浅析信息时代如何做好集团企业档案管理

王莉

摘 要：集团企业，是指为了一定的目的组织起来共同行动的团体公司，它是一种以母子公司关系为基础的垂直型组织体制。要做好集团企业档案管理，就要在集团内坚持统一领导，分级管理的原则，通过采取建立健全档案管理制度，加强档案系统建设，合理配置档案人员及加强档案等举措，实现集团档案管理的科学化、规范化、信息化、高效化。

关键词：集团企业;档案管理;信息化

企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。它是企业重要的文化资源和精神财富，做好企业档案管理是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要保证。随着信息时代的发展，企业档案的价值不断被发掘，企业档案的重要性也日益被认可，越来越多的企业开始重视本企业档案的管理。那如何做好企业档案管理呢？以集团企业为例，笔者将从以下五个方面进行论述。

集团企业，是指为了一定的目的组织起来共同行动的团体公司，是由母公司、子公司、参股公司及其他成员共同组成的企业法人联合体。从组织架构上来看，集团企业是一种以母子公司关系为基础的垂直型组织体制。与单个企业相比，集团企业的档案管理更复杂，其在档案管理的组织模式、管理模式、信息化模式等方面都有着自身的特点。通过借鉴外部经验、积极探索、总结新形势下适应集团企业档案管理的新方式，实现集团档案管理的科学化、标准化、高效化、信息化，是数字化时代做好企业档案的重要举措。

1 集团内档案管理坚持统一领导，分级管理的原则

我国档案法规定档案工作实行统一领导、分级管理的原则，此原则亦适用于集团企业档案管理。目前集团企业档案管理普遍存在档案形成主体多，档案数量多、种类多样，档案管理层级多、管理水平参差不齐等各种问题。为解决这些问题，就必须实行统一领导、分级管理的原则。

首先由集团层面统筹规划、统一管理方法、统一档案业务标准，以减少低水平重复，促进信息共享和交换;其次各分子公司可根据集团的要求，结合本公司实际情况，制定个性化的档案管理办法和方案;再次，在档案实体管理方面，在集团设立综合性档案室，统筹集团档案工作的开展。在分子公司设立档案分室，管理本单位的档案，并接受企业集团档案室的监督、指导和检查。设立档案分室，建立二到三级的档案管理模式，是档案分级管理的重要体现，不仅便于档案的收集、整理、保管，更便于日后的查找利用。

2 建立健全档案管理制度

无规矩不成方圆，要做好档案管理，离不开各项档案制度的支持。首先集团总部要制定发布宏观性、纲领性的、指导性的档案制度及严格的考核和奖惩办法，充分发挥制度的指导性、规范性作用，以保障集团档案工作的顺利开展。主要包括综合性档案管理办法、各门类档案管理指引，如文书档案、工程档案、招采档案、销售档案、诉讼档案、会计档案等管理规定，实现集团内档案整理标准的统一。其次，各分子公司制定符合本单位实际情况相符的档案管理制度，主要是对档案管理各环节的详细规定，如明确各类档案的收集、整理、归档的责任部门和流程。再次，提高档案制度的执行力。档案管理是一项内容多、涉及面广的工作，要做好集团企业档案管理，必须贯彻执行各项档案制度。如果执行力弱，档案制度势必会成为一纸空文，档案各项建设也将无从谈起。

3 档案系统建设

以计算机技术和现代通讯技术为代表的技术革命变革了现代社会的信息环境，也促使档案管理模式发生了革命性的变化，从注重纸质档案管理转向档案信息化建设。工欲善其事必先利其器。要做好企业档案的信息化，必须选择专业的档案管理软件及档案管理系统。档案管理系统，是实现电子文件管理、室藏档案数字化、档案信息网络服务的重要工具，助力于建设企业数字档案馆。集团企业通过档案系统，可以在局域网内实现信息集中，在企业内部实现信息共享。

在档案系统建设方面，要注意以下几点。首先，选择适宜的档案系统。目前市场上，档案管理软件多样，选择难度较大。企业要根据自身行业的特点和组织架构，选择适合本企业的档案系统，或者委托软件公司根据本公司的实际情况进行研发设计。其次，处理好人与档案系统的关系。档案系统作为档案管理的辅助工具，它虽然实现了档案管理的自动化和档案实体管理的简化，但它不可能完全代替人，完成档案信息的加工、处理、著录等各项工作。这就要求我们不可过度依赖系统，在利用档案系统的同时，不断查找系统漏洞，进行系统升级。再次，做好系统维护。档案系统投入日常使用后，要保证其持续、安全运行。一旦发生灾难，应在尽可能短的时间内恢复。为维护系统数据安全，需对系统信息进行多套备份，有条件的企业开展异地备份。

4 合理配置档案人员及加强档案队伍建设

1）集团企业实行、兼职档案员制度，档案部门配备专职档案员，统筹管理档案工作。专兼职档案员的设立，在集团内形成了专兼结合、纵横联系的档案管理网络，通过强化管理，保证了不同时期的各类档案的完整性、准确性、系统性。

2）加强档案队伍建设，提升档案人员综合素质。随着档案信息化的发展，知识的快速更新，档案工作所需的人才并不仅限于复合型人才，也需要更为专业的档案人才、技术人才、管理人才。很多档案部门都有这样一个慨叹：“既懂信息技术又懂档案专业的人才太少了”。故要做好集团企业档案工作，必须提升档案工作队伍整体素质，建设一支复合型、高素质、创新型的档案人员队伍。一方面通过招聘，引进一批有专业知识、有专业技能的人才，为集团档案工作队伍注人新鲜的血液。另一方面定期对现有档案人员进行继续教育和培训，提高大家的专业技能，探索新的档案管理模式，主动应对信息化带来的档案管理变革。

5 加强档案宣传，提高全员档案意识

集团企业具有规模庞大、管理层级多、分子公司遍布各地、从业人员众多的特点，要提升集团档案管理水平，必须要依靠全体员工，增强全员的档案意识，贯彻全员归档的理念。通过采取档案制度宣贯、档案知识培训、档案信息编纂开发、档案信息网络化利用等方式，企业人员从上至下认识到档案管理对企业发展和员工个人的重要性，从而增强全員归档的积极性和主动性。

参考文献

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[2]胡虹.加强企业档案工作，促进企业文化建设[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2015.

[3]郑少君.新形势下企业档案管理信息化的问题与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017.