试析教师人事档案在中小学人事管理中的重要性

摘 要：中小学教师的人事档案涵盖了大量的个人信息，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，对全面系统地考察和了解一个人，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。如何在“互联网+”时代的大背景下，加快教师人事档案管理改革步伐，已成为教师人事档案管理工作必须面对的重大机遇与挑战。笔者尝试结合自己十多年教师人事档案的工作经验，在分析中小学教师人事档案的管理现状、存在问题以及其重要意义的基础上，提出相应的改进对策和方法，以期为中小学教师档案规范化管理提供借鉴。

关键词：人事档案;中小学教师;人事管理：现状分析;对策和方法

中小学教师的人事档案是教师个人经历的重要记录载体，也是历史地、全面地考察、管理教师的重要依据。随着我国社会主义市场经济建设的不断发展，教育体制改革的不断深化，人事档案工作的管理只有逐步实现标准化、科学化、现代化，才能适应“互联网+”时代的新形势，推动教师专业发展，进而为推动我国教育事业发展发挥重要的作用。

1 教师人事档案在中小学人事管理中的重要性

1）人事档案是教师个人信息的重要载体。从时间的维度上看，教师人事档案跨越了教师前期从求学到工作的所有重要时间点;从内容的维度上看，它涵盖了教师的身份资历、品德作风、业务能力、工作业绩、奖惩情况等多个方面，翔实的人事档案内容能真实地再现教师的成长历程，帮助教师获得更好的任职机会和更强的竞争力。

2）人事档案管理与教师职业生涯方向息息相关。教师的职业生涯方向随时可能面临职位的调整和变更，甚至是职业生涯中断等问题，强化教师人事档案的动态管理，及时更新工作单位、学历的变动，能力的增长，奖惩情况等信息，可以帮助教师更好地规划未来职业生涯，也有助于学校的生存发展。

3）人事档案管理有助于强化人力资源配置。人事档案管理在优化人员结构，岗位配置、职级核定等方面，为学校及教育行政部门的人力资源决策工作提供良好的数据参照，同时也为各类人员的招聘、培养、使用提供科学借鉴。科学的人事档案管理，能有效提高学校，乃至教育部门的人力资源建设水平。

2 中小学教师人事档案管理现状及存在问题

1）管理观念滞后，重视程度不够。部分领导对教师人事档案价值的认识严重不足、以及对教师人事档案未被深入开发利用等原因 致使相当一部分学校的人事档案管理呈现出一种“静态保管”式的工作状态。很多档案管理员缺乏结合工作实际的思考，未能做到档案的细化、科学化、动态化管理，查阅、提取方式陈旧，不利于中小学教师的个人发展和学校以及对教育部门对人才的合理调配。

2）档案收集率不高，收集不全面。多头管理、人事档案收集归档操作不规范、档案管理人员频繁变动等因素，常常会造成人事档案资料收集不全面、资料缺失等问题，尤其教師工作单位或岗位调换时，常出现档案移交不及时、不完整，信息漏录、迟录等问题，导致教师档案存在信息缺失、整体经历不连贯，参考价值大打折扣的问题。

3）管理手段落后，人力资源开发效率不高。不少学校的人事档案管理仍然采用人工、纸质方式，停留在单纯保管的层面上，档案管理信息系统不完善，信息化管理不到位，创新意识不足，这不仅会增加档案管理人员的工作量，还会加大信息检索难度，影响了人力资源开发的效率。

4）管理人员配比不足，专业化管理水平低。目前，绝大多数中小学的人事档案管理员由行政人员或在职教师兼任，他们不是档案类专业毕业，档案管理知识和技术使用经验比较欠缺，管理的质和量不高。另外，档案管理人员数量不足，人员水平参差不齐，降低了人事档案的受重视程度，形成恶性循环。与此同时，上级部门在进行考核时，不重视对档案管理工作的考核，容易导致管理人员工作积极性的下降。

5）管理体制尚未形成体系，缺少完备的安全防护。旧的管理方法已无法适应当前中小学教师人事档案改革发展的趋势，亟待变革;教师人事档案信息的导入、审核、建档、归类、调阅的管理标准不统一，给档案管理工作带来一定的困难;电子档案自身优势十分显著，但容易受到入侵和破坏，电子档案的安全和稳定也是档案管理工作需要解决的问题。

3 新时代背景下教师人事档案管理策略

1）提高档案信息更新频率。教师档案的管理不仅要从宏观上保证档案的完整性，还要从微观上，及时增添教师最新的信息内容，使档案能够真正记录教师的履历和经历，真实反映教师的个人思想、行为和素质，为其以后工作岗位的调动、重要职位的任命，以及薪资待遇的调整提供真实有效的证明材料。

2）建立规范的人事档案管理和培训机制。为确保档案的真实性和客观性，应当建立规范的人事档案管理机制，使档案管理工作有法可依、有章可循。同时，要落实档案管理人员培训制度，使档案管理人员的操作严格符合相关工作流程，避免因失误造成档案信息失真或档案遗失。

3）推动实现信息化建档进程。随着云技术的发展，教师人事档案管理向应大数据发展。教师人事档案的信息化建档能够最大程度上减少物理空间的使用。将档案信息数据化后，统一存储到一个电子空间，可以有效降低学校人事管理的运作成本;借助电子档案信息系统，教师的档案能够依据内容实现快速分类，借助信息检索系统，使档案查找更加便捷;在信息化档案储存条件下，档案的信息内容以数字化形式存放，保存更安全。

4）提高人事档案的利用价值。新时代的教师人事档案应该推动档案数据的自动化整合，在开放的基础上共享，在共享的基础上更新，这样才能确保人事档案信息的精准性。例如：通过信息化档案整合资料动态连接、跨平台及备份转移等优势，建立起与教师职业发展需求相符合的信息化人事档案;将“QQ”“微信”“微博”等新媒体融入人事档案管理中，加大与建档人的交流，延伸用户交流渠道，实现人事档案的个性化管理;利用大数据综合分析人事档案，为教育发展输送适合的人才资源，做到人尽其才。

5）强化人事档案管理监督。人事档案管理必须建立监督机制，强化监督，才能正确处理好档案保密与利用的关系，以及档案使用权和管理权的问题。为保障人事档案信息的精准可靠，可依托第三方对人事档案管理人员的行为进行监督，防治档案随意添加、删改信息等问题的出现。

4 结语

中小学教师人事档案详尽记录了教师的履历，是人事管理部门进行人事调动的重要依据，同时也是教师享受相关薪资待遇的有效凭证。因此，中小学教师人事档案管理工作只有健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，规范档案管理程序，强化档案管理与信息技术的融合度，这样才能全面提升教师人数档案工作质量，才能更好的服务学校的人事管理工作，促进党的教育事业更好、更快的健康发展。程度地为人事管理服务。

参考文献

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[4]胡明华.教师的人事档案在教育教学中的作用[J].办公室业务，2013（17）：254.

作者简介

黄思敏（1982-），女，广东广州人，广东省广州市番禺区教育局，组织人事科，档案管理员，大学本科，研究方向：人事档案管理。