挥自身价值;另一方面，从图书馆外着手。图书馆纸质档案的数字化管理，则是通过向电子档案的转型提高档案的使用效率。图书馆要积极从外部引进优质人才，用以来帮助图书馆的数字化管理工作得以推进。内部强化，外部引进，全面提升图书馆档案管理工作人员的综合素质[6]。

3）科学运用数字化信息系统。随着图书馆数字化管理转型实践，数字化信息系统备受关注，各图书馆都在结合自身的实际情况，引进档案管理系统。具体包括接收、采集系统，用于完成各部门档案工作的整理和录入工作，同时兼具纸质档案的电子档案录入功能，对于这些信息，都需要通过存储系统完成保存，形成动态的电子档案，方便提取与具体使用。最后通过前端平台，借助系统完成对档案相关资源的开发和利用。科学的使用数字化档案信息管理系统，是数字化管理工作开展的基础构成部分，也是达成数字化管理目标的前提条件。数字化管理系统的开发要符合图书馆的实际情况，助力现代图书馆的长远发展。

4）加强资源共享与个性化服务。图书馆中档案资源的使用，在现代图书馆的数字化管理中要突出共享与个性化的服务。为此，各图书馆要形成一个围绕数字化资源共享与开发的新格局，打破传统的封闭局面，形成一体化的管理模式，以共享的方式让管理过程能够展现其自身价值，满足不同查阅者的使用需求，从根本上挖掘图书馆档案资源的深刻价值。资源共享与个性化服务的打造，是未来图书馆长远发展的根本支撑。

参考文献

[1]陈静宁.浅谈数字化技术在图书馆管理中的应用[J].中外企业家，2020（06）：149.

[2]郭世华.新时代图书馆古籍档案保护管理研究[J].档案管理，2020（01）：38-39.

[3]胡红平.数字化时代图书馆管理与服务问题研究[J].现代交际，2019（18）：118-119.

[4]聂峰.现代图书馆纸质档案数字化管理新思路分析[J].才智，2019（15）：239.

[5]黄建军.论城市图书馆的档案管理数字化建设[J].山西财经大学学报，2019，41（S1）：32-34.

[6]范金怡.分析图书馆档案管理及其数字化建设[J].科技资讯，2016，14（04）：99+101.

作者简介

叶小英（1983-），女，汉族，广西北海，大学本科，中学二级，玉林师范学院，研究方向：图书情报与档案管理。