做好公路工程档案工作应做到”四个保证”

廖秋香

摘 要：当前，我国社会经济取得了突飞猛进的发展，在公路工程建设方面也有了重大的进步。在公路事业的发展过程中，公路工程档案管理工作是其中至关重要的组成部分，和公路工程建设质量有着至关重要的紧密联系，所以要高度关注其重要性和必要性，在公路工程档案管理工作中充分做到“四个保证”，以此推进公路工程档案工作质量和效率得到充分提升。结合这样的情况，下文重點探讨和分析公路工程档案工作中需要做到的“四个保证”，希望能够为相关从业人员提供一定的启示。

关键词：公路工程;档案管理;“四个保证”

当前，我国公路事业取得了持续稳定的发展，公路工程档案数量也进一步增长，这样的情况也给我国公路工程档案管理工作带来了很大的压力和挑战，如果没有真正意义上有效做好公路工程档案管理工作，对于整体工程的质量和性能都会造成十分严重的影响，所以要关注公路工程档案管理工作的各项内容，创新管理策略，并在工作实践中充分做到“四个保证”。具体而言，“四个保证”的内容主要体现在以下几个方面。

1 保证建立健全更系统完善的档案管理网络

在实践的过程中，相关管理部门要在构建档案管理部门的过程中，结合实际情况进一步构建更系统完善的严密的档案管理网络，确保在实践的过程中针对所有创建单位都实现项目档案领导责任制，同时要结合实际情况设置相对应的兼职文书，档案管理员等，针对各个单位和管理人员的职责范围进行充分的明确，有效形成横向到边、纵向到底的无缝档案管理网络，使档案管理的各项工作平稳有序的推进，并呈现出应有的成效。与此同时，要充分发挥上传下达的作用和价值，着重做好工程项目档案的超前控制工作，相关的参建单位要确保档案人员的稳定性，尽可能避免人员的流动或者变化。如果人员在特定的情况下出现流动，要着重做好技术交底工作，并及时有效的通知相关的项目代表。

2 保证落实保证金制度，有效做好经济措施下的超前控制

在公路工程的档案管理工作中，要真正意义上体现出经济杠杆的作用，结合实际情况更有效的利用经济手段的制约和规范作用，为超前控制文件和材料积累提供切实有效的保障措施。在项目建设管理单位的运行过程中，参建单位会产生特别多的文件材料，对此，要针对资料管理人员的岗位职责进行充分的明确，进一步明确相关方面在文件材料形成积累过程中的权责，并有效落实奖惩责任制。针对各个参建单位而言，在相关合同协议中，要针对合同金额进行充分的明确，以此当做工程档案质量管理的保证金。如果拆迁单位可以结合相应的标准和规范，实现做好档案的整理和移交工作，可以退回工程档案质量保证金。不然的话，项目业主要对其进行扣留，设立此类责任保证金制度，这样能够为工程竣工之后，档案的完整性、准确性以及系统性夯实基础。

3 保证档案管理工作和工程建设同步推进

在实践的过程中，要确保档案管理工作和公路建设保持同步，共同推进，这也是工程档案管理的关键所在。同时，更是国家对于工程档案管理提出的根本要求。结合国家相关方面的规定，以此为指引，要确保公路建设项目的建档工作融入到公路建设和管理的相关程序之中，切实有效的体现出监督管理作用，以此充分确保公路工程档案的准确性，完整性和全面性。

首先，要在工程开工伊始参与单位进场的时候，就要针对该工程项目的归档范围和相关要求进行充分的明确，相关建设单位要结合国家相关方面的文件规定和要求，从工程项目实际出发，制定出相对应的公路工程文件材料立卷、归档的细则和指南，通过正式文件，以印发的形式下发到各个建设单位，并举办相对应的公路工程文件材料收集以及整理培训班，使相关人员能够充分明确项目档案的整理方法，标准以及内在要求，并在实践的过程中以此为指引，充分做到有章可循，有据可依。与此同时，要有效指导相关参与单位做好日常资料的整理，分析和管理工作，以此为后期的工程竣工档案编制夯实基础。

其次，要着重把握重难点问题和关键环节，进一步做好日常检查的指导工作。因为相关拆迁单位的资质和人员的素质存在很大的差异，在执行标准的理解和执行方面，也有着很大差别。针对这样的情况，建设单位的档案管理人员要针对工程的具体进度和实际运行情况进行全面细致的了解和分析，着重把握重难点问题和关键环节，和工程管理人员，监理人员，施工人员进行有效沟通，密切联系，进一步着重做好现场的调查和研究工作，针对各项管理环节充分明确，把握整体工程的进度，进一步结合相关参建单位的具体情况做好相对应的检查和指导，以此为竣工档案的齐全准确夯实基础。

第三，做好薄弱环节的跟踪和控制工作。通常情况下，国家重点工程所呈现出的薄弱环节主要包括以下几方面内容：1）在前期的准备和工程刚开工的阶段，这个时间段的相关机构并不够齐全完善，人员并没有充分到位，时间跨度比较大，并没有多余的精力来收集相应的文件资料，甚至在这个阶段内出现前期工作的临时机构被合并或者撤离的问题，人员流动性特别大，相关工作不能及时有效的交接，出现某种程度的空档。然而，这个阶段所涉及的文件和材料特别繁杂众多，而且特别关键，所以要着重做好该阶段的材料整理以及收集等相关工作，对其质量和数量进行科学合理的控制。2）缺陷责任期阶段。这个阶段虽然工程已经交工，但是并没有真正意义上进行竣工验收，在这个时候会出现很多资料以及文件，而且特别关键，这个阶段内，因为思想层面认为工期结束，人员减少，工程也不会特别紧迫，所以往往忽视了材料和文件的重要性，由此导致该阶段十分薄弱，所以必须加强控制。3）要着重针对与工程相配套的种类多、量大的现代化程度高的机电设备进行到货开箱验收。针对相关的中文外文资料的登记造册工作要加以有效存档，特别是对于孤本资料要进行复印，通过电子化的手段，对其进行有效保存，防止其丢失或者损坏。

4 保证所有单位工程档案验收顺利通过

针对重点工程的竣工验收，要确保国家政府和相关主管部门全面细致的检查和验收各项投资效果，不仅验收工程的主体，更要全面细致的验收各项工程档案和相关资料，因为重点工程的规模特别大，有着特别长的施工周期，所涉及的工程单位也特别多，所以要针对单位工程的竣工档案进行全面细致的验收，把好验收关，这样才能充分保证整体工程档案的验收能够有序推进，并呈现出应有的精准性和高效性。在这样的情况下，要着重做好超前控制，使单位工程的预验收工作有序推进，这是关键所在。

5 结语

总之，通过上文的分析，可以有效看出，当前在公路工程建设过程中，档案管理工作有着至关重要的作用，必须高度重视，树立更加良好的工作态度，相关人员要具备相对应的责任意识和使命意识，具备相应的档案管理能力，使业务水平进一步提升，从而确保公路工程档案管理工作实现系统化，规范化，创新化的发展，使管理模式进一步优化。同时，建立更科学完善的公路工程档案管理制度，以此充分确保公路工程建设实现可持续发展。

参考文献

[1]张军.浅论公路工程项目档案管理[J].工程与建设，2016，03：430-432.

[2]李惠.关于公路工程档案管理问题及对策研究[J].安阳工学院学报，2017，05：55-57.

[3]曾永志，杨中庆，王兴瑞.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新[J].公路，2018，07：317-321.

[4]李明旭，王思焕，刘明伟，做好公路工程档案工作应做到”四个保证”[J].世纪之星·交流版，2015，11：54-55.