浅析新形势下社会保险档案标准化管理

摘 要：近年来，随着我国经济社会的高速发展，社会保险已经越来越受到人民大众的高度重视，社会保险在很大程度上推动了社会经济的进步，并且对我们生活的稳定有很大的帮助作用，社会保险业务覆盖面越来越广，社会保险档案数量急剧增加，因此对社会保险档案的保护与管理更应得到重视与加强。面对如此之大的参保群体，现结合高密市社会保险中心档案管理的工作实际，就如何推进新形势下社会保险档案标准化管理进行深入研究。

关键词：社保档案;标准化;信息系统

1 做好社会保险档案标准化建设工作的重要意义

1）做好社会保险档案的标准化建设工作可以为社会保险事业的发展夯实基础。社会保险档案管理工作是社会保险经办机构的基础性工作，做好社会保险档案的标准化建设工作，可以为社会保险事业的开展提供依据和参考，可以大幅提升社会保险事业的工作效率。

2）做好社会保险档案的标准化建设工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。社会保险档案是各级社会保险经办机构在办理各种保险业务工作中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等记录的统称。是单位和个人参保、缴费最真实、全面、详细的原始记录，是维护参保人员权益的直接凭证，也是发放社会保险的最终依据。

3）做好社会保险档案的标准化建设有助于维护参保者权益。随着我国社会保险事业的飞速发展，社会保险各项制度改革的不断深入，劳动者的参保意识日益加强，社会保险覆盖面越来越广，社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，还有力地维护了参保人员的权益。

2 社会保险档案标准化建设工作中亟待解决的问题

2.1 缺乏专业的管理人才

因为单位性质受限，无法聘用专业的档案管理人才，单位原有负责整理制作档案的工作人员，无法进行专业技能培养，档案管理专业人才、队伍缺失。此外，档案室负责人员对档案管理工作投入的精力和时间不够，降低了社会保险档案管理的工作效率。

2.2 分类及期限亟待优化

上级下发的文件、规定虽然对所有险种业务档案资料的收集、分类、保管期限都有所规定，但部分内容还需要完善。如保管期限不合理，保管期限过长，造成空间、人力、物力等方面的浪费;而保管时间过短，不方便日后查阅。

2.3 硬件设施不能满足需要

面对逐年增长的各类业务档案，市级档案管理部門要求各单位自行存放。根据目前我市社保中心使用的社会保险档案室的基本情况来看，现有的档案室不能满足日益增长的社保档案，需要大量的标准化档案室循环存放。

2.4 管理制度不统一

近年来，社保档案管理工作为了满足社会保险改革的需求，逐渐向标准化、科学化的方向发展，各地的社会保险经办机构根据档案管理工作规范的相关规定而制定了一些必要的社会保险档案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差异性，没有统一的社保档案管理的文件，各地的制度也不尽相同，使社保档案在管理和应用上差别很大。

3 关于社会保险档案标准化建设工作的建议

3.1 提高思想认识

各级经办机构要提高认识，加强对社会保险业务档案管理工作的领导，将它纳入社会保险工作的重要议事日程，纳入年度计划、长远规划和目标管理责任制考核中。形成主要领导亲自抓，分管领导主动抓，上下业务经办部门配合抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。

3.2 加强业务培训

加强队伍建设，设定专职档案员职位，对现有的专职档案员进行培训，鼓励他们参加档案知识培训和学历学习，注重计算机、信息化知识的学习，确保档案管理人员既是专业型人才，也是综合型人才。对新调配人员先培训后上岗，确保档案队伍人员的业务素质。

3.3 完善工作制度

按照《社会保险法》建立统一的社会保险档案统一管理机构，实现档案资料的集中化管理。在此基础上建立标准化档案工作流程、档案接收登记制度、档案查阅、借阅制度、档案室工作制度、档案保存和清理制度、电子档案管理等若干制度，以此为社会保险档案的标准化管理工作提供有力的制度支撑。

3.4 统一工作标准

按照上级部门的要求，结合自身实际情况，各险种根据档案的使用价值制定分类方案，把社会保险业务经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录作为归档的内容。同时，制定统一的表格、业务资料收集的范围，有效保证业务档案标准的统一性。将业务档案管理信息系统标准化，建立“电子档案”、实现电子检索，实现社保业务档案的标准化管理，更好的为广大参保对象提供优质、高效、便捷的管理服务。

4 结束语

综上所述，社会保险业务档案管理工作，是一项长期工作。社会保险业务档案不仅可以为参保人员维护权益提供直接、可靠的凭证依据，同时作为社会活动的历史记录，可以直接参与到社会管理机制中去，促进社会的公平正义与和谐稳定。因此，我们要逐步建立比较完善的社保业务档案管理制度与流程，改善业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，确保业务档案的完整和安全，从而实现社保档案为参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。

参考文献

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作者简介

宋永海（1971-），男，汉族，山东高密人，本科，高密市社会保险中心，助理馆员，研究方向：档案标准化、档案信息化及数字化，档案资源利用等。