论电子文件归档后的“四性”保证措施

王玉蓉

摘 要：真实性、完整性、可用性和安全性是电子文件归档重要的“四性”，对于发挥电子档案的各种价值具有重要意义。但是在电子文件归档过程中，容易发生数据截获或篡改等问题，“四性”无法得到保障，这就说明电子文件归档后的“四性”保证措施显得更加重要。

关键词：电子文件;电子档案;“四性”;电子签章

1 “四性”的重要性

1.1 “四性”的概念

电子档案的“四性”是指真实性、完整性、可用性和安全性，根据《文书类电子档案检测一般要求（征求意见稿）》中的定义，真实性指电子档案的内容必须要是真实的与原始材料没有任何的不同;完整性指电子档案的内容和信息没有遭受改动与丢弃的性质;可用性指电子档案可以被使用、被检索;安全性指电子档案的管理过程没有遭到人为的改动或者非法侵入的性质。真实性不仅能详细的反映各个社会活动的原始性，而且也关联了档案的行政有效性。完整性保障了档案的凭证价值;可用性是电子档案存在和具有保存价值的基础，如果电子档案不能方便工作人员随时使用，就失去了它的保持价值;安全性是真实性、完整性和可用性的基础，是维护电子档案凭证价值、法律效力的保障。

1.2 保障“四性”是电子文件归档管理的目标

电子文件归档的工作过程有电子文件的搜集、管理、鉴定、转交等，需要严格按照电子档案的保管要求整理、分类，在电子文件归档化的过程中，安全性是最重要的。

电子文件归档工作流程中有一个重要的活动现象，电子文件被交到专门负责档案的工作人员手中，初始的时候电子文件由制作文件的人去负责它的“四性”，交到档案馆后被接受了，就由档案馆负责了。在这个活动现象中，我们首先要保证网络信息系统的硬件环境，保证电子文件的质量。其次，在电子文件归档工作中，在电子文件的整理、转移、归档过程中，我们还要去保证它的“四性”，这是电子文件归档管理的目标。

2 电子文件与电子档案的区别

2.1 管理主体的不同

电子文件的管理主体可能是一些普通公司也可能是一些机关单位，在处理公务的情况下，在互联网的推动下，通过电子设备形成、办理、传输和存储的不同形式的信息记录。电子文件在互联网时代是一个很便捷的方式去传输我们所需要的信息，在使用和更改上都很方便，一定程度上提高了我们的工作效率。

电子档案的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息部门和一些保密部门等，主要涉及对信息文件的保存以及使用过程中的管理，电子档案的管理仍然依赖于我们的互联网技术，但是比传统纸质档案管理方便的多。电子档案在实际工作中节省了我们的时间，不仅提高了我们的工作效率，同时还增加了资源共享性。

2.2 保存系统的不同

1）电子文件保存系统。电子文件保存系统是一个便于文件保存、检索、使用与处理的电子系统，文件在这个系统里被搜集、整理、传阅。以电子方式保存电子文件是最理想的方式，其一，他可以更加快速的被检索;其二，可以增加文件的共享性;其三，电子文件的保存方式更有利于人们的活动与转移。

2）电子档案保存系统。电子档案其实就是电子文件归档。我们设计出了一个“档案管理系统”。这样的系统就像是一个蜘蛛的保护网一样，自下而上全方位的把信息变成一个有机整体。对电子文件从形成、收集、积累、鉴定、归档、归档电子文件保管、利用实施全过程管理。

由于国家机关、社会组织或个人为了处理事物而产生的各种文件是档案的前身，而对于那些日后还需查考、有意识有目的的保存下来的文件就转化为档案。纸质文件对存放环境、地点都没有什么过高的要求，纸质档案的保存要求肯定更高、更具体。

2.3 “四性”保证措施的不同

1）加密方式不同。电子文件从产生、传输到存储的过程通常都是通过计算机来实现的，为了电子文件在上述过程中更安全，一般只能人为的进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，这样反而加大了电子文件的系统依赖性。想要保证“四性”，往往经过压缩编码、加密等处理，由相应的计算机软件，将载体上的数字编码序列读取出来，转换成人能识别的形式，如显示屏或者纸上。

电子文件归档过程中的加密方式多样化，例如电子签章法。《电子签名法》的出台，假如没有加盖有法律效益的电子签名，那么电子文件只能作为浏览的信息文本，不能作为具有保存价值的电子档案，他的“四性”没有办法保证。

2）分类管理方式不同。电子文件的命名方式很简单，一般可按照时间顺序或者部门信息、项目编号等简单命名，注意不要重名就行了。而归档后的电子文件，就必须按照国家档案局颁布的准则进行管理与分类，做好长期保存的准备工作。

3 电子文件归档后“四性”的保证措施

3.1 归档时可采取的应用技术

1）密码技术。现代加密算法通常都需要密钥来完成对信息的加密运算，加密算法的安全性基于用于加密的密钥而不是算法本身。好的加密算法，即使它的算法过程是公开的，它的安全性也不会得不到保障。目前密码技术分为对称性密码技术和非对称性。对称性密码技术使用的密钥简单，密钥的传输与保管比较重要;非对称性密码技术密钥一般是一对的。

2）电子签章法。电子签章主要是指通过特制的技术方法来确保文件内容不被篡改，能确保电子文件归档过程中的“四性”。电子签章不仅包括“非对称性密钥加密”，也包括一些计算机的输入输出口令、人物的笔迹辨别、指纹的识别，以及面部识别等等。盖上电子签章，电子档案改动一个标点，我们都可以识别出来。

3）CA认证。CA中心为每个使用公开密钥的用户发放一个数字证书，数字证书就成为一种数字签名的声明。它将公钥值与拥有对应密钥的个人、设备或服务绑定到一起，它的作用是证明证书中列出的用户名称与证书中列出的公开密钥相对应，在互联网上可直接进行身份的认证。中心的数字签名使得攻击者不能伪造和篡改数字证书，由颁发证书的机构进行数字签名，并且可以直接被管理，對于用户和管理者来说都是很方便的。

3.2 归档后电子文件的“四性”措施的必要性

当今时代，随着电子政务的飞速发展，无纸化办公已经成为一种趋势，大部分单位已经逐步开展电子文件归档工作。由于网上传输的电子文件容易被篡改或者偷窥，如何保障电子文件在实际流转过程中的有效性、真实性、可用性和完整性是摆在我们面前的首要任务。在使用这些措施之前，档案管理系统中挂接的电子文件全文，没有被赋予法律效力的电子签章的签署，只能作为信息来浏览，是不具备档案保存的价值的。还需要各部门档案员将电子政务系统的电子文件打印下来，盖上实体签章后，再进行归档，这极大地增加了档案管理员的工作量，并没有真正实现无纸化办公和电子文件的归档。同时，我们也害怕电子文件归档过程中无法保证它的“四性”，所以我们势必需要一些措施来进行保证。

4 总结

电子档案必须要有可行的措施为其证实自身的可用性、真实性、安全性和完整性，我们要看到签章背后的意义。另外，由于电子签章所基于的数字签名技术，采取了严格的安全措施，能够保障电子签章与传统印章的法律功效是一致的，两者在保证信息处理安全需求上是等价的。因此，从法律意义上来说，电子签章可以替代传统的纸质印章，也就是说成熟的数字签名技术能够满足电子文件的不可抵赖性和完整性。

参考文献

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