大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

摘 要：现如今，我国的计算机技术发展越来越迅速，大数据的使用已经普遍到各个行业当中，在很大程度上改变了人们的生活。在档案管理方面应用大数据，可以改变以往的管理方式，使得档案管理更加方便快捷。本篇文章主要是对大数据时代电子档案的管理进行分析研究，从而得出电子档案未来的发展策略，顺应时代的发展潮流。

关键词：大数据;电子档案;科学管理;开放共享

目前在各个行业中都会有档案管理方面的工作，传统的管理方式比较麻烦，需要专业的管理人员来整理。随着大数据时代潮流的兴起，电子档案管理也随之兴起。电子档案管理相对于传统的管理方式来说能够节省大量的人力物力，管理的也十分有序，查找档案的时候也很便利。但是新兴的事物终究需要慢慢适应社会的发展形式，因此问题的出现也需要寻找到合适的解决方法。

1 大數据时代电子档案管理的现状

1.1 电子档案管理的法律体系不完善，影响工作的开展

在我国有关电子档案方面的法律体系仍处于落后阶段，现有的法律也大都是针对传统的档案管理来制定的，对于电子档案管理方面的法律还没有明确的法律条文。随着我国社会经济的不断发展，电子档案的开放是每个人都迫切要求的，可若信息一旦公开会导致一些问题的出现，被心怀不轨的人利用将是十分严重的。因此国家要抓紧对电子档案管理方面的立法保护，这样才能够保证电子档案充分适应时代发展潮流，朝着更好的方向前进。

1.2 档案管理人员自身计算机技术应用能力低

在这个社会经济不断发展的今天，人们更加看重的是工作效率，一个人的工作效率高就代表着自身的工作能力强。现阶段我国在档案管理方面的工作者越来越多，但是会有效利用其计算机技术管理档案的人却很少，这一部分人自身运用电子信息技术处理各种问题的能力较低，很难充分利用电子信息技术来提高档案管理的水平，一定程度上影响了电子档案工作的开展。因此，相关的管理部门应该加强对档案管理工作人员信息技术运用能力的培养，从而实现电子档案管理的快速发展。

1.3 没有很好的利用电子信息技术，电子档案的智能化受到影响

电子档案的发展是需要依靠电子信息技术的，通过运用电子信息技术，可以将数据寻找出来再利用软件进行分析，可以充分的利用电子档案和社会资源的融合发展，将用户的个人信息进行连接，从而帮助用户解决一些实际问题。但是由于现阶段这些技术还没有得到充分的利用，不能够很好的帮助用户解决对应的实际需求，用户所接收到的都是一些文字信息，缺少相应的画面和真实感受，从而使用户充满感受信息技术下各种信息的发展。用户在查询档案的时候几乎都是运用电话咨询或者发送邮件，直接在线查询没有被应用到查询当中，这就产生了一些不可避免的影响，同时也在一定程度上影响了用户对电子档案管理的好感度。所以说加强各种信息技术与电子档案管理的融合，能够为用户提供多样化的服务，会在最大程度上提高电子档案管理工作的开展效果。

2 大数据时代电子档案管理的发展对策分析

2.1 完善电子档案管理法律体系，提高电子档案的安全性

国家应该加强对电子档案管理方面的法律法规的制定，要在最大程度上保证电子档案的安全管理，国家可以以法律的形式为电子档案添加法律效力，可以要求相应的档案管理机构开出免责条款，并且对于电子档案的开放所产生的各种责任也要进行免除。国家应充分发挥自身管理大数据平台的作用，要保证社会各界对于电子档案开放的数据足够安全，可以制定出使用的时间和查看要求，并设置相应的管理权限，只允许申请通过的人查看个人的电子档案。另外，要对信息安全问题制定相应的法律，明确开放的主体，并建议相应的电子档案管理部门对开放的档案进行鉴定，要从各个方面充分保证电子档案的安全性。还有国家也可以制定相应的法律来完善电子档案管理工作人员的奖惩追责制度，可以保证在电子档案管理部门工作的人员认真履行个人的职责，对贡献较大的人员，可以进行相应的奖励，从而确保电子档案管理工作的开展。在最大程度上的发挥大数据时代，有关电子档案管理方面的价值。

2.2 电子档案的管理必须要依据实际情况开展

在如今这个信息交流十分发达的时代，务必要提高电子档案数据方面的管理，应该着重将社会各方面的电子档案进行整合管理，构建出一个有关电子档案的服务平台，可以让全社会对电子档案进行查看和了解。现如今，我国在电子档案管理方面的建设还需要提高，要着重开展调研依据社会实际发展情况进行管理，规定相应的时间，对电子档案的保存标准进行修改核查，要充分做到电子档案的管理标准与国际和社会各方面相连接，实现全社会和全球电子档案的共享。

2.3 加强对电子档案管理方面人才的培养，建设一支高素质的管理团队

随着信息技术的发展，档案管理部门对从业人员的要求也越来越高，一方面需要从业人员自身具有较强的信息识别意识，另一方面也需要档案管理人员拥有较强的电子信息技术运用能力，这就使得高校应该加强对综合型电子档案管理人才的培养。首先各大高校应该在相应的专业课程上进行改革，增强对专业基础知识的培养，让学生从潜意识里认识到档案管理的重要性。另外，学校可以组织开展相应的实践课程，让学生在校园就开始处理相应的档案管理工作，这样在以后才能够更好地开展电子档案管理工作。其次，可以建设相应的电子档案技能学习软件，可以让目前从事档案管理的人员学习一些有关电子档案管理方面的知识，紧跟时代的发展潮流增强自身的工作能力，才能够更好的在该领域立足。通过运用电子信息技术，能够在一定程度上解决用户的实际需求，也避免了电子档案管理过程中出现的各种问题，这或大或小的会推动电子档案更好的发展。

2.4 电子档案管理应充分满足用户的需求，通过运用大数据实现多样化的服务

首先，档案管理部门应该加强对电子档案大数据方面的开发应用，通过对电子档案管理的分析，可以发现大部分的用户在寻找时会很注重电子档案信息的推送。其次，要将生活中有关电子档案的发展机会连接起来，每一个电子档案管理人员也要充分做好自己所负责的工作，同时关注相应的新闻热点，加强对电子档案的推动发展，可以开发出相应的手机软件，为社会公众查询电子档案提供更多的方便，为人们的生活提供更多便捷的体验，满足人们多样化的需求。最后，可以建立一个智能服务管理系统，帮助人们更好的管理电子档案，真正实现电子档案管理的人性化服务，让人们充分感受到大数据带来的生活便利。

3 结束语

随着大数据时代的发展，各方面都开始利用信息技术改革创新，从而为人们的生活提供更多的便利。虽然电子档案管理工作会出现一些问题，但是通过各种措施是可以控制的，未来电子档案管理工作一定能够发展的越来越好。

参考文献

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[3]舍恩伯格，库克耶.大数据时代——生活、工作与思维的大变革[M].盛杨燕，周涛，译.杭州：浙江人民出版社，2013.

作者简介

郑雪梅（1977-），女，回族，甘肃古浪，助理馆员，本科，主要从事档案管理。