非结构化数据库在劳动力人才市场人事档案管理中的应用前景探索

王超

摘 要：人事档案是我国公民的重要身份资料，对公民的工作、生活等诸多方面都具有重要作用。本文将以非结构化数据库为重点，从应用必要性以及具体应用等几方面对其在劳动力人才市场人事档案管理工作中的应用前景进行详细阐述，希望能够为从事相关工作的人员提供一些工作思路，仅供参考。

关键词：非结构化;数据库;人才市场;人事档案

为解决我国呈爆炸式（几何式）增长的人事档案数量以及相关的管理工作难题，在各企业或单位、尤其是劳动力人才市场中，应当充分利用信息化手段革新人事档案管理工作形式，利用非结构化数据库使档案管理工作电子化，满足新时代下档案管理工作的数字化、网络化需求。

1 当前我国劳动力人才市场人事档案管理现状

当前我国的劳动力人才市场普遍采取纸质档案与电子档案相结合的方式开展人事档案管理工作，并且由于电子档案的相关技术发展不成熟，所以仍旧以纸质档案为主要管理形式。在实际管理工作中具有以下几点难题有待解决：第一是信息量庞大，在人才市场中除长期待业、频繁更换工作的社会人员，每年还固定流入近百万高校毕业生，相应的人事档案信息量巨大，为管理工作来带难度;第二是档案变动大，在劳动力人才市场的人事档案管理工作中，每份档案都将随相关人的工作变动而转移，变动极为频繁，工作强度极大;第三是档案类型多，在人事档案中存在履历材料、自传材料、审计材料、学历学位材料等诸多类型，且存在文字、图表等诸多形式，使管理活动更趋复杂;第四是档案信息查找较困难，每项档案变动都需要人工进行档案查找，但由于纸质档案数量庞大且档案信息化发展不完善，使檔案查找存在较大难度。

2 非结构化数据库在劳动力人才市场人事档案管理中的应用必要性

为解决文章上述内容提到的当前我国劳动力人才市场人事档案管理工作中的多个难题，应当将非结构化数据库引入其中，加强人事档案管理的信息化建设工作，其必要性主要有以下几点。

第一是能够满足庞大的信息容纳需求。传统数据库在进行数据记录时往往采用的是单人多条的记录形式，由于不同档案之间存在较强的差异性，所以使得相应的档案记录数目各不相同，浪费传统数据库有限的存储资源，无法满足日益增加的数据存储需求，而采取非结构化大容量数据库，则可以将最大容量扩充至一千万条，充分满足劳动力人才市场庞大的信息容纳需求。

第二是能够满足复杂的档案变动需求。人才具有快速流动性，需要人事档案管理工作者依照人才流动情况对档案信息进行即时变更，利用此数据库能够极大幅度地提升档案信息搜索速度，并帮助工作人员依照相关规定与操作规范进行人事档案信息变更与档案转移等工作，工作效率与质量均得到较大提升。

第三是能够满足多类型的档案存储需求。纸质档案无法实现对音视频资料的记录，传统数据库也难以实现多种格式文档的汇总记录操作，而通过非结构化数据库既能够实现多类型、多格式数据信息的保存，又能够利用字段索引与全文索引等手段提高索引速度，不仅不会增加系统负担，而且可以提升管理工作效率[1]。

第四是能够满足人才市场网络推广需求。国家设立劳动力人才市场的主要目的是为更多社会人员提供较为广泛的就业渠道，所以为畅通用人单位与求职人才的沟通渠道，相关管理者可以利用网络将人事档案有选择性地投放至网络，增加求职人员的就业机会。具体方法为摒弃传统关系型数据库，采用非关系型数据库以建立非结构化数据库，并以此数据库为基础，向通过资格审查、主营业务领域筛选工作的部分企业开放人才档案查询服务，使各企业的招聘主动性得以增强，此方法具有费用低、效率高等特点，能够充分满足劳资双方的就职意愿。

3 非结构化数据库在劳动力人才市场人事档案管理中的具体应用

1）数据库选择。所谓“非结构化”，实际上是指目标信息的具体类型，特点是具有不规则性与非完整性，广泛应用于财务、人事档案管理等工作中，与“结构化”相对应。而对此类信息进行管理时，存在“关系型数据库”与“非关系型数据库”两种类型选择，其中前者的发展时间较长但发展更新速度较慢，已难以满足当前时代发展需求，而后者则为近几年发展出的全新存储模式，与前者相比具有高性能、高扩展、支持多项事务、支持复杂查询等多项优势，所以当前我国各劳动力人才市场在进行人事档案管理工作信息化建设的过程中往往采用“非关系型数据库”。以非关系型数据库产品TRIP为例，该产品目前已被我国多个省市的各级劳动力人才市场引用，是专为处理非结构化数据研发的软件系统，也是最早最成熟的全文检索系统，该系统具有与“关系型数据库”不同的存储机理，以多数存储对象为目标进行设计，使档案信息无论大小、形式均能够存储其中，同时采用倒排索引技术，即通过散列函数将每个检索词生成一个唯一码存放在倒排文件中，查找时可以一次性查询到位。

2）系统规划方案。由于人事档案对于相关社会公民的重要性，所以应当充分重视其档案管理系统规划工作，保障安全性。对此，可采用C/S与B/S结构相结合的方式进行系统建立，其中档案数据管理模块用C/S模式，可以使得档案的管理更加安全和快捷，检索模块采用B/S模式则方便档案的查询与浏览。为迎合两种数据结构的工作需求，需要相关工作人员在档案信息录入前期对纸质档案进行扫描，将其转换为PDF格式文件或其他格式电子文件，并以系统档案管理模块（C/S模式）为工具上传文件进行归档，为保证所归档信息的安全性，所有信息在归档工作完成后都将被写入具有不可擦写性的载体中，并存放至专门库房，实现真正意义上的档案归档。而系统检索模块（B/S模式）则主要用于档案利用者的搜索活动，以文档是否归档为条件分别查找[2]。此外，由于人事档案的特殊性，所以要在系统中设置一定的安全防护措施，如通过加密手段设置权限管理，禁止查看或允许通过WEB进行部分查看，严谨越权操作，再如备份技术、身份验证技术、日志技术等，利用多种措施共同保障系统安全性。

3）数据库结构设计。由于“非关系型数据库”在进行多表关联类型的文档处理时具有一定劣势，所以进行文档录入时应当将相关信息汇总至一张表格内以弥补此缺陷。具体而言，在记录文号、标题等信息时由于其仍然是一个字段，所以可以进行正常录入，而在进行多个不确定的主题词录入时，一般以一个字段或多个字段进行存放，虽然均存在不同程度上的浪费空间与操作不便问题，但与其他数据库形式相比仍具有较强优势。同样以TRIP数据库为例，该数据库的存储形式为多维，以字段为单位进行信息记录，每一个字段由任意多个实体、即子字段组成，子字段自动带有编号，彼此相互独立，因此主题词用子字段进行记录最为合适，并视内容有无来分配空间。另外，还需要注意档案原文的处理工作，由于档案文件格式可能存在不统一现象，所以系统结构中应当设置一种专门用于存储二进制数据的字段，用于存储PDF、TIFF、DOC等多种格式文件，并保持其原有格式。

4 总结

总而言之，通过分析当前劳动力人才市场的人事档案管理工作现状，并明晰非结构化数据库的应用必要性与具体应用方式，确认其发展前景，有助于我国各级劳动力人才市场在未来工作中充分利用非结构化数据库，并逐步以电子档案取代纸质档案，彻底根除纸质档案所带来的存放、查找等方面困难。

参考文献

[1]谢建华.新形势背景下人才市场人事档案管理方法分析[J].城建档案，2019（09）：67-68.

[2]邓涛.加强人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].现代国企分析，2017（04）：94.