浅谈档案信息化建设与工程档案管理

刘郁兰

摘 要：本文主要针对档案信息化建设与工程档案管理展开深入研究，先阐述了档案信息化建设涵义，然后又提出几点切实可行管理措施，如档案工作人员要树立档案信息意识、创新思路，加大资金投入、有计划推进信息化建设、改革档案信息服务方式、制定工程档案信息管理制度等，旨不断提高档案信息化建设水平和工程档案管理水平，从而促进档案建设日后更好地发展，也为国民经济和社会发展，提供了有效快捷的档案信息服务。

关键词：档案信息化;信息化建设;工程档案;档案管理

在现代化档案管理主要方式基础之上，档案信息化建设在我国档案管理工作当中是最重要发展趋势。随着我国信息技术不断发展和提高，我国档案管理工作有效运用，能够促进我国档案管理工作水平不断体改进，这也为我国档案信息资源共享提供重要保障。

1 档案信息化建设涵义

档案是对信息的一种记录。但在这里我们要清楚的是信息化中的信息不仅包括档案本身记录信息，还包括对原始信息处理后，与其他信息相融合所形成广泛信息。由此可见，在档案信息内容中主要包括狭义信息化和广义信息化，而狭义信息化主要指的是将档案自身内容信息化，而广义信息化主要指的是将档案信息和政治、经济、文化等信息相融合所处理信息化。因此，在档案信息建设目标中，首先要促进档案信息能够融入到社会交流系统中，在社会中更好地传播。其次，要将档案中的信息要和其他社会信息相融合进行使用，并且能服务于社会。但这两个目标相对来说不是孤立的，两者之间可以相互联系、相互促进。因此，档案信息如果成为社会大众利用，那么狭义档案资源信息化，会和社會发生普遍的联系，在和社会其他信息广泛交流和传播时，会形成另一种形式信息，即档案信息化。

2 档案信息化建设与工程档案管理

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义曾认为意识具有能动性，而社会意识有着社会能动的作用。这对档案信息化建设有着重要能动影响，也是推动档案信息化建设动力。基于此，档案信息化在某种程度上来讲就是观念信息化[1]。档案工作人员是档案信息化建设根本力量，也事关到档案信息化建设成败，唯有让档案工作人员树立档案信息意识，才能够意识到档案信息化建设重要性，档案工作人员才能有一定的责任心，从而促进档案信息化建设能够更好地发展。

2.2 创新思路，加大资金投入

档案信息化建设，离不开领导的支持和加大资金投入，不断创新思路。首先，可以积极向领导反应一些关于档案事业历史和意义，从而提高领导重视度，使档案信息化建设经费纳入每年财政预算中，然后，要加大档案资源开发和运用，可结合互联网建设，以此提高社会政治和经济建设服务地位[2]。最后，可运用档案资源，开拓有偿服务，从而开拓档案资源服务领域，创造出真正价值。

2.3 有计划推进信息化建设

档案信息化建设主要包括以下内容，首先可建立电子档案和全息数据库，使档案信息管理模式由原来实体管理模式走向电子管理模式，也加大档案储存量;其次，可运用计算机技术，建立档案电子系统，这样可以对档案信息资源进行分类、提取、修改，以便进行查询;然后也可建立档案网站平台和信息服务中心，使档案信息传递和交流有着网络上的支持，这也为档案信息服务提供了有利条件。基层档案管理信息化建设可以依据这三点实施，为有计划、分步骤、高标准。最后，还要构建档案信息化体系，从而使档案信息化建设能够合理进行开发和利用，实现档案信息化目标。

2.4 改革档案信息服务方式

在信息时代背景下，传统的服务方式已经不能够适应档案发展实际需求。基于此，档案部门要运用高新技术来开发档案信息资源，创造新的档案信息服务方式，从而为社会发展更好地服务。但主要服务方式有计算机管理服务、缩微技术服务、光盘存贮服务。计算机服务在档案工作中基本上实现了，如档案管理系统进行应用和推广。由于市场管理档案系统比较多，档案部门要制定一定标准，防止出现重复开发现象。而缩微技术服务一些档案馆通过缩微设备，对档案进行保护，起到一定重要作用，使一些企业在科技档案图纸管理工程中，运用缩微技术众多，而且还节约人力。光盘存贮服务的特点是存贮容量比较大、处理速度快，方便国防档案信息全文检索和查询。

2.5 制定工程档案信息管理制度

在档案信息化建设中，档案管理人员要高度重视工程档案管理，因为在工程建设过程中，档案工程有着多元化特点，无论是工程的确立还是改革，都会用到档案建立行程，从而也提高档案工程管理工作水平。基于此，档案工作管理人员要依据档案信息化建设难易程度进行分析，制定档案信息管理工作的目标，提高档案建设工作质量。但档案信息建设工作人员要熟练掌握计算机管理相关知识，认真参与到软件开发过程中，并选择合适有关档案工程管理软件，进而顺利开展档案管理工作。与此同时，还要不断完善档案信息化管理制度，改变传统的档案管理模式，体现出工程信息的共享作用，创造档案管理条件。

3 结束语

综上所述，合理运用计算机，能够提高档案管理水平。计算机应用和网络技术为工程档案管理提供了便利条件，运用计算机和网络所建立档案管理平台，能够对工程实施动态管理，从而提高档案管理效果，节省人力物力，确保了档案信息化建设和社会信息化共同发展。

参考文献

[1]高萌.档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨[J].办公室业务，2019（15）：61.

[2]梁小荣.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].办公室业务，2019（12）：77.