高校文书档案管理信息系统构建

戴月甜

摘 要：在高等学校的各种活动中，档案能够保存和记录一些考察凭证依据。在通讯技术飞速发展的今天，随着计算机网络建设的发展，借助计算机信息化技术来管理高校文书档案已经成为现实。众所周知，在文书档案是档案中的非常重要的部分，通过文书档案管理信息系统的构建，可以为高校的文书档案业务提供帮助。本篇文章针对高校文书档案管理现状进行了简要分析，并就构建高校文书档案管理信息系统的思路进行了探究。

关键词：高校;文书档案;管理信息系统

在我国高校高等教育事业飞速发展的过程中，档案的重要性是不言而喻的。如果档案真实且完整，那么学校的行政管理就有了凭证作为参考，并且还可以进行一些宣传教育素材的收集。另外，这对于高校权益的维护也能够提供法律依据。文书档案在档案中非常重要，通过文书档案，我们可以阅读到一些文件材料转化而来的文字。一些与高校相关的条例和规定等文件材料也被囊括其中。甚至还包括一些关于高校职能活动的总结和人事任免文件在内。

在通訊技术飞速发展的今天，纸质档案逐渐被电子档案所替代。加上现在的计算机系统能够为高校档案信息化管理提供强大的技术支持。但是，从目前的多数高校的文书档案管理情况来看，存在着传统档案管理方式占据主要地位的情况，档案整理存在一些不规范的地方，检索比较模糊而且效率不高，传统的纸质档案也不利于长期保存，这样使得档案管理的人力成本提高。笔者在本文中针对高校档案信息管理系统构建进行了研究，这对于档案管理的信息化建设具有较大的现实意义。

1 高校文书档案管理现状分析

至2020年初，我国有多所高校在档案建设方面投入了不少的人力、物力、财力，很多高校建立了档案馆，并且针对档案管理进行了一些必要的培训。对于档案管理，有不少高校开发了一些档案管理信息系统。但是，通过对这些系统进行分析，发现其存在不少缺陷，比如仅仅是在主页设置了关于档案相关的模块，其功能以简单功能为主。又比如，主要是信息发布和资料下载和论坛交流等等。对于多数文书档案管理工作，无法实现信息化处理。因为使用手工管理较多，档案的借阅和管理、档案收集和信息利用等无法实现自动化，不能确保信息的实效性，其可靠性也不强。另外，对于档案的管理工作而言，因为其相对比较复杂，但是从事档案管理的人员数量较少，所以有一些高校档案管理工作没有得到档案管理信息系统的支持，校园的数字化进程无法进一步推进。

2 高校文书档案管理信息系统构建思路

对于文书档案信息化系统，其组成部分主要包括两个部分，一个是软件系统，另一个就是硬件系统。其中，前者主要的构成部分是操作系统和办公软件以及文书档案的应用系统。其中，文书档案信息化应用系统比较复杂，不仅包括了一些执行程序，还包括数据库和一些功能程序和文档模板。而硬件系统是我们比较熟悉的系统，比如电脑、打复印机和数码相机等等。如图1所示，为高校文书档案管理信息系统构架图。

除此之外，还需要保证系统的打印功能和预览功能的运行。对于需要打印的文书，系统管理员可以根据需要进行内容和格式上的修改，甚至可以修改字体和排版，这样能够方便套打。其实，要实现这个功能，并不难，我们可以通过编码及设计来实现。另外，可以通过将一些办公软件的功能组件插入档案管理信息系统，使文书档案具备更为强大的功能。对于文书档案而言，因为其所蕴含的信息根据不同的内容，有不同的保密等级。甚至对于一些文书档案，因为保密级别很高，还与国家的安全和社会的稳定性息息相关。鉴于此，对于文书档案，一定要做好加密工作，针对某些文书档案，做好用户的授权管理工作。除此之外，对于高校文书档案管理信息系统，需要根据国家政府部门的相关档案管理法律法规来进行设计和研发，这样才能使高校文书档案管理符合国家的一些相关标准和要求。

3 高校文书档案管理信息系统构建前景分析

高校文书档案管理信息系统在构建之后，就可以为档案管理人员提供极大的便利。不仅能够实现档案信息的输入和修改功能，还可以实现交换和归档等功能。这些功能，能够为文书档案管理信息化的优化所服务。所以，这对于高校文书档案信息化管理的效率的提升是不言而喻的。高校文书档案信息管理系统的研发、设计和应用，能够解决传统文书档案管理效率低的问题，使文书档案管理工作效率得到提升。另外，这也是进一步促进办公自动化的基础。通过高校文书档案信息管理系统，各项文书档案管理工作的效率得到提升，这是因为其能够规避纸张、磁带、磁盘的弊端，能够发挥网络化、信息化管理的优势。在科学技术飞速发展的今天，我坚信，高校文书档案管理信息系统必定获得越来越好的发展前景。

4 小结

对于新时代，档案管理信息化是一大趋势，在信息技术飞速发展的今天，网络技术和计算机技术也快速发展，档案管理的信息化建设在逐步发展。对于高校的文书档案管理工作而言，也必须跟上信息化管理发展的步伐。在高校文书档案管理的过程中，建立信息管理系统，为实现文书档案信息的社会化所服务。

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