探讨基层单位文件档案管理现代化路径

左力

摘 要：随着信息技术的逐渐成熟，其对我国各行业领域发挥着重要作用，促进着我国现代化的进一步发展。针对基层单位的档案管理问题，需其合理改进人工管理方式，合理利用信息技术，实现档案管理现代化。档案管理现代化不但能节约人工消耗，还能节省人员查阅时间，有利于提升其工作效率。基层单位的档案管理工作只有不断的完善更新，与时俱进，才能提升其现代化水平。鉴于此，本文对基层单位文件档案管理现代化路径进行分析，以供参考。

关键词：基层单位;档案管理;现代化

基层单位需积极改进档案管理工作中的问题，合理运用现代信息化技术，促进其工作的现代化发展。档案是对以前工作经验的记实，可对基层单位起到参考作用，利于其后续的发展。针对档案管理工作的现状，本文提出了相对应的处理方案，基层单位需重视起该方案，确保其管理现代化工作的有效开展。

1 基层单位文件档案管理现状

1）档案管理工作业务基础不强。有些工程勘察设计单位缺乏较强的档案管理工作意识，也不重视国家有关法律法规在工程勘察设计单位工作实践中的真正落实，不利于提升档案管理工作效率和工作水平。有些工程勘察设计单位自身缺乏较强的档案管理基础业务能力，出现管理混乱的情况。基础工作质量关乎到档案管理工作效率。就现阶段的情况来讲，我国很多工程勘察设计单位自身都尚未建立和健全档案管理工作制度，也没有一套科学规范的档案管理工作标准[1]。很多工程勘察设计单位尽管建立档案管理机制，但是由于多方面的原因而不能将其在工作中落实到位。档案管理工作缺乏专门的人进行负责，这样容易导致档案管理工作缺乏标准化和合理化，进而导致档案信息的价值不能充分发挥出来。

2）档案管理人员与其他部门沟通少。档案管理工作需及时搜集、整理、分析相关资料，因基层单位领导对档案工作的不重视，促使其管理人员与其他部门沟通少，资料不能在有效时间内进行更新和完善，致使一些资料的缺失及不完整。

3）檔案管理人员的专业能力和素质不足。多数的工程勘察设计单位在档案管理工作人才的招聘以及选拔的工作中，由于其要求不够严格、招收档案专业人员少、兼职情况多等原因，对档案岗位人员自身的专业能力和素质缺乏明确的规定，导致上岗人员的工作能力和素养不足，而阻碍了档案管理工作的有效开展。加之缺乏定期的培训工作，这些工作人员的业务能力和综合素质得不到提升，此外，由于该岗位薪资和待遇相对较低、职务职级晋升困难，也难以吸引高素质的专业人才。

2 档案管理现代化的有效方法

1）加强档案管理制度。紧追时代发展脚步，基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度，从而规范管理人员的工作行为，提高档案的整理清晰度。随着信息时代的发展，互联网的广泛应用为档案管理信息化奠定了基础。档案管理信息化可提高档案的利用率，增强档案的安全性，以此基层单位需建立更加完善的管理制度，促进档案管理工作现代化的有力开展。如：（1）完善档案管理工作章程，使管理人员重新整理档案案卷，促使其规范化。（2）结合档案文综内容，规范档案目录、分类序号等内容。（3）纸质版档案向信息数字化转变，提高档案查询效率。（4）完善信息技术系统，保证档案信息化安全。（5）单位需定期对档案管理人员进行培训，加强其人员的专业水平。

2）加强与其他部门的联系。（1）档案管理部门整理资料前，需搜集相关的文献资料，因此需要加强档案部门与其他部门的沟通联系，促进档案现代化管理工作的有序进展。（2）为提高档案管理现代化进程，该管理部门需加强与电子信息部的联系，使其为档案部门提供完整的信息技术服务，促进其信息现代化工作的有效开展。

3）创新档案管理方法，提高现代化水平。在新时期档案管理工作创新的重要环节是档案管理方法的创新，信息化档案管理已经逐渐成为档案管理的主要发展，还是实现信息化档案管理的前提条件。伴随着电子信息技术的迅速发展，出现越来越多的档案管理软件，网络技术高速发展，计算机知识的广泛普及，这些在一定程度上都为实现信息化的工程勘察设计单位档案管理数据资源打下良好的基础。在该过程中，作为工程勘察设计单位的档案管理者，必须要在软件上构建与本单位相符的系统，分层次完成档案梳理工作。扫描上传历史档案原件，对将来的档案信息采用两种保存方法，除了需要对纸质档案进行留存，还要运用软件系统做好电子版存档，将其在预定的系统内保存，也可以将其上传在云端上。同时，必须要引起注意的是，工程勘察设计单位必须要结合自身的档案性质，选择适合的软件系统，在整理以及上传保密材料时，必须要设置有关的保密环节，不能泄露信息。在档案管理中运用现代化信息技术，这是工程勘察设计单位档案管理创新的主流发展趋势，而且是新时期工程勘察设计单位档案管理创新工作的重点。

4）建立和健全档案管理工作体制。建立和健全档案管理工作体制，是完成档案管理工作的关键，也是重要的环节。对于工程勘察设计单位档案管理工作中出现的问题，需要科学制定工作标准，明确提出档案管理工作的各项要求，这样可以显著提高档案管理工作效率。首先，工程勘察设计单位需要充分认识到自身的发展特征，结合自身的实际发展情况，制定符合工程勘察设计单位发展目标的档案管理体制，进而清楚明确档案管理工作内容和工作方向。就档案管理工作体制来讲，需要合理设置专业管理机构和每个工作岗位的职责。其次，必须要充分体现出档案管理体制的公平性，只有利用制度进行约束才可以具有平等性，才可以使制度对工作人员的一切管理行为进行规范。制度中不仅明确前线人员的工作职责，而且明确工程勘察设计单位管理者的档案管理工作内容，将责任真正落实到个人，明显提高管理水平。

5）加强对档案工作人员的培训，提高档案管理人员的综合素质。在新时期下，要重点的去培养和提升档案工作人员的专业能力和综合素质，积极开展员工的培训工作，完善人才的招聘机制，积极引导员工参与培训工作，提高员工的专业能力和综合素质，使其掌握新时期下新方法的应用能力和实践能力，积极学习和掌握先进信息技术和数字技术等内容，有效利用新方法和新设备进行档案管理;同时，也要对这些工作人员进行业绩考核，制定合理的奖罚制度，来充分的提升档案管理人员的工作热情和积极性，保证人才得到合理的分配和利用，从而有效地提高档案管理的工作效率。

6）落实责任制，增强责任心。传统的工程勘察设计单位档案管理，一直存在得不到重视的问题，相关的档案管理人员也因此缺乏相应的责任心，实际的工作态度较为消极。这一问题无疑是影响档案管理规范化的关键，需要迅速改变。新时期的工程勘察设计单位，需要从领导开始，进一步增强对档案管理的重视程度，并且逐步落实相关责任制，使得档案管理责任能够具体落实到每一个档案管理人员的身上。这样，能够改变档案管理人员以往的消极态度。为确保档案资料具备的安全性和保密性，还需要强化档案管理人员的岗位责任，引导他们主动积极地进行档案管理，确保各种档案的安全利用，不出现丢失或者损坏的状况。

3 结束语

在新时期，传统的档案管理工作方式和工作模式已经不能满足工程勘察设计单位的需求，也不利于促进工程勘察设计单位稳定发展。因此，为了可以实现工程勘察设计单位的可持续发展，必须要重视每个管理环节，尤其是档案管理，这样才可以提高工程勘察设计单位的整体管理水平。

参考文献

[1]丛国华.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J].才智，2018（34）：198.

[2]史红波.新形势下工程勘察设计单位档案数字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201.

[3]刘敏.刍议新时期工程勘察设计单位档案管理的信息化建设[J].科技创新导报，2018，15（23）：167-168.