浅析如何加强事业单位档案工作规范化管理

胡素英

摘 要：在任何单位中，档案管理都是非常重要的一件事。特别是在事业单位当中，档案管理的严谨、精密、真实，是能有效促进事业单位顺利发展的重要条件。为了进一步加强事业单位档案工作规范化管理，事业单位档案工作人员应该严格管理、减免不必要的错误，提高效率。

关键词：档案管理;事业单位;严谨;规范化

一个成熟的工作单位对于档案管理这一部分都是特别严格、特别看重的。从单位成立开始，每天的日常工作和人员流动都会产生大量的档案资料，这些资料保存在档案管理部门中，其中档案保存事业单位的工作资料、人员信息等等，这些信息都是事业单位历史和发展的重要部分，是保证工作能够顺利开展的重要资源。因此，为了保证事业单位能够高效发展，加强事业单位档案规范化管理势在必行。本文就档案工作规范化管理的重要意义及原则内容进行阐述，并就如何规范化管理提出强化措施，以促进事业单位档案管理工作顺利进行。

1 档案工作规范化管理的重要意义

1）提供工作的参考资料。事业单位档案资料里包含着单位往年所有的工作材料和当时的具体内容等等，当工作人员需要提供资源的时候，档案管理的完整性及规范性就能起到至关重要的作用。当社会人员需要帮助时，档案部门根据规章制度借出纸质材料、电子材料，有效地帮助单位完成工作任务。

同时档案也是证明事实的依据和证据，作为原始资料存放保存，在工作参考及法律上都起到很大的作用。在未来发生纠纷的时候，作为法律依据帮助单位解决纠纷。

2）提高工作的效率。规范化档案管理可以确保所有资料及调动都是有条不紊的，调用资料的时候只要保证手续正确凭证齐全，所需要的资料就会很快的被找出来提供给工作者作为工作依据。构建完善的工作体系和规范管理是提高工作效率的重要方法，也是一个单位能够健康发展的重要支撑。假设档案管理工作不规范，对资料保存丢三落四，登记不完整，没有或者难找，就会对工作人员造成很大的工作困难，因此，档案管理工作规范化能提高工作效率。

2 档案工作规范化管理的原则内容

档案管理的基本原则是所有单位档案管理机构都需要遵从的，被一个负责人领导，然后分级分层逐一管理，管理过程中保证内容的完整和机密性，以便社会人员使用。档案管理的基本原则总的来说就是统一制度、规划、监督指导、集中管理档案实体。

1）统一规划，统一制度。档案管理过程当中，单位制定的档案计划和制度都是全员遵守、全员执行的，为了严格管理档案，减少内部不同部门的管理矛盾，保证统一性，单位的所有人都应该了解规章制度，知道自己所在岗位的职责，清楚自己的任务。这样，在单位发展的过程中才能减少许多不必要的麻烦和精力，单位才能良性发展，此外，单位发展所制定的计划方针，每个工作岗位的具体工作内容都应该是统一的，需一致向前。

2）统一业务标准，统一监督指导。不管任何单位，都是遵循国家有关部门制定的规范和技术标准来实现档案管理的，在不违反国家规定的同时，制定单位的制度和措施，并且在所有部门和单位下监督指导完成。比如档案的存放，必须按照业务标准，写明清楚时间地址、資料内容、存放时间、是否完结归档等等。

3）集中管理档案实体。单位里不管什么资料，必须有实体或者必要的载体实物，这些必须全部交到档案管理机构中进行统一管理，通过管理分类、组织分类将资料全部放入有效的管理机构中。按照规定，档案管理的文件必须是原始文件，内容真实有效，电子内容确保不会被泄露，对不同的资料用不同的方法进行保存，确保不会出现失误。

3 加强事业单位档案工作规范化的措施和研究

1）提高管理重视性。事业单位所有领导人员和全体员工都应该对档案管理有足够的重视，这是规范档案管理的重要保证，当领导对档案管理重视时，便会对规则加强维护，员工也会规范自己的行为，对规章制度上严格遵循。同时，单位领导在这一方面也应该明确奖罚制度，来提高工作人员的工作积极性，宣传档案的规范性和重要性，让大家知道档案管理规范化后对工作的帮助，从而提高员工的档案管理意识。比如每季度定一个优秀指标，对优秀员工进行奖励，通过对优秀员工的宣传，鼓励其他员工进行积极竞争;同时对失误、故意损坏或者长期不规范的员工进行指导教育，修正错误行为。

2）加强对档案工作人员的管理。档案管理工作人员是最经常接触这些资料的人，管理人员的专业化和严谨性，是保证规范的重要点。针对这一方面，事业单位应该加强监督和检查，让档案管理工作人员多学新知识、新理论，促进工作人员的专业性，对员工定期进行政治培训和专业培训，定期对员工进行考核保证员工工作质量。同时对于工作优秀的档案管理员工进行鼓励奖励，让员工们充满积极性。制定明确的规章制度，按照规范进行管理，对于不专业、利用档案管理牟取利益的人严加批评和惩罚，确保奖罚分明。

3）完善档案制度管理体系。档案管理应该跟随时代的发展改变完善管理体系，以管理制度为标准，对一些落后制度进行申请修改。就如过去档案管理的资料都是纸质版的，具有唯一确定性。现在社会科技发展迅速，电子版、视频、U盘等等也加入了档案管理当中，但是因为网络信息的开放性，资料安全性非常成问题。所以，针对许多这样类似的问题，要根据实际情况，根据国家对档案管理的制定，完善优化单位的档案管理体系，对旧的管理制度进行去除。完善的档案管理制度对员工能起到正能量的作用，明确规章制度知道员工什么该做什么不该做，有实际的依据就会减少失误。

4）加强档案管理规范。档案管理人员必须具有保密意识，也应该具有专业性，对于档案管理具有重要意义。根据国家管理制度，对单位档案资料进行定期的清理和保存，对管理保存期限定期进行清理，同时定期查看档案的完整性，确保不会被损坏。对一些机密或者密级档案采取保密措施，对出现档案借调转移进行登记，写明何人借调、何时归还、借调的档案内容等等，所有工作人员都应该严格遵守规则，工作也要按照规定的流程进行。

5）引进先进的管理设备。在以前的档案管理的时候，很多资料在长时间的保存和借调下，受到不可抗力的损坏和遗失，同时在寻找资料的时候非常麻烦，需要消耗大量时间精力。如今可以紧跟时代的步伐，引进档案管理配套的设备，对资料进行科学保存，将查询资料的任务引入计算机中，这样就能明显的提高档案管理效率，提高工作效率，减少不必要的劳动力，加强资料的完整保存。比如档案密集柜，里面功能有除湿加湿，分为手动自动等等。保存档案，更新设备这也是加强事业单位档案管理的重要方法。

4 结束语

通过种种措施加强事业档案管理来看，档案管理非常严谨烦琐，想要提高工作效率，就要根据实际情况对管理制度、管理人员进行规范操作和管理。加强管理意识，利用设备有效快速地帮助管理人员管理档案。同时提高全体工作人员的档案保护意识，才能让档案管理工作顺利进行，让单位健康发展。

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