网络环境下档案管理工作策略

王勇

摘 要：在当前网络时代，网络信息技术得到了广泛的应用，在人们的日常生活工作中已经离不开网络技术。在网络环境中，人们可以更加方便地对信息进行获取，同时信息获取的质量与效率也得到进一步提高，这给档案信息服务提供了较多的发展机遇。档案在管理工作中要与时俱进，对互联网的优势进行充分利用，从而促进档案信息服务创新。本文对网络环境下档案管理工作进行探讨。

关键词：网络环境;档案管理;策略

1 网络环境背景下档案信息服务与传统档案信息服务的比较

从根本上讲，传统的档案信息服务与网络环境背景下的档案信息服务本质上相同，其服务工作的主要目的就是为了方便用户查询自己所需的档案信息。首先，传统的档案信息服务相比于网络环境背景下的档案信息服务，其在查询档案信息时的程序更加繁琐，用户要亲自去相应的查询地点才可以进行档案信息查询，这样不仅会给用户带来不必要的麻烦，还给相关的档案信息管理企业带来诸多不便。而网络环境背景下的档案信息服务可以为用户提供线上服务，用户可以通过互联网对档案信息进行查询，从而为用户节省了许多时间，同时也可以根据所需查询的档案信息进行个性化分类，以便可以在用户下一次查询时提供帮助。其次，从服务的根本上来说，网络环境背景下的档案信息服务更加实用，更具现代化理念，通过网络的方式将档案信息提供给大众，用户可以随时随地对档案信息进行查询，在更大程度上满足了用户对档案信息的需求，同时也提高了相关档案信息管理企业在用户心里的位置。最后，传统的档案信息服务对资源和人力的消耗较大，在建设档案信息服务中心时，需要购入大量的设备，还要聘用大量的人员对用户进行服务，同时还需对档案服务人员进行培训，以便能够确保档案信息服务工作的工作效率。但是网络环境背景下的档案信息服务在实际应用的过程中可以最大限度地减少资源以及人员的消耗，无需建设档案信息服务中心，用户在互联网上就可以随时随地查询档案信息，并且只需对客服人员进行培训，就可以正式投入应用，同时也可以在用户查询信息后设置相应的评分项目，这样一来就可以了解用户对网络环境背景下的档案信息服务是否满意，同时也会提升相关档案信息管理企业的发展空间，从而促进其可以更加稳健地发展，并且对网络环境背景下的档案信息服务进行创新。

2 网络环境背景下档案信息服务创新的主要作用

在网络环境背景下，创新档案信息服务的主要作用就是能够为用户提供更加方便快捷的服务。首先要在对档案信息服务进行创新的同时确保档案信息服务的透明化，使用户可以更加了解档案信息服务的相关企业，增加大众对档案信息管理企业的了解程度，从而拉近了用户与企业之间的距离。对档案信息服务进行创新可以使用户在查询档案信息的过程中监督企业的行为，只有不断创新才能确保档案信息管理企业在激烈的竞争中寻找到自己的发展空间并持续发展。企业在网络环境背景下要对档案信息服务进行合理的创新，为用户提供多元化、个性化的服务。

3 网络环境下档案管理工作策略

3.1 加强网络档案信息安全建设

1）对档案相关管理人员的安全意识进一步提高。档案管理工作在完成与网络技术的结合以后，相关管理人员对档案管理工作中潜在的风险要有充分的认识，并且要时时保持自身具有高度警惕，使得自身档案信息安全的意识有全面提高，并且在工作中进一步做好档案信息维护工作。在对档案信息进行查询、更新的时候要严格遵守相关流程规定，进而使档案信息服务中的风险有效降低，对档案信息安全有更好的保障。

2）进一步做好档案信息保密工作。首先，档案管理人员在开展工作的过程中，要严格遵守保密制度，在使用过程中，保证档案信息不会有泄露情况发生。其次，完善网络档案信息安全管理体系，健全制度。对档案文件信息的安全性要进行严格的风险评估，并对其存在的风险因素进行详细分析，将网络信息安全等级设置到档案文件当中，并有科学合理的管理措施，从而构建完善的网络档案信息安全管理体系，给档案信息安全提供有效保障。

3.2 创新档案信息服务网络

1）建立档案信息资源数据库。该数据库的建设重点就是电子文件数据库的建立。在完成数据库的建立以后，相关档案管理人员对电子文件通过网站进行利用和管理，从而在根本上实现档案信息网络数字化。建立完善的档案信息资源数据库，档案管理人员可以更加方便地建设档案目录，并开展有效的检索、视频档案的存储、归档，从而推动档案利用工作顺利开展。

2）电子文件要具有自动上传的功能。在当前网络环境中，大量的电子文件要经过上传形式、下载形式。在这种情况下，档案管理部门可以改变传统的档案管理方式，如纸质档案的收集、上传等，研究出一套完整的电子文件自动上传归档系统，将该软件系统在计算机中进行应用，那么在档案管理工作窗口中就会出现电子文件自动上传的功能，完成收集的档案可以及时上传到档案信息系统当中。这样利用人就可能随时随地对档案进行查找使用，进一步提高了工作质量与工作效率。

3）开展在线服务。在当前网络环境中，档案管理工作部门的工作方式有待改变，如在使用档案的时候必须要到档案部门，尤其是到档案部门利用档案原件的方式，必须要进行改变。随着网络技术的普及覆盖，人们的生活、工作以及学习都离不开网络技术，同时也发生较大的变化。在当前网络环境中，人们对信息的时效性以及质量有较高的关注度，他们希望通过网络系统及时获取各个方面的信息。因此，现代化的档案信息服务方式必定会被传统被动的、手工的档案服务方式取代。档案管理部门可以通过网络，将相应专题编汇、电子信箱服务、数据库查询等服务方式在网页上进行展示，从而使人民群众更好更快地对档案信息进行查询与阅览，另外还可以提供在线咨询服务，在网络上与用户进行交流，对用户提出的问题进行及时回答。

4）提供现行文件阅览服务。在改革开放不断深入推进的背景下，越來越多的人们到档案室对文件进行查询阅览。随着社会的不断进步，人们的投资意识不断增强，并且为了对自身合法权益进行更好的维护，希望对国家政府的相关政策有更加充分更加便捷的了解。为了对新形势的发展需求有更好的满足，对工作有进一步转变，使得工作效率得到进一步提高，并对人民群众的合法权益有较好的维护，各单位以及各部门要将现行文件都上交到档案部门，同时档案部门要对现行文件的接受工作较好完成，搞好现行文件资料的阅览服务。

3.3 开展网络化信息服务环境建设

首先，较好地完成经济建设相关的信息服务建设工作。相关档案管理人员自身要具备完善的基本产业意识、服务意识，从而在经济建设市场中有效开展档案信息服务工作。其次，建立完善的反馈途径。档案管理人员想要对档案信息的社会价值有充分的了解，必须要建立完善的档案信息使用效果反馈途径，档案部门加强对反馈信息的分析与总结，从而对信息的使用情况以及使用方向及时了解，给档案信息服务工作的开展提供有效条件。

4 结束语

综上所述，在当前社会快速发展的背景下，各行各业想要得到较好的发展必须要有效开展创新工作。在档案信息服务工作中，要加强对档案网络服务理念、服务环境的创新，并不断提高档案管理人员的网络安全意识，给档案信息服务的创新提供有效条件。

参考文献

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[2]卓莹.大数据背景下档案信息服务创新问题的探讨[J].黑龙江档案，2017（2）.

[3]赵雪.网络环境下档案信息服务创新研究[J].管理观察，2015（20）：38-39.