如何加强卫生健康系统业务档案管理服务职能的研究

刘晓东

摘 要：卫生健康系统业务档案管理范围广，档案资料种类多、数量多，管理难度较大，要想充分发挥档案的参考作用及凭证作用，必须提升档案管理水平。当前，卫生健康系统业务档案管理中存在不少问题，影响到其服务职能的发挥，为了改变这一现状，应增强业务档案管理人员的服务意识，建立健全档案管理机制，加强对专业档案管理人才的培养，建设智慧档案信息化管理格局。

关键词：加强;卫生健康系统;业务档案管理;服务职能

卫生健康系统是我国健康中国战略的实施系统，负责医疗机构的运转，为人民健康提供全方位全周期保障。在卫生健康系统业务活动开展过程中，会形成各类具有保存价值的原始记录资料，这就是系统的业务档案，其表现方式呈现为文字、图表、音频、影像等，具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，在卫生健康系统的发展与职能发挥中起着重要作用[1]。当前，市卫生健康局办公室在卫生健康系统业务档案管理中，存在档案资料不齐全、“重藏轻用”等现象，影响到其服务职能的发挥，为改变这一现状，必须优化档案管理策略，充分发挥档案在卫生健康系统业务中的信息指导作用。

1 卫生健康系统业务档案管理服务职能内涵分析

1.1 卫生健康系统业务档案管理职能范围

卫生健康系统业务档案管理范围广，包括利益导向奖励扶持审批、计划生育技术服务许可证、一孩生育登记、出生证新办及补办、母婴保健许可证、居民健康档案等业务，档案管理的职责，在于确保上述卫生健康类档案资料的完整性、真实性与安全性，做好档案资料采集、归纳、整理、储存工作，发挥档案的原始凭证作用，由于档案资料种类多、数量多，管理难度较大[2]。

1.2 卫生健康系统业务档案管理服务职能目标

档案管理服务的职能目标，就是有效利用档案信息，基于卫生健康方面来说，卫生健康系统业务档案管理的作用，其一为发挥信息的参考作用，其二为发挥档案的凭证作用。为充分发挥卫生健康系统业务档案参考价值，相关科室（单位）应该做好归档工作，业务活动过程中所产生的资料要及时归档，电子信息要及时准确登记，加强档案储存管理，避免档案损毁、遗失，确保信息的完整性和真实性。为了实现档案的历史凭证作用，需要提升档案查询、提取的便捷度，相关科室（单位）应强化档案管理，根据业务类型、时间等参数对档案进行分类管理，编制号码，录入关键词，为卫生健康行政人员或外来借阅人员查询调取档案提供便利。

2 加强卫生健康系统业务档案管理服务职能的策略

当前，卫生健康系统业务档案管理中，存在档案管理人员服务意识不足、档案管理机制不健全的问题，再加上上级领导对于档案管理信息化建设重视程度不高，资金投入不足，信息技术设施配置不全，管理人员信息素养不高，在一定程度上限制了档案管理数字化、信息化水平，影响了档案管理服务职能的发挥。为改变这一现状，可采取以下措施：

2.1 增强业务档案管理人员的服务意识

卫生健康系统业务档案管理范围广，档案种类多、数量多，管理难度大，服务人群广，作为档案管理人员，必须树立为民服务意识，正确认识档案管理工作对于人们群众、医护人员、医疗机构的重要性，主动为档案利用者提供优质服务，全面提升档案利用率。要达到这一目标，仅仅依靠管理人员的自我驱动是不够的，市卫生健康局办公室必须明确档案管理的职能目标，认识到档案管理的目标就是服务，从领导层起，树立档案管理服务意识，同时，加强对于档案管理人员的思想政治教育，树立档案管理服务理念，积极落实并做好档案管理各项工作。

2.2 建立健全档案管理机制

为规范卫生健康系统业务档案管理，应以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，制定科学合理的档案管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促工作人员提升档案管理意识及服务意识[3]。为了确保档案资料的完整性，应实施档案管理责任制度，明确主管领导及管理人员，专岗专责，并构建与之相适应的监督机制，确保档案采集、管理、保管工作高质量开展。在档案室建设过程中，相关部门应该安排专项经费，根据标准建设规范化的档案室、档案柜，打造档案信息平台，将各级卫生健康行政部门业务活动中所积累的资料，及时归档，按照日期、模块分类存档，设置编码，统一管理。

2.3 加強对专业档案管理人才的培养

卫生健康系统业务档案管理工作的政策性、原则性极强，且随着公共卫生服务水平的提高，其服务职能被突出，档案管理人员必须具备极强的政治责任心，具备严格的政治纪律意识，对待工作认真负责，对待同志和办事人员和蔼友善，主动为人们提供服务[4]。此外，随着档案管理工作的专业化、信息化发展，档案管理人员除了具备应有的专业素养和职业素养外，还应该熟知相关业务知识，具备较强的交际能力，尤其是信息技术素养。卫生健康部门应该加强对于专业档案管理人才的培养，定期组织档案管理人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习现代化档案管理业务知识与技能，学会应用计算机技术、数字化技术、云计算技术等现代化档案手段，突破档案信息化建设中遇到的人才瓶颈。而且，在档案管理工作不断变革的过程中，应该积极求变，根据工作需求引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，确保档案管理人员能够胜任这项工作，发挥档案服务效能。

2.4 建设智慧档案信息化管理格局

信息技术的引进，有利于推动卫生健康系统业务档案的规范化、高效化管理，实现档案内容的数字化、电子化，提高档案信息的共享效率。基于这一认知，市卫生健康局办公室应该重视对于档案的信息化建设，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建档案数据平台，实现信息共享，建设智慧档案信息化管理格局，全面提升档案管理服务水平。在电子化、数字化档案库中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。不过，在信息平台管理中，应构建登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，增设防火墙、杀毒软件等，确保档案管理的安全性。

3 结语

卫生健康系统业务档案是各级卫生健康行政部门业务活动开展全过程的历史凭证，档案管理属于卫生健康系统的基础性工作，推动档案现代化管理，优化档案管理服务职能，能够更好地卫生健康活动开展提供信息支持。21世纪是高速发展的信息时代，为确保信息资产得到高度利用，市卫生健康局办公室应该充分重视当前卫生健康系统业务档案管理中存在的问题，及时解决，正确认识科学技术在档案管理水平中的提升作用，加大资金投入，引进现代化信息技术及设施，推动档案规范化、信息化、数字化管理，全面提升档案管理效率及质量，高效利用档案信息。

参考文献

[1]王存库，汤学军，包培文，朱岩，张学高.电子健康档案建设现状及开放便民应用技术路径研究[J].中国卫生信息管理杂志，2020，17（01）：1-5.

[2]周翔宇，王晓君.电子健康档案信息共享中的安全及应用问题研究——以邯郸市直医疗机构为例[J].卫生职业教育，2019，37（22）：155-157.

[3]路杰，姚进文，白焕莉，闫宣辰，高歆.某省全民健康信息平台建设与应用实践[J].中国卫生信息管理杂志，2019，16（03）：309-313.

[4]盖峻梅，王苏军.江苏省卫生健康系统档案管理及档案信息化建设现况与分析[J].江苏卫生事业管理，2019，30（04）：485-489.