制约电子文件情报价值发挥的因素及对策

陶慧婷

【摘要】本文首先对电子文件的情报价值的表现形式进行初步探讨。然后从电子文件、信息用户和管理者三个角度切入，分析了制约电子文件情报价值发挥的若干因素。最后提出实现其情报价值的相关保障措施。

【关键词】电子文件;情报价值;发挥因素;对策

电子文件情报价值是指由于客观记录了人们社会实践活动信息的各类电子文件，因其能够为某类或某特定用户提供比较丰富、可靠、广泛的信息来源，在经过传递且被信息用户使用后对用户甚至整个社会所产生的各种效用价值集合。简单而言，是指其承载的各类信息能够满足社会的参考效用大小。从站在历史的高度而言，深入研究电子文件情报价值对整个“人类社会记忆”的发展显得尤为重要和迫切。

一、电子文件情报价值的表现形式

任何价值都具有相应的表现形式。电子文件从产生、传递、利用直至保存或销毁的整个过程中，其情报价值的大小也随着运动而变化。根据文件生命周期理论，结合电子文件的作用性质和形成变化，将其划分为形成积累阶段、传递执行和保存备用阶段。在不同的阶段，电子文件情报价值的大小和表现形式也不尽相同。

（一）形成积累阶段：仅为组织和第一作者解决问题而产生，但无法构成情报价值。电子文件的产生是为了解决特定的问题。在形成积累阶段，电子文件仅仅作为其形成者表达意图、解决特定问题的一种原始记录，并没有得到有效公开，更没有在一定范围内得到有效传递，使用受到限制。被束缚的电子文件仅仅是特定狭小范围的某种信息或知识，没有经过传递，更无从谈及其信息用户群，因而这一时期的电子文件价值无法构成，就不存在情报价值。

（二）传递执行阶段：为用户提供现行参考和科学决策。电子文件被特定的信息用户使用后，就产生了一定的情报价值。这个时期电子文件的价值主要表现为利用电子文件的用户提供相关决策性的参考和依据。提供依据主要是指电子文件的凭证价值，现行参考、提供科学依据则成了该阶段电子文件情报价值的主要形式。在该阶段，某份电子文件所面对的信息用户越多，被参考利用的频率越高，那么情报价值更容易发挥，情报价值提升越快。另外，电子文件本身具有集成性的特点扩展了文件的信息源，这也提高了电子文件的情报价值。

（三）保存备用阶段：情报价值的二次提升或消亡。进入归档阶段，电子文件经鉴定后，部分没有保存价值的被销毁，其情报价值随着文件本体的灭亡而消亡。剩下具有保管价值的，则逐渐演变为现行的非滞后性的参考。另外，电子文件进馆保存后，档案人员通过对电子文件信息进行有序化二次加工，从而提高其效用，实现了电子文件信息的增值。经过增值后的电子文件，其情报价值得到二次提升，参考作用显著凸显。

二、制约电子文件情报价值发挥的因素

（一）电子文件本身的因素。1.真实性。真实性就是电子文件情报价值得以发挥的最根本内部因素。如果电子文件本身并不是组织机构社会实践活动的真实写照和原始记录，不具备构成情报价值条件之一的知识性，那么其情报价值就会受到用户的质疑。可以这么说，电子文件的情报价值是建立在其凭证价值得到可靠保障的基础之上的。任何经过篡改的、伪造的电子文件都没有资格谈其情报价值，因为其本身提供给用户的信息源是不准确、不可靠的，那么关注其情报价值就毫无意义。2.信息与需求的匹配度。作为客体因素，只有其自身所承载的客观社会活动记录符合并满足多个领域、多个层次信息用户的主体需求，其发挥的情报价值作用就越大。即從客体因素上讲，电子文件所含信息与用户需求的匹配程度是评价电子文件情报价值的关键因素。否则，电子文件原作者即便付出很大的劳动，情报价值以得到实现，或者难以产生相应的社会情报消费群体，电子文件所传递的信息无法发挥出其应有的情报价值，难以产生相应的社会效果或经济效应。3.受众范围。一些具有保密性质的或处于非公开状态的电子文件使得电子文件的情报价值减弱，甚至趋向于零。这些处于涉密期的电子文件由于特定的需要使得其在一定时期内的受众和接触范围大大缩小，电子文件的信息传递和知识传播受到严重限制和管控，情报价值无法发挥。从这个角度而言，这是制约电子文件情报价值发挥的最不利因素。

（二）信息用户的因素。1.用户的信息化操作水平和检索技能。用户作为寻求信息的主体，其本身的信息化水平影响着其对电子文件信息的检索与获取。具备一定的计算机基础操作能力是作为电子文件信息用户的最为基础的条件与要求。因而从信息用户的因素看制约电子文件情报价值发挥，用户必须达到相关的信息化水平并且能够自行检索文件是先决基础条件。2.知识储备水平和知识吸收能力。信息用户个人的知识储备和理解能力对所检索到的电子文件信息的吸收和理解能力，影响他对电子文件情报价值的主观判断。用户的知识储备水平和知识吸收能力对电子文件情报价值的影响是一种不确定的因素，但其与情报价值的发挥成正比例关系。3.信息素养。信息素养也称为信息用户的信息道德水平，即尊重电子文件第一形成者的著作权，树立相应的知识产权法律意识，推动和保护电子文件的真实性，从而为整个社会运用电子文件、发挥电子文件情报价值创造良好的信息环境。信息用户作为直接利用电子文件的主体，必须具备一定的信息素养，遵守相应法律法规，在相应的框架下合法利用电子文件信息，以此满足自己的信息需求。

（三）管理者的因素。1.管理水平。由于电子文件的管理方法、管理原则、保存条件都不同于传统的以纸质为主要载体的档案，因此要求档案管理人员首先了解电子文件与纸质档案管理的差异。其次，对于掌握不同类型的电子文件也有着不尽相同的管理方法。例如，CAD文件与声像文件显然有着不同的保管要求和管理方法。如若档案人员连电子文件的基本管理知识都一无所知，那么开发电子文件信息资源从何谈起？2.服务意识。档案管理者应该具备前瞻的服务意识，以大力提升馆藏电子文件情报价值为原则，主动把握不同类型用户的信息需求，加快电子文件信息资源开发的步伐。一味封锁限制电子文件的参考利用，势必会造成电子文件情报价值的缺失甚至完全消失，从而失违背了保存和管理电子文件的初衷。

三、电子文件情报价值实现的保障措施

（一）积极开展信息需求分析。档案部门作为电子文件最终主要集中保管的场所，应该在资源积累的基础上尽可能共享开放范围内的电子文件资源。这就要求做好不同类型信息用户信息需求的调研工作，并按照不同类型的信息用户需求的特点，充分挖掘电子文件的情报资源。例如，在企业信息用户中，行政管理人员对行政管理类电子文件的利用需求量较大，而技术人员往往侧重于利用科技类电子文件信息。因此，档案部门要区分对待不同类型的用户，主动做好知识服务，为各类信息用户利用电子文件提供来源基础，促进不同电子文件在提供环节就找到其价值主体，为提升电子文件的情报价值奠定基础。

（二）注重电子文件资源的质量。电子文件形成者必须对电子文件资源质量进行严格把控，只有提高电子文件信息深度，使其具备相应的知识性、学术性和参考性，那么其利用率才能从本质上有所突破，电子文件情报价值才能比同类型的情报价值有质的飞跃。而档案部门对电子文件进行编研等信息资源开发时，要狠抓信息资源质量，为电子文件情报价值二次提升奠定基础。

（三）夯实电子文件管理工作。在电子文件管理中，档案人员始终要贯彻“全程管理”和“前端控制”等几大原则，以维护电子文件真实、完整、可读为基本目标，根据电子文件的特点，制定出详细的管理制度和管理标准。电子文件情报价值发挥必须建立在有序、规范化的管理基础之上，否则任何闪失都会造成电子文件湮没在信息海洋中、电子文件信息无法读取等严重后果，情报价值骤减甚至消亡，从而造成人、财、物的严重损失。因此，做好电子文件管理工作是电子文件情报价值提升的最为关键的工作。

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