基于信息时代如何做好档案管理工作研究

刘志龙

摘 要：伴随着时代和社会的发展，信息技术也取得了长足的进步，在信息技术时代背景下，国家对我们的档案管理工作也提出了越来越高的要求。档案管理作为一项政策性以及保密性都较高的工作，对于基础建设以及相关活动都有着不容忽视的重要作用。本文将对信息时代档案管理保密性进行研究，并对存在着的问题进行分析，期望能够对该领域提供一些有效的帮助。

关键词：信息时代;档案管理;保密性研究

档案管理是一项重要的工作，无论是对于实际工作情况进行调查分析，或是对单位或个人进行相应的评估，档案管理都发挥着不可忽视的作用。伴随着信息技术的不断发展，档案管理在各行各业当中都进行了有效的应用，在开展档案管理工作的过程中，传统的信息收集、储存以及管理方式也发生了一定的变革，利用信息技术开展档案管理工作的流程以及技术也变得越发成熟，但是在为我们带来多方面优势的同时，对档案管理的保密性也提出了一定的挑战，这需要我们找出合适的方法，将存在着的实际问题进行有效解决，本文根据九年来的实际工作经验，对此提出自己的分析和建议。

1 信息时代档案管理工作中存在的问题

1.1 信息档案管理意识淡薄

档案管理保密意识淡薄是阻碍着我们进行工作的主要因素，在传统的档案管理工作过程中，部分单位或人员往往对工作内容的认识不到位。相关的管理人员对档案管理工作的重要性及影响还不够清楚，只要他们在档案管理的过程中，能够将档案进行储存，并且保障档案不丢失不损坏即可，没有相关的专业与保密意识。在档案管理過程中，相关工作人员对档案信息的收集、储存和管理并没有足够的专业知识，大多数档案管理工作人员并没有接受过专业的指导和培训，甚至有些档案管理人员是其他部门临时抽调来担任，自身的工作能力和水平也就会有一定的缺失。

1.2 档案系统不完善

在整体档案管理过程中，相关系统的建设也不是很完善，单位或部门对于相关的工作内容没有给予足够的重视。在进行信息档案录入的过程中，系统的相关功能并不是很完善，这对我们的工作质量和效率都有一定的不良影响。不同单位所使用的档案管理形式以及系统都有所差别，甚至同一单位的不同部门之间也有着一定的差异性，导致在工作过程中，相关的档案信息无法做到共享和联通，对于信息技术的应用也有着一定的制约。

1.3 档案录入问题

在当前的档案管理工作过程当中，有很多的单位对信息技术的应用还并不是很到位，很大一部分档案信息的记录还是以纸质文件为主，这为我们的信息档案录入工作造成了很大的困扰。在实际录入的过程中，需要人工进行操作，将纸质档案上的信息进行转化，在这个过程当中，由于工作量十分的巨大，就无可避免的会出现一些细节上的差错。在一些相关的单位当中，会采用扫描的形式，将纸质档案进行转化，但是这需要有专业的工作人员进行实际操作，在操作的过程中，任何一点细微的懈怠都会造成无法挽回的后果。

2 信息时代档案管理的优势

在传统的档案管理工作过程中，我们所采取的技术往往具有一定的风险，相关的资料内容也更加的容易老化、破损。而在信息时代背景下，为档案管理工作带来了一定的优势。在实际的应用过程中，信息档案是以计算机技术为载体，将相关的档案、资料进行收集、储存和管理，并且可通过分类设置密码来提升保密性。相关的工作人员可以借助计算机技术带来的巨大优势，来减轻我们的实际工作量，使得工作的效率能够大大提升。在传统的档案管理工作过程当中，相关的资料往往会出现缺失以及出错等相关的问题，在使用的过程中查找也较为困难，利用计算机技术，我们能够提升信息档案的精确程度，并且通过目录的制作来更好的找出相应信息档案内容，发挥出时效价值。档案管理在基础建设以及相关活动的过程中都占据着十分重要的地位，利用信息时代为我们带来的巨大优势，能够使我们的工作效率大大的提升，对于信息档案的保密性也能够有所提升，保障相关工作与活动能够有序进行下去。

3 信息时代档案管理保密性的具体特征

在信息时代的背景下，我们的档案管理工作方式以及内容都需要进行相应的转变。在基础建设以及相关活动中，档案管理都发挥着十分重要的作用，作为信息的主要来源，也是需要着重保密的特殊机构，在工作进行中应当保持着高标准和严要求，对于档案管理工作要做到严格的保密，来提供更加可靠的信息内容，助推档案管理工作有序进行。在实际的档案管理工作过程中，应当注重发挥出信息技术的重要作用，具体具有以下几个部分的具体特征。首先，伴随着时代和社会的发展，社会形势也变得更加复杂，任何微小的失误都会造成无法挽回的后果（比如：希拉里邮件门），所以在进行档案管理工作的过程中，我们需要做好保密工作，防止单位、个人的背景资料或核心资料出现泄漏，取得一定的竞争优势。其次，在信息技术的时代背景下，档案管理方式也由原来的手工操作形式进行了相应的转变，我们在实际工作的过程中，应当注重将核心资料以及相关档案进行合理转移，并且做好存档和保管工作，提升档案管理的保密性。

4 信息时代档案管理的具体措施

4.1 规范档案管理制度

完善的档案管理制度是我们能够高效开展工作的基础，在进行实际的档案管理工作过程中，我们应当明确相关的原则，结合单位实际的工作情况，建构一个完善的档案管理制度体系。在进行实际工作的过程中，要将电子档案的管理细则进行规范，相关工作人员都应当严格的遵守，管理细则一切工作内容都应当根据实际规则来进行展开。工作人员在实际的工作过程中应当提升自身的工作意识和专业能力，对档案管理承担起一定的责任，对相关的电子档案分类进行集中的管理和储存，并且严格按照实际情况进行保密，防止信息档案的外泄，为今后更好的利用保驾护航。

4.2 加强档案管理人员意识能力

档案工作人员是档案管理工作过程中的执行者，是决定着单位档案管理质量的重要因素，我们在实际的工作过程中，应当对相关工作人员的意识和能力有一定的要求。在工作当中单位或部门要注重提升档案员的专业能力和素养，并且秉持着一定的工作操守和原则，对档案管理的各个工作步骤进行了解，并且严格的进行相关操作，掌握更加先进的信息档案管理方法，学习一些相关的工作经验，以此来提升个人的工作质量和效率，按照实际要求来进行相关的工作。在档案管理工作当中，选择热爱保密工作并具有较强责任人的人员来操作，帮助单位维持稳定的工作发展。

4.3 加强档案管理人员保密意识和技术

保密是在进行信息档案管理过程中的主要内容，相关的单位要对相关的工作人员进行专业的保密培训，提升他们的保密意识以及相关技术能力，在档案管理过程中，对于相关信息档案要积极的进行检查和储存，并且对信息档案设定一定的密码，及时的做好杀毒工作，防止信息档案出现泄漏。对于档案管理中出现的一些相关问题，我们应当积极选择合适的方法，将这些问题进行解决，提升信息档案的保密性。

5 结语

档案管理工作在社会活动过程中有着不可忽视的重要意义，在当前的档案管理工作过程中，还存在着信息档案管理意识淡薄、档案系统不完善以及档案录入等方面问题，这需要我们发挥出信息时代带来的优势，通过规范档案管理制度、加强档案管理人员意识能力以及保密意识和技术的方式，来发挥出档案管理的重要作用，为相关的建设和活动提供支撑。

参考文献

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