流动人员人事档案的管理与服务

黄少丽

摘 要：人才交流服务中心作为人力资源和社会保障局的重要组成部分，其人事档案管理工作效能在很大程度上影响着我国现代社会人才流动的速度，能推动社会资源优化配置，不仅能提高人才就业率，还关乎地区人才引进工作的开展。基于此，本文以流动人员为例，探讨如何开展人事档案管理工作，以期能够有效破除人才引进壁垒。

关键词：流动人员;人事档案;管理服务

在良好的市场经济条件下，人才竞争日益加剧，人员来往、招商引资、人才引进等都推动了人员流动，其规模和速度更是前所未有，对我国人事档案管理工作带来了巨大挑战，原有的管理模式显然已不再适应。必须要有针对性的开展改革，加强流动人员档案管理法制建设，完善流动人员人事档案管理机制，推动人事档案信息化建设向数字化建设转变，实现人才资源的合理配置，助推人才强国战略的有效实施。

1 强化流动人员档案管理的法制建设

1）遵循法律规定管理流动人员人事档案。要想提高流动人员人事档案管理质量，高效开展人才引进工作，就必须要建立健全的流动人员人事档案管理制度。而管理的核心在于“执行力”，也就是说必须要抓流动人员人事档案管理落实工作，紧跟时代步伐，不断优化流动人员人事档案管理流程。同时，我们必须要深刻意识到健全的法律的提高人事档案管理效率、优化管理流程的重要前提和保障，因此必须要建立规范化的档案管理法律体系。对于地区人才交流服务中心而言，应结合人才引进战略，针对流动人员人事档案的特点，主动向立法机构提出相关建议，共同完善、落实人事档案管理立法建设。

2）加强流动人员人事档案法制宣传。为进一步加大《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》在各领域的贯彻落实力度，强化流动人员档案管理工作全面落实，人才交流服务中心应结合“六五”普法、全国法制宣传日等渠道，开展专题讲座、现场测试、实地咨询等方式，详细讲解档案的重要性;与电视报刊媒体、新媒体合作开办关于人事档案管理的法制栏目，让社会公众能够了解档案法的内容、人事档案办理流程、所需资料等。同时，上级档案管理部门还应依法开展“双随机一公开”监督工作，通过定期督查、不定期抽查以及专项检查等方式，促使人才交流服務中心加强流动人员档案管理。

2 完善流动人员人事档案管理机制

1）建立积极的流动人员人事档案接收制度。可与高校合作，加强对应届毕业生等群体的政策指导，向其宣传流动人员人事档案的重要性，凸显人事档案公益性服务特点，切实提高流动人员的档案意识，能主动参与到档案管理工作中。同时，加强与大中专院校、国有企业、事业单位的联系，增强彼此之间人事档案管理的配合，提高流动人员人事档案接管率，避免出现人事档案脱节，确保档案有序流动，充分发挥档案的作用与价值[1]。同时，与非公经济组织进行合作，鼓励其办理人事档案存档业务，并与组织内部养老保险参保工作结合起来，建立积极的档案接收制，从而减少“弃档”行为的发生。

2）建立覆盖全体流动人员的人事档案制度。人才交流服务中心工作是面向全社会开展的，因此所有流动人员都具有享有人才服务机构所提供的人事服务权利。我国流动人员主要包含高端人才、贫困人口、毕业生等群体，因此人才服务中心所建立的人事档案制度必须要涵盖全体流动人员。以贫困人口为例，随着城市化建设进程加快，越来越多的农村人口向城市流动，人才交流中心就可以充分发挥出人事档案脱贫攻坚的作用，通过建立贫困家庭档案卡、安置劳动力就业，从而促进贫困人口通过就业实现脱贫，以此来增强服务中心与省市的结对共建，通过资源共享、优势互补，切实提高人才中心的服务水平。而针对未建立人事档案的人员，则可以立足当前所从事的职业，以劳动合同、社保缴纳情况作为基础材料，建立涵盖个人基本信息、就失业情况、职称、技能材料等于一体的人事档案，并不断完善和调整。

3）健全流动人员人事档案内容制度。在流动人员人事档案工作中，收集补充档案材料是基础工作，同时也是提高人事档案价值的重要举措。因此，必须要创新流动人员人事档案日常收集方式，积极探索人才服务中心与用人单位、流动人员三者之间人事档案内容的收集机制，确保能及时、全面、系统地将归档流动人员人事档案。对于所属区域流动人员人事档案需要每季度进行动态完善，依法保障群众的知情权、监督权。同时，建立健全的档案告知承诺制度，在接受档案时告知其所缺少的档案资料，并提供相关帮助，切记不得无故拒收档案。同时设置畅通的档案转递渠道，严格落实档案管理主体责任，提高思想认知，将流动人员档案管理工作摆在重要位置。此外，对于人才引进档案而言，可对《干部人事档案材料收集归档规定》进行学习和借鉴的基础上，结合其特点，从“德、能、勤、绩、信”等方面补充人事档案内容[2]。同时，加强对人才引进档案内容的充实，除基础的个人姓名、年龄、性别、籍贯、学历、工作经验等基本信息外，还应重点充实以下内容：一是加强专长能力补充。对引进人才的知识水平、继续教育情况、资格考试、职称、个性特点、工作态度等材料进行重点记载。二是突出实绩。对人才工作业绩、创造发明、在重大项目中所取得的成就等材料进行记录，从而为人才引进的选择提供可靠的依据。三是突出诚信材料。如党政机关流动人员则应加强廉政方面的材料补充;企业管理人员则应包含审计、纳税、诚信等公共道德、职业素养方面的材料;让人事档案成为社会共享的人才信息数据库，进一步提高流动人员人事档案的利用价值。

3 落实库房“八防”，提高档案服务水平

流动人员档案管理必须要严格遵守国家档案业务规范的规定，落实库房八防，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫。在库房加设防盗门窗，配备好窗帘，窗户使用双层玻璃，库房内应选用白炽灯，避免日光灯对纸质档案造成破坏。同时还要配备除湿机和吸潮剂，制定严格的防火制度，按照要求配齐防火器材;保持库房干净整洁，严防鼠害发生。若条件许可还可配置空调设备，确保室内保持适宜温度，并定期检查对档案进行防虫处理，以免纸质档案出现虫蛀现象。与此同时，档案管理人员应围绕“两学一做”“三严三实”等教育活动，加强工作作风建设，牢固树立“公共服务”“公益服务”意识，加强推进“受理零推诿、服务零距离、服务零投诉”的工作机制，提供人性化的档案服务。加强爱岗敬业、无私奉献教育，优化服务部署，不断提高档案管理能力和服务水平。

4 推进流动人员人事档案数字化建设

人才交流服务中心应结合自身实际情况，根据人事档案保存年限、使用频率等信息，制定一套科学合理的数字化管理方案。加大对各种现代信息技术的应用，如云计算，大数据等，借助这些现代技术实流动人员人事档案数字化管理。对此，应立足纸质档案资源，结合流动人员业务活动的特征，依托大数据和云技术，对流动人员人事档案进行数字化、智能化管理与开发，通过数据分析、语义挖掘、智能处理，从中获得更有价值的档案信息，提高档案服务能力[3]。此外，还应强化人事档案扫描生成电子信息工作，为今后流动人员人事档案集约化、动态化管理奠定基础。如个人或单位直接在网上就可以申请查询档案、办理档案调出、调入申请等，管理人员直接在网上进行审批，通过后直接向申请人分配权限。这样不仅能节能人力物力，还提高了工作效率，是对“互联网+政务服务”战略的响应与实施。

5 结语

人才交流服务中心档案管理人员必须要充分结合流动人员的特点，不断优化调整人事档案管理模式，积极向立法机构提出政策建议，完善流动人员人事档案管理机制，推动档案管理信息化建设向数字化建设转变，切实发挥出人事档案的作用与价值，为人才选拔、个人评价、待遇认定等提供可靠的参考依据。

参考文献

[1]傅剑波，朱万木，刘学伟.加强流动人员人事档案管理提高公共就业与人才服务水平[J].兰台世界，2017，000（023）：37-39.

[2]董晓声.新形势下人事档案管理与创新服务问题的探讨[J].兰台内外，2019（29）：88-89.

[3]王梅.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（1）：190-191.