机关绩效考评档案规范化管理初探

黄小汀

摘 要：绩效考评档案为机关绩效考评工作提供了重要的数据依据。所以在绩效考核人员在日常工作中，要规范绩效考评档案的管理，将绩效考评档案进行分类归档，按照绩效考评档案的时间、种类进行陈列，便于在日后的绩效考评工作中，能根据清晰有条理的陈列准确地找到工作需要的绩效考評档案，为更好的开展绩效考评工作奠定基础。

关键词：机关绩效考评;绩效考评档案;规范化管理

绩效考评档案是政府各机关单位对工作人员进行绩效考评的重要依据，能为绩效考评工作提供良好的支持，有助于绩效考评工作的顺利进行。并且通过对绩效考评档案进行有条理的分类归档与整理，能为绩效考评工作积累各种相关数据与评价，帮助日后的绩效考评工作顺利进行。

1 绩效考评档案材料的构成内容

因为政府机关部门涵盖内容非常广泛，所以对各机关单位工作人员的绩效考评的指标也不相同[1]。而为了保证绩效工作质量和进程，并完成规定的绩效目标任务，就要使机关绩效考评档案工作更加的规范化，让绩效考评工作更加的清晰化与直观化。那么接下来我们将针对被考评机关单位的绩效考评内容进行分析，为绩效考评档案管理工作的规范化奠定基础。

1）绩效考评工作方案材料。每一年度，各级人民政府及其部门都会按照绩效目标完成的总要求，将绩效目标进行细化，设定具体的绩效指标，形成对该地区绩效管理工作方案。绩效管理工作方案明确指明一级指标与二级指标的绩效考评任务，让各级绩效考评目标细致化、清晰化。绩效管理工作方案是年度绩效考评的指导性文件，各被考评单位应全面收集整理，才能确保各项工作有序开展。

2）绩效指标分解材料。各级政府部门按照上级和本级党委和政府的决策部署，在本级绩效管理机构的指导下，根据“三定”方案确定的部门职责以及本部门年度工作计划，设定关键性业绩指标，并按照可量化、可操作、可检查、可考评的要求，分解细化为具体的三级、四级指标，科学制定含有工作目标、工作数量、工作质量、工作进度以及预期效果的具体措施和要求，形成本部门绩效管理工作方案等相关材料。这类文件材料是对总方案的分解与细化，是年度绩效考评工作具体的实施方案，做好这类档案资料的收集与整理，有利于各项工作的落细落实。

3）绩效指标自评材料。各级机关单位依据既定的绩效目标和指标，对工作完成的数量、质量、效果进行分析，逐项检查工作任务完成情况。各单位应认真收集整理反映工作完成情况的证明材料，包括任务完成全过程的有效文件、报表、会议记录、领导讲话、图片影像资料等。还应收集整理本单位对履行职责和工作完成情况进行自我测评，撰写自评报告等材料。

4）绩效考评结果材料。绩效管理是一个闭合的过程，包含目标制定、绩效监控、绩效评价、结果运用和改进提升五个环节，一个绩效管理周期的结束标志着下一个周期的开始，周期以年为单位。年度绩效考评结束后，各级人民政府及其部门会在一定范围内对本年度的考评结果进行公示，这类材料应及时整理归档，才能保证年度绩效考评的完整性。

2 绩效考评材料的整理与立卷

1）绩效考评指标档案整理。绩效考评档案整理的内容包括三部分：第一部分上级下发的绩效任务文件，第二部分各部门所下发的绩效考核指标任务文件，第三部分各机关单位围绕上级绩效任务所制定的细化绩效指标任务，绩效任务方案，绩效任务措施，以及各机关单位的正式通知文件等。这三部分文件整理完毕后，要制作年度绩效任务的大纲，然后将各级绩效指标任务进行分类标明，使文件立卷更加的完整与清晰。

2）单位绩效自评材料整理。各级机关单位的绩效自评结果，有效的展示了各级机关单位一年的工作成果，并为各级机关单位的年终工作总结提供评论依据，所以机关单位绩效自评材料的整理在年度工作总结中有着很高的参考价值[2]。本系统对本单位的考评材料为第一部分，其中考评结果材料为第一项，这一项代表本系统对本单位的全年工作总的考评意见和结论，具有较高的参考价值。单位自评材料为第二部分，自评材料应与考评细则一一对应，不能有缺项。

3）指标完成情况材料整理。指标完成情况材料的整理，主要包括概述材料和佐证材料。而指标完成情况的材料整理，是绩效考评档案材料整理立卷的重点内容，也是各级绩效部门检查的重点部分。根据相关的机关绩效考评指标体系，围绕各级指标的绩效核心工作任务，将四级指标中的每个单项指标任务，进行单独立卷，而绩效考评档案材料整理立卷需收录与单项指标相关的内容。（1）单项指标任务完成情况的概述材料整理。针对每一项考评指标，撰写该指标的完成情况，内容包括该指标的基本要求、考评依据、具体标准、工作措施和实际完成情况等，内容贵精不贵多，简明扼要、突出重点。量化指标需提供说明指标任务完成情况的数据报表。（2）单项指标任务完成情况的佐证材料整理。在对年度任务指标的完成情况进行整理的过程中，也要将完成情况的佐证材料进行整理，使每一条任务指标的完成都有据可依，方便上级的抽查以及机关内部的应用。需要进行整理的佐证材料包括：完成绩效指标过程中的相关文件、工作计划、工作方案、会议纪要、工作简报、影音资料、新闻媒体报道资料、相关科室工作情况汇报、督查记录等。佐证材料整理的过程中要根据材料内容的有机联系，按主次或时间顺序排列。材料视各单位的具体特点、要求有所侧重，首先要做到分项明确、条理清晰，以充分说明绩效考评指标任务细项的进展情况和完成情况，同时要与制定的绩效考评细项的顺序相一致，便于查阅。

4）绩效考评电子材料的整理。近年来为了方便查看各级机关单位的绩效考评情况，并及时对各级机关单位进行工作指导，要求各级机关单位制作绩效考评电子档案，并通过绩效考评电子档案对年度任务完成情况进行反应[3]。而绩效考评电子材料的整理，包括各有关科室一年来开展绩效细项工作的电子文档、影音资料、网页等。为方便查询，电子档案同样按绩效考评指标层次分类标识排列，材料名称用全称。这样考评时可以供上级绩效考评组仔细查阅，遇到考评组认为佐证材料不够时，也可作为佐证材料调阅。

5）编制档案盒封面与盒脊标签。按照各级机关单位内部下发的绩效考评指标，将其进行项目、层次的分类，并在档案盒上进行标明，在档案盒中要有该卷的大纲目录，并将其按照时间前后或项目的类型进行整理，最后将其有顺序的摆放在档案柜中，方便日后在工作中可以准确且迅速的查阅。

6）绩效考评结果的归档。年度绩效档案的最终归档工作应该在绩效考评组结果出来后，绩效考评管理人员应将最后的考评结果文件归档，并在标签目录中完成补充。鉴于绩效考评工作的特殊性，绩效考评管理人员可以设立档案专柜，按年度顺序排列上架，这样一个年度的绩效考评档案材料归档工作才算是基本完成。

3 绩效考评档案材料规范化管理过程中的注意事项

1）鉴别绩效指标材料的有效性。在对绩效指标材料进行整理的过程中，要对材料进行认真的鉴别，不要因为材料数量过多而马虎大意，从而导致绩效指标材料出现缺失或不正确，最终使绩效考评达不到上级所规定的要求。

2）避免绩效材料整理发生混乱。各级机关单位的部分科室，在对绩效材料进行整理的过程中，没有将佐证按照时间以及对应任务指标进行分类、归档，导致在查阅时各类材料混在一起，项目不清，杂乱无章，主题不明，无法反映出各项指标任务的完成情况。

3）重视绩效考评档案的归档。有部分单位不重视绩效考评档案的最后归档工作，在应付完上级抽查后，就将绩效考评工作停止。若是在这之后发生人员变动，会对工作造成不好的影响，使工作变得被动。因此，在年底进行单位自评或上级抽查结束后，应将年度最终的绩效考评结果一并归入绩效考评档案中，才算完成了年度的绩效考评工作。

4 结束语

各级机关单位的绩效考评要求都不尽相同，但是对绩效考評档案材料的整理内容都是一致的。根据绩效考评档案材料的管理过程，建立一套有效的管理制度，并对绩效考评档案材料进行规范化管理，可以清晰有序反映各项绩效指标完成情况，有助于考评工作顺利进行，也便于查阅利用，为今后的相关工作奠定基础，取得事半功倍的效果。

参考文献

[1]叶莉.重庆首次将档案工作纳入市级机关绩效考核内容[J].中国档案，2019（06）：12.

[2]蒋贺.档案工作纳入本地区目标绩效管理实践研究——以沈阳市档案局（馆）为例[J].兰台世界，2018（S2）：62-63.

[3]赵丹.高校办公室档案管理工作的规范化发展路径[J].科技资讯，2018，16（26）：89-90.