浅谈如何做好医院电子档案管理工作

刘瑜

摘 要：信息技术的出现给各行各业都带来了很大的机遇，我国已经全面进入了信息时代，信息技术的先进性得到了所有领域的认可。医疗行业是我国的重要行业，在发展的过程中，医疗行业认识到了信息技术的重要性，积极地把这项先进的技术引入医院的档案管理，使医院档案管理的工作方式发生了根本性的改变。文章对电子档案对医院档案管理的推动作用进行分析，并且提出了几点相关性的意见。

关键词：医院;电力档案;管理措施

1 引言

档案管理是医院工作中必不可少的工作，在医院工作中，往往因人员的大量流动而需要进行记录。对记录后的档案进行有效的管理，能够防止这些档案的丢失，保障其他工作的顺利开展。随着科技的发展以及计算机技术在各个领域得到了广泛的应用，档案正在逐渐变为电子化，尤其是在医院管理中，看病的一切流程正在向无纸化发展。

2 电子档案在医院档案管理中应用的意义

2.1 方便档案的积累

医院在日常的工作过程中会产生大量的档案信息，医院档案管理工作就是对这些档案信息进行收集和管理，档案信息随着医院相关业务的进行会不断增加，而电子档案在医院档案管理中的应用，可以给档案的积累提供一个更加便利的条件，在医院的各种档案信息形成以后，在工作人员的操作下，以电子信息的形式自动存入医院的档案库中，医院在工作的过程中，如果病例信息的形成是以电子档案的方式，那么在医院档案管理工作中就会自动对这些信息进行收集，有效提升档案积累的效率，而且出错的概率非常低。

2.2 便于档案的查阅

在之前的医院档案管理工作中，由于档案数量非常多，档案的分类工作困难，在查找一个特定的档案信息的时候，往往需要大量的时间，而且在需要的档案信息找到以后，医院档案管理工作人员必须要对这些档案进行复印，工作效率低下。在复印和查阅的过程中，还有可能造成医院档案的损坏，破坏档案的完整性。电子档案在医院档案管理中的应用，可以给档案的查阅工作带来非常大的便利。电子档案是以电子信息的方式存在的，在医院档案管理的过程中可以使用计算机来完成对电子档案信息的查阅，工作人员可以使用计算机来对医院档案进行分类，然后通过不同文件夹的分类，找到相关的档案信息，或者使用计算机自带的查询功能，在很短的时间内完成档案的查询，有效提升了医院档案管理的效率。

3 电子档案管理的缺陷

3.1 管理制度较为过时

在信息时代的背景下，信息技术在企业内部管理中是否得到革新，是否符合时代潮流直接影响着该企业的综合水平。根据目前我国企业在电子档案管理的现状来看，大部分的企业在管理制度的制定上较为过时，不具有时代性。例如企业在电子档案的管理中没有更新相关工作人员的具体管理细则，没有结合电子档案的特点修改管理制度，从而导致工作人员在电子档案的管理中不能熟练准确的进行管理工作，工作的积极性与准确性有所下降趋势。

3.2 电子档案管理方面的意识太过薄弱

在医院的高层管理人员中，有很大一部分人坚持认为医院的首要的工作就是提高医疗水平，注重科研工作，以此更好地造福于人民和提高医院的效益，对于电子档案的管理无关紧要，管理的好坏与医院的直接利益没有什么关系。在这种思想的诱导下，医院电子档案的管理工作缺乏足够的重视，出现了大量的问题，不能对患者的档案进行及时的保存，利用率也不高。殊不知，這种想法是错误的，电子档案的管理至关重要，它是医院管理工作中必不可少的一道程序。电子档案管理不善，虽然不会造成医院的直接损失，但是会间接的造成医院的损失。

4 医院电子档案管理问题的解决对策

4.1 加强对管理制度的更新与修改

根据上文所提出的企业在电子档案管理制度上的缺陷可以发现，制度的完善度会直接影响该企业的工作效率与质量，所以企业需要不断更新相关的管理制度。首先，企业的管理层需要意识到电子档案的意义，从上至下传递正确的态度，确保电子档案管理的有效开展。其次，针对内部相关人员出现的积极性与准确性下降的情况制定相关的奖惩机制，借助制度激发工作人员的工作热情与效率。最后，企业需要制定详细具体的管理细则，确保工作人员明确电子档案管理工作的主要内容，保障电子档案管理工作的有效实施。

4.2 加强档案管理的标准化、规范化

医院有大量的电子图片，在管理过程中，为了避免出现重复现象，要求为电子图片档案管理建立相应的工作标准，加强管理的规范化建设，通过规范化建设促进其现代化，这是档案管理工作的重要前提与基础。医院应结合自身的实际情况，在经院领导批准后，将标准化体系告知全体工作人员，在电子图片的采集过程中加强标准化体系建设，为电子图片的规范化管理创造条件。在标准化的制定过程中，要求提升其可行性与实用性，促进医院档案管理工作的规范化。

4.3 规避电子档案管理工作中的风险

在医院的电子档案管理工作中，存在的管理风险问题就是档案的泄漏，随着电子档案的使用，对电子档案的安全风险问题更应该引起足够的重视。电子档案是与计算机网络结合的产物，因此它的安全性受到网络的极大影响。医院的电子档案一旦泄漏，对医院会造成极大的影响。所以，注重电子档案管理中的安全风险工作，有着极其重大的意义。一方面，不断完善适用于医院的档案管理机制。建立完善的管理机制对医院电子档案管理有效的管理很有必要。首先，医院应该找出专门的人员来负责电子档案管理的安全问题，在电子档案体统上设立一些防火墙。其次，还应该对有关管理人员进行档案安全问题的培训，加强他们的安全意识;另一方面，要采用科学的档案管理方法。采用科学的电子档案管理方法能够使档案长期保留下来，充分发挥信息的可读性和可用性，实现对电子档案的全程管理。

4.4 完善电子档案管理方案方法

针对目前一个医院系统存在同一个患者多套档案的情况，通过推行身份证建档方式，要求患者入院治疗时提供身份证，将患者的所有诊疗档案、疾病史、检查报告等归纳在一个身份证号下，避免多套重复档案出现，并定期整理患者档案信息，实时更新其档案资料，对以往已无效的档案进行清理，比如部分已死亡患者的档案，针对患者的详细住院档案进行简化，缩小档案数据量，提取有效信息如每次诊断结果，患者入院检查结果等。强化HIS系统的网络防火墙减少，提高系统安全性，禁止非院内工作登入系统，提高患者电子档案安全性。

5 结束语

医院档案管理在医院中是一项非常重要的工作，当前我国已经全面地进入了信息时代，医院档案管理工作也必须要做出相应的改变。电子档案具有传统档案无可比拟的巨大优势，医院要对电子档案有足够的重视，积极地把电子档案引入医院档案管理中，并且要加强对医院档案管理工作人员的培养和人才的引入力度，推动医院档案管理的发展。

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