浅析档案整理工作的主要内容和基本原则

彭高娃

摘 要：在事业单位中，保存各项信息最方便的方法就是档案，这样能够将每位工作者的具体信息录入在档案中，所以档案的重要性是不言而喻的。档案是一种凭证，能够记录一些历史事件、人物信息和社会活动，具有很大的利用价值，并且档案整理工作是档案管理工作中的重点。因此，文章以档案整理工作的具体程序和内容为出发点，重点分析了档案整理工作的基本原则和主要内容，希望对相关的档案整理工作人员有一些帮助。

关键词：档案整理工作;主要内容;基本原则

利用科学的手段来整理档案，能够使档案更加系统化，而且具有条理性。因为一些事业部门或者企业收集的档案本身就比较零乱，数量也比较多，成分复杂，内容多种多样，这种情况下，就会对一些工作产生不良的影响。但是通过对档案进行整理，能够更好的实现对档案的管理和使用，更能提升档案的价值，为推进一些工作的顺利进行提供保障。所以，本文就笔者的经验和实践，重点分析档案管理工作的原则和内容，进而完善档案管理工作。

1 档案整理工作的意义

如果档案比较散乱，那么就不能体现出档案的真实特点，难以清晰充分的反映出一些工作活动的联系，在许多的档案中，如果不利用科学的档案管理方法，那么想要查找一项档案也是十分困难的事。此外，如果不能把有关联的档案联系起来，那么档案的利用价值就降低了，因此，只有通过系统的整理，才能为档案的管理和利用创造良好的条件，最终推进一些工作的顺利进行。

2 档案整理工作的程序和内容

2.1 档案整理工作的具体程序

在进行档案整理工作时，有一些严格的程序和内容：首先，整理者要对整理工作的基础程序和步骤有细致的了解，然后根据了解的情况按照不同的类别给这些档案排列、分类，同一类的放在一起，这样更方便利用。此外，一些特殊的档案也要交由不同的人来整理，这样才能提高档案管理工作的高效性。档案整理工作并没有特定的顺序要求，可以在实际工作中根据工作的需要进行。

2.2 档案整理工作的具体内容

在日常档案室的工作中，相关的档案负责人需要接收一些部门交上来的案卷，这就需要档案整理者对档案室的了解更加细致，这样才能进行系统的整理，对档案进行排列，做好档案的整理工作。 如果一些档案已经被档案室保存了，但是在具体的工作中发展该方案与所规定的要求不符合，那么在这种情况下，就要对该方案做进一步的加工处理，对不合理的部分进行调整，从而可以提高档案整理的质量和水平。此外，如果一些档案保存的时间比较长，也要根据实际情况对这些方案做出调整，这样才能使档案管理体系更加完善。在日常工作中，档案室不可避免的会收到一些零散的文件，这就需要相关的档案管理人员对档案进行细致的整理。从这些工作内容就可以看出，要想做一名合格的档案工作管理人员，就要对整个档案管理程序进行熟悉、有效的掌握。

3 档案整理工作的基本原则

3.1 保持档案之间的历史联系

一些历史事件以及人物的情况都被清晰的记录在档案中，因此，一些单位或者工作部门的档案文件之间一定存在着一些联系，例如，档案的时间、内容等，都具有特定的联系。所以，档案管理人员在档案整理工作中，千万不能把有联系的档案分开处理，而是要将有联系的文件放在一起，这样才能更好的发挥档案本来的作用，能够真实的反映情况，有助于相关工作的开展。此外，档案之间的有机联系也要保持，因为这能体现出不同档案的不同特点，因此，这就要求相关的档案管理人员在进行档案整理工作时要保持这种特定的联系，不能随意割裂。

3.2 在原有基础上进行整理

在档案整理工作中，要秉承一定的原则。比如，一些先前就整理好的档案，如果再对其整理时，也不能打乱原有的基础，而是要在原有基础上进行整理汇总。在进行档案整理工作中，还要有效的利用原有的整理成果，因为只有这样才能保持档案原来的状态，能够体现出对档案来源的尊重。

3.3 在档案整理工作中，加强对档案的管理和利用

在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系及尊重档案来源的原则下，还需要充分的考虑到档案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能够更好的满足档案保管和利用需求。

3.4 区分不同档案的价值

每份档案都有每份档案自己的价值，区别不同档案的价值指的就是通过分析此档案的保存和利用价值，统一划分档案保存的时间，在整理档案时也要做到因地制宜，不同类型的档案要区别对待。这种管理方法，能够节约时间，减轻人力，最重要的一点就是能够提高具有保存价值档案的整体质量，为其创造更好的管理和保管条件。

3.5 便于保管和利用

各个单位对档案整理都十分重视，因为档案管理的根本目的是方便管理和利用。当然，在整理过程中，不能切断档案间的联系，要区分不同的利用价值，按照一定的顺序给档案编号。

4 对档案管理工作的具体要求

4.1 培养档案管理方面的专业人才

培养专业的人才是增强档案管理工作效率的重要手段和方法。因此，笔者总结了几个措施：首先，相关的档案管理工作人员的工资水平不能太低，这样不仅不能吸引优秀的人才来该岗位工作，也不会提高事业单位内部人才工作的积极性。其次，资金分配的问题也要引起重视，管理人员要倾向于档案管理部门，如果事业单位内部的资金比较充裕，还可以建立现代的管理模式，这样可以使档案管理部门的工作中在现代化因素的影响下更好的工作，增强工作的水平和能力。最后，员工的综合素质和能力，是提高管理能力的关键。所以，事业单位内部还要加强对相关管理和工作人员的培训和考核，这样能够提升管理人员的能力，进而提高档案管理工作的水平。

4.2 建立完善的档案管理工作系统

完善相关的档案管理工作系统，能够促进事业单位中档案管理体系的近代化。要完善档案整理设备，让档案管理工作更加信息化。所以，这就要求事業单位中的每个员工都要学习先进的技术，利用现代化方式将人事档案分类管理，进而提升档案管理的效率。其次，还要建立新式的数字化管理库，增强管理人员的专业水平。通过采取这种方式，能够提高档案管理工作的效率。

4.3 提高档案管理人员的意识

要想做好相关的档案管理工作，就要从改变人的心态上下手，所以要让单位中的每位工作人员充分认识到档案管理工作的重要性，这样才能更好的推进该工作的进行。通过这种方法，能够为档案管理工作提供人才，进而提高档案工作的效率。所以，事业单位中的任何人，都要改变自己的错误认识，做好自己的工作，最终要给档案管理工作部门做汇总。

5 结束语

档案整理工作是档案管理的基础，因为只有有效的整理档案，这样才有利于档案的保存和利用，进而提升档案管理工作的水平。随着各行各业的发展，档案数量不断增加，所以，档案管理人员需要在不断的工作中积累经验，探索新的方法，更好的做好档案整理工作，确保档案更好的发挥其应用价值，推动工作的顺利开展和进行。

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