互联网背景下高校秘书工作探析

谢莲

【摘要】互联网对社会的各行各业提供着更深层次、更便捷的发展，作为高校秘书工作者，应紧跟时代发展，不断学习提高与互联网相关的职业能力，才能使秘书工作呈现出效率高、节奏快、“零失误”的新局面。

【关键词】高校秘书;互联网背景

伴随着互联网的诞生，“互联网+”的各种衍生名词也逐渐出现，许多职业与工作都需要依托于互联网提供的平台，而拘泥于传统工作模式则有被取代的危机。诺基亚前任CEO约玛·奥利拉在被微软收购时说：我们并没有做错什么，但不知为什么，我们输了。事实证明，要适应互联网发展，才不会被时代淘汰。

一、互联网背景下高校秘书工作的新方式

（一）互联网使传统办公的模式发生了改变，办公效率得到提高。传统办公模式中，公文流转、传递方面全靠人力或借助传统运输工具;在公文保存、存档等方面占据大量办公空间。传统的办公方式使得秘书工作者办公空间狭小、办公环境混乱，忙于奔波于繁琐的事务中，占用了较多的学习工作时间，无法释放个人的创造力。同时，公文周转过程中流程多、时间长，容易耽误工作进度，办公效率无法得到提升。而互联网带来的信息时代改变了传统的文字处理技术，利用学校OA系统、办公平台、QQ、微信等新媒体平台实现了公文快速、无损耗的流转，可以在较短时间内将文件传递给相关单位及人员，方便了高校秘书工作，提高了办文效率。

（二）互联网对高校秘书工作提出了新要求，业务素养需要提升。高校秘书工作者需要对自身角色认知与工作方式有所改变，要及时调整自己的办公模式以适应新技术的发展，要学习并具备熟练运用现代化办公设备及互联网技术的能力与素质。在熟练操作和使用电脑、智能手机、平板电脑、复印“一体机”等设备的同时，要借助于这些现代化办公设备提升自身互联网技术的应用能力，养成利用互联网工作的方式。可以通过网络设备开视频会议，解决领导或部门人员在异地无法参会的情况;可以通过网络云盘存储资料，随时通过互联网调取查看相关内容;可以通过网络软件进行约车购票，节约时间成本方便快速出行。如果高校秘书工作者能够合理使用互联网，可以大量节约人力与时间，提高办文办会效率。

（三）互联网为查阅获取信息提供了新渠道，信息获取方式更多样。互联网带来的最大变化是信息，包括信息的流动和对信息的分析。以往采集的学校信息需要走访学校相关部门及院系，工作量繁琐复杂。现在借助互联网可以搜集整理学校信息，要与其他单位建立一个信息工作体系，为领导提供预测性、时效性的信息，便于领导作出决策。比如校长办公室联系相关职能部门及院系的文秘成立学校信息工作小组，完善信息报送制度及信息工作评价机制，要求各单位建立自有的信息工作队伍，并指定专人负责信息报送。同时，在海量阅读已经不能适应工作任务繁重、工作节奏加快的形势下，借助于互联网可以帮助文秘工作者快速在网上查找信息。在大数据、云计算的背景下，只需要在搜索栏中输入关键词，互联网就会通过计算筛选后，优先出现最匹配的内容。这需要高校文秘工作者保持在挖掘信息中的敏感性及洞察力，以便快速整理、提取有用信息。

（四）互联网的丰富资源为写作提供了新思维，公文成稿更容易。互联网为资料搜集和检索过程提供了极大便利，文件的创作、修改等方面由完全依靠秘书个人写作能力转变为电子化、信息化，极大节省了成稿时间。网络上不乏公文写作网站、公众号等，这些平台将发文范文、文稿架构、写作素材、PPT模板进行分类整合。这些网络资源无疑为我们开拓思维、完善知识结构、补充写作素材，给我们谋篇布局提供了参考借鉴，进而为高效完成稿件提供了有利条件。在新时代高效率的文字要求和高强度的办公要求下，互联网使文字处理更加灵活，打破了以往空间地域的限制，也适度将秘书从办公室解放出来，利用网络随时可以更改、修订、补充内容，随时随地完成领导交办的紧急任务。

二、互联网背景下高校秘书工作的新问题

现在互联网处于高速发展的时代，但正是由于它的高效便捷，往往会出现过度使用和过度依赖的情况。一方面，在写材料时成为“天下文章一大抄”的“笔杆子”，在接到写作任务后，就按照“关键词搜索、相关语句下载、碎片化材料整合、适当改写、调整公文格式、审阅校稿打印”流水线作业，往往这样攒出来的稿件缺乏针对性与适用性，没有新意与亮点，造成文章没内涵、领导不满意、受众不爱看的尴尬局面;另一方面，由于互联网具有资源丰富、需要的素材可以随时查找的便利条件，有些秘书便不注重日常积累，一旦写一些题材新颖、针对性和时效性强的稿件时，办文工作难以继续进行，形成“巧妇难为无米之炊”的窘态。

一些不法分子通常利用人们依赖互联网的现状，通过网络散播病毒。2017年5月全球大范围爆发的勒索病毒，导致30多万名用户电脑的几乎所有文件被锁定。若高校文秘的文件备份工作不及时或保密工作不到位，极易造成文件泄露、损坏、丢失的情况，这将严重影响学校工作的开展。

三、互联网背景下高校秘书工作的新策略

（一）增强政治素养。在习近平新时代中国特色社会主义思想的引领下，高校秘书工作者要加强政治理论学习，时刻与党中央保持高度一致，要增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，要坚定理想信念，坚持用科学理论武装头脑、指导实践、推进工作。高校中文秘工作者主体为“80后”“90后”，学历层次高、思想观念活、眼界视野广，但同时在人生阅历、实践经验、政治训练方面相对不足，当面临一些重大决策、重大考验或写一些高屋建瓴的稿件时，这个短板尤为凸显。在新的历史条件下，加强高校秘书工作者的政治理论学习更有现实针对性和紧迫性。高校秘书应主动了解国家和地方在高等教育建设和发展中的新方向、新举措，站在学校全局的角度上分析问题、研究对策、提出建议。

（二）强化业务能力。高校秘书需要在传统学习模式的基础上，借助互联网提升文秘工作者个人工作能力，做到业务精通，善于学习。公文写作是高校秘书的看家本领，学会利用碎片化的时间阅读，古人有三法，即马上、枕上、厕上，在工作之余，高校文秘可以借助于微信、网络、书籍、报纸、期刊等多种形式，每天都挤出时间学习。尤其是对于高校秘书工作者，可以借助学习强国、微信公众号等平台，学习国家的战略部署、上级部门的文件要求、领导的决策指示。通过OA系统、校园网站等平台了解本校情况和动态。同时在注重个人业务能力提升的同时，也要注重综合素质的培养。纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行，在实践中积累经验，全面提升个人文字综合能力和业务水平。还要处理好碎片化的知识积累与系统化的整合运用之间的关系，定期归纳整理总结还是很有必要的。

（三）发挥参谋助手作用。辦公室还有一个重要工作是发挥参谋作用，及时提出决策建议，并能把领导的决策化为具体意见。如果我们办公室能够综合四面八方的情况，并进行分析，像国外“智囊团”那样，经常提出一些重大的决策建议，就能为领导迅捷进行决策选择提供便利。信息工作是领导决策的重要依据，信息如同领导的“耳目”。对内服务决策、指导基层;对外反映情况、树立形象。要发挥好参谋助手作用，办公室秘书必须发挥好“信息库”的作用。高校文秘要具有信息获取能力，保证有畅通快速的信息获取媒介，并通过正确的信息获取渠道丰富所需要的信息;要具有识别筛选能力，能够过滤出有效信息，并通过理性思考对其进行深入分析;要具有信息组织与联通的能力，须快速将无规律的信息整合或分组;要具有信息创造能力，在多种信息交互作用的基础上，产生新信息的生长点，得出新的结论，从而创造新信息，达到收集信息的终极目的。高校文秘需要充分享用互联网资源，为领导决策提供信息支持。要擅长收集并提炼有效信息，认真思考，总结观点。谋领导之所谋，想领导之所想，为领导及时准确地提供切实可靠、具有可行性和可操作性的建议。

【参考文献】

[1]李海舰，田跃新，李文杰.互联网思维与传统企业再造[J].中国工业经济，2014（10）：135-146.